Nếu bạn muốn bắt đầu kinh doanh bán hàng trực tiếp, bạn cần có phần mềm bán hàng POS (Point of Sale). Dù bạn bán hàng tại các sự kiện, có một cửa hàng tạm thời (pop-up) hay mở một cửa hàng cố định, phần mềm bán hàng POS sẽ giúp bạn quản lý các hoạt động của cửa hàng, thanh toán cho khách hàng, chấp nhận các khoản thanh toán và theo dõi doanh số bán hàng.
Phần mềm bán hàng POS là gì?
Phần mềm bán hàng POS là hệ điều hành bạn sử dụng để quản lý các cửa hàng vật lý và bán hàng trực tiếp. Đây là công cụ mà nhân viên cửa hàng sử dụng để tìm kiếm sản phẩm, thêm chúng vào đơn hàng của khách hàng và chấp nhận thanh toán.
Phần mềm bán hàng POS cung cấp nhiều công cụ hữu ích như báo cáo doanh số, quản lý tồn kho, và tích hợp các chương trình khách hàng thân thiết. Nhiều phần mềm hiện nay được thiết kế dành cho các nhà bán lẻ kinh doanh trực tuyến và trực tiếp, giúp kết nối với nền tảng thương mại điện tử của bạn và quản lý toàn bộ doanh nghiệp từ một nơi duy nhất thay vì phải sử dụng hai hệ thống riêng biệt.
Sự khác biệt giữa phần mềm bán hàng POS và hệ thống máy POS bán hàng
Phần mềm bán hàng POS:
Hãy tưởng tượng phần mềm bán hàng POS giống như "trí não" của hệ thống bán hàng. Ví dụ như ứng dụng tiktakPOS chính là một phần mềm bán hàng POS. Khi được cài đặt trên thiết bị kết nối như iPad hoặc máy tính bảng cảm ứng, nó sẽ biến thành hệ thống máy POS bán hàng của bạn.
Hệ thống máy POS bán hàng:
Còn hệ thống máy POS bán hàng là sự kết hợp giữa phần mềm và phần cứng, chẳng hạn như máy tính bảng và máy quét thẻ. Hệ thống máy POS bán hàng chính là công cụ giúp bạn tra cứu sản phẩm, thanh toán cho khách hàng, chấp nhận các phương thức thanh toán và thực hiện bán hàng.
Có thể ví hệ thống máy POS bán hàng hiện đại như những tủ hồ sơ được sắp xếp khoa học, nơi mọi thông tin bạn cần đều dễ dàng truy cập và cập nhật. Nhờ đó, bạn có thể nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh chính xác chỉ trong nháy mắt.
Những tính năng không thể thiếu của phần mềm bán hàng POS
Tùy thuộc vào từng loại phần mềm, các tính năng có thể khác nhau. Tuy nhiên, một số tính năng quan trọng nên có trong phần mềm bán hàng POS hiện đại bao gồm:
Thanh toán tích hợp:
- Loại bỏ sự cồng kềnh của bộ xử lý thanh toán riêng biệt.
- Tự động đẩy thông tin đơn hàng đến đầu đọc thẻ, tránh sai sót khi nhập liệu.
- Theo dõi giao dịch và kiểm tra lịch sử thanh toán dễ dàng.
Thanh toán di động (Mobile Checkout):
Chắc hẳn bạn đã từng cảm thấy bực bội khi phải xếp hàng dài để thanh toán tại các cửa hàng truyền thống. Với phần mềm bán hàng POS, những tình huống này sẽ không còn nữa.
Phần mềm bán hàng POS như tiktak POS có thể được cài đặt trên bất kỳ máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh nào, biến chúng thành hệ thống máy POS bán hàng di động (mPOS). Nhân viên cửa hàng có thể tra cứu hàng tồn kho, xử lý bán hàng, đổi trả và chấp nhận thanh toán ngay tại chỗ, mang đến sự tiện lợi tối đa cho khách hàng.
Không những vậy, hệ thống mPOS còn cho phép nhân viên lưu tạm giỏ hàng của khách hàng và khôi phục lại sau đó, đặc biệt hữu ích trong những trường hợp nhân viên phải hỗ trợ nhiều khách hàng cùng một lúc. Điều này giúp nhân viên chuyển từ tương tác này sang tương tác khác mà không bị mất chi tiết đơn hàng và tiết kiệm thời gian quý báu tại quầy thanh toán.
Phần mềm mPOS hỗ trợ bạn cung cấp dịch vụ khách hàng nhanh chóng, tiện lợi, điều mà khách hàng hiện đại mong đợi. Nhờ đó, quá trình mua sắm trở nên mượt mà hơn, mang đến sự hài lòng tổng thể của khách hàng tăng cao.
Quản lý kho hàng tổng thể:
Hầu hết các phần mềm bán hàng POS đều hỗ trợ quản lý kho hàng trong cửa hàng. Tuy nhiên, nhiều giải pháp lại chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý kho đa kênh, ví dụ như: nhiều chi nhánh cửa hàng, cửa hàng trực tuyến và kho trung tâm.
Đối với các doanh nghiệp bán hàng đa kênh, quản lý kho hàng thống nhất là yếu tố then chốt. Phần mềm bán hàng POS lý tưởng sẽ giúp bạn tập trung toàn bộ dữ liệu kho vào một hệ thống duy nhất. Nhờ vậy, bạn có thể dễ dàng:
- Đặt hàng đủ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
- Tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt sản phẩm.
- Kiểm soát dòng vốn hiệu quả, không bị tốn quá nhiều vốn vào hàng tồn kho.
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM):
Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) được tích hợp với phần mềm bán hàng POS sẽ giúp bạn nắm được thông tin chi tiết về lịch sử mua hàng của từng khách. Dựa trên dữ liệu này, bạn có thể cá nhân hóa các chiến dịch marketing, chăm sóc khách hàng và gia tăng doanh số.
Báo cáo và phân tích tổng hợp:
Báo cáo từ phần mềm bán hàng POS thông thường chỉ bao gồm dữ liệu thu thập tại cửa hàng. Điều này có thể gây khó khăn cho các doanh nghiệp bán hàng đa kênh (online và offline).
Nếu bạn kinh doanh theo mô hình này, chắc chắn bạn không muốn dữ liệu bị phân mảnh theo từng kênh bán hàng riêng lẻ. Bởi vì điều đó buộc bạn phải thủ công tổng hợp dữ liệu từ cửa hàng và đơn hàng trực tuyến thành các bảng tính, gây mất thời gian và hạn chế khả năng phân tích chuyên sâu.
Giải pháp nằm ở phần mềm bán hàng POS có khả năng thống nhất dữ liệu bán hàng online và trực tiếp. Với phần mềm này, bạn sẽ dễ dàng có được cái nhìn toàn diện về hiệu suất kinh doanh của thương hiệu chỉ trong một bản báo cáo. Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập tích hợp với phần mềm kế toán và các công cụ khác để quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh trên một nền tảng duy nhất.
Quản lý nhân viên:
Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, nhu cầu tuyển dụng nhân viên cũng tăng lên. Điều này đồng nghĩa với việc hoạt động bán hàng phức tạp hơn, lượng khách hàng đông hơn và dịch vụ đa dạng hơn.
Để quản lý đội ngũ nhân viên hiệu quả, hãy lựa chọn phần mềm bán hàng POS hỗ trợ các tính năng sau:
- Lập lịch làm việc: Dễ dàng lên lịch làm việc cho nhân viên theo ca, theo tuần hoặc theo tháng.
- Quản lý lương: Tính toán tiền lương, thưởng phạt và các khoản khác cho nhân viên.
- Theo dõi hiệu suất: Xem báo cáo chi tiết về doanh số bán hàng theo từng nhân viên, giá trị trung bình hóa đơn và số sản phẩm bán ra trong mỗi giao dịch.
Ngoài ra, tính năng phân quyền nhân viên cho phép bạn thiết lập các quyền hạn truy cập khác nhau. Ví dụ, nhân viên bán hàng sẽ không thể thay đổi giá sản phẩm hay áp dụng chiết khấu mà cần sự chấp thuận của quản lý.
Linh hoạt trong xuất hóa đơn:
Phần mềm bán hàng POS chất lượng sẽ cung cấp tính năng xuất hóa đơn linh hoạt, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
- Hóa đơn giấy: Khách hàng có thể yêu cầu in hóa đơn giấy để lưu trữ làm bằng chứng mua hàng.
- Hóa đơn điện tử: Gửi hóa đơn điện tử qua email cho khách hàng, thuận tiện lưu trữ và bảo vệ môi trường.
Đặc biệt, tính năng gửi hóa đơn điện tử qua email là cách hoàn hảo để thu thập thông tin liên lạc của khách hàng, xây dựng danh sách email và triển khai các chiến dịch marketing hiệu quả. Tuy nhiên, hãy luôn đảm bảo khách hàng đồng ý nhận email trước khi gửi bất kỳ thông tin nào.
Thẻ quà tặng linh hoạt:
Thẻ quà tặng ngày càng trở nên phổ biến, mang lại nhiều lợi ích cho cả khách mua và doanh nghiệp. Theo dự đoán, thị trường thẻ quà tặng tại Mỹ sẽ đạt tới 221 tỷ USD vào năm 2024.
Tuy nhiên, không phải tất cả phần mềm bán hàng POS đều cho phép sử dụng thẻ quà tặng linh hoạt. Một số hạn chế thường gặp là thẻ cứng không dùng được online và ngược lại. Điều này gây bất tiện cho khách hàng và ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm.
Vì vậy, hãy lựa chọn phần mềm bán hàng POS hỗ trợ thẻ quà tặng đa dạng, cho phép khách hàng sử dụng linh hoạt cả online và offline, đáp ứng mọi nhu cầu mua sắm của họ.
Tùy chọn hoàn tất đơn hàng (Order fulfillment) linh hoạt:
Phần mềm bán hàng POS kết nối với cửa hàng trực tuyến của bạn mở ra nhiều lựa chọn nhận hàng linh hoạt, đáp ứng sở thích và sự tiện lợi của khách hàng.
Tùy chọn mua hàng online, nhận tại cửa hàng (Buy Online, Pickup In-Store) là cách tuyệt vời để thu hút thêm khách hàng đến cửa hàng. Khi khách đến lấy hàng, đó là cơ hội để bạn tư vấn thêm sản phẩm, giúp họ khám phá thêm các mặt hàng khác và có thể sẽ quyết định mua thêm sản phẩm mới.
Bằng cách này, bạn không chỉ hoàn tất đơn hàng online mà còn gia tăng lưu lượng khách đến cửa hàng, thúc đẩy doanh số bán hàng trực tiếp.
Đối với các doanh nghiệp thường xuyên hết hàng hoặc kinh doanh với lượng hàng tồn kho thấp, lựa chọn giao hàng tận nơi (Ship-to-Customer) là giải pháp tuyệt vời để gia tăng doanh số.
Thay vì chỉ bán được sản phẩm có sẵn trong cửa hàng, bạn có thể hoàn thành đơn hàng cho cả những mặt hàng đang hết. Hệ thống sẽ tự động tìm kiếm sản phẩm từ các cửa hàng khác hoặc kho trung tâm, đảm bảo đơn hàng được giao đến tận tay khách hàng.
Việc cung cấp các lựa chọn nhận hàng linh hoạt như nhận tại cửa hàng hay giao hàng tận nơi có thể trở nên phức tạp nếu bạn sử dụng các hệ thống riêng biệt để quản lý cửa hàng trực tuyến và cửa hàng truyền thống. Điều này có thể đòi hỏi sử dụng thêm các tiện ích của bên thứ ba hoặc áp dụng những giải pháp cầu kì.
Tuy nhiên, với phần mềm bán hàng POS tích hợp quản lý cả hai hình thức bán hàng, việc thiết lập các tùy chọn nhận hàng trở nên đơn giản. Ví dụ như với tiktakPOS, các tính năng này được tích hợp sẵn và chỉ mất vài phút để thiết lập ngay trên trang quản trị tiktakPOS.
Bằng việc cung cấp nhiều lựa chọn nhận hàng linh hoạt, bạn sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng, từ đó gia tăng trải nghiệm mua sắm và thúc đẩy doanh số bán hàng hiệu quả.
Phần cứng cần thiết cho phần mềm bán hàng POS
Phần mềm bán hàng POS (Point-of-Sale) là trợ thủ đắc lực cho các doanh nghiệp bán lẻ. Tuy nhiên, để vận hành trơn tru, bạn cần kết nối phần mềm bán hàng POS với các thiết bị phần cứng phù hợp. Dưới đây là thông tin chi tiết về các loại phần cứng thường dùng cho hệ thống máy POS bán hàng, giúp bạn lựa chọn phù hợp với mô hình kinh doanh.
Những thiết bị phần cứng cơ bản:
- Thiết bị kết nối (Connected Device): Đây thường là máy tính bảng (tablet) như iPad hoặc các thiết bị tương tự. Phần mềm POS sẽ được cài đặt trên thiết bị này. Sau khi cài đặt, máy tính bảng sẽ trở thành thiết bị đầu cuối POS bán hàng (POS terminal), giúp nhân viên tìm kiếm sản phẩm và tính tiền cho khách hàng.
- Máy quẹt thẻ/Đầu đọc thẻ tín dụng và ghi nợ (Credit and Debit Card Reader): Đây là thiết bị thiết yếu để chấp nhận thanh toán thẻ an toàn tại cửa hàng. Nên chọn máy quẹt thẻ hỗ trợ các phương thức thanh toán đa dạng như thẻ chip, thẻ từ và ví điện tử (Apple Pay, ZaloPay,…).
Các thiết bị hỗ trợ khác:
- Ngăn kéo đựng tiền mặt (Cash Drawer): Đối với khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, bạn cần trang bị ngăn kéo đựng tiền mặt. Kết nối ngăn kéo với phần mềm bán hàng POS để theo dõi dòng tiền mặt và cân đối thu chi dễ dàng hơn vào cuối ngày.
- Máy in hóa đơn (Receipt Printer): Mặc dù hóa đơn điện tử đang dần phổ biến, nhiều khách hàng vẫn ưa chuộng hóa đơn giấy để lưu trữ. Máy in hóa đơn sẽ cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm đã mua, ngày mua, cửa hàng và tổng số tiền thanh toán.
- Máy quét mã vạch (Barcode Scanner): Máy quét mã vạch giúp nhân viên tính tiền nhanh chóng và chính xác hơn. Chỉ cần quét mã vạch trên sản phẩm, thông tin sản phẩm sẽ tự động hiển thị trên hệ thống, loại bỏ việc nhập liệu thủ công. Bên cạnh đó, máy quét mã vạch còn hỗ trợ kiểm kê kho hàng hiệu quả.
* Lưu ý:
- Lựa chọn phần cứng phụ thuộc vào mô hình kinh doanh của bạn. Ví dụ, cửa hàng bán lẻ quy mô lớn có thể cần nhiều máy tính bảng POS bán hàng hơn so với cửa hàng tạm thời (pop-up) nhỏ.
- Chi phí cho hệ thống máy POS bán hàng sẽ phụ thuộc vào số lượng phần cứng cần thiết.
Lợi ích vượt trội của phần mềm bán hàng POS
Phần mềm bán hàng POS (Point-of-Sale) kết nối với cửa hàng trực tuyến của bạn mang đến những lợi ích tuyệt vời, giúp bạn quản lý và phát triển doanh nghiệp dễ dàng hơn trên một nền tảng thống nhất.
Quản lý kho hàng tổng thể và chính xác:
Nếu bạn đang bán hàng online và trực tiếp tại cửa hàng nhưng sử dụng hai hệ thống riêng biệt, việc quản lý kho hàng có thể trở nên phức tạp. Giải pháp truyền thống thường sử dụng giao diện lập trình ứng dụng (API) để chia sẻ dữ liệu kho hàng giữa hai hệ thống.
Tuy nhiên, API do các công ty bên thứ ba xây dựng, không phải trực tiếp từ nền tảng thương mại điện tử hay nhà cung cấp phần mềm bán hàng POS của bạn. Điều này tiềm ẩn rủi ro về độ trễ và tính chính xác của dữ liệu. Dữ liệu đôi khi không được cập nhật theo thời gian thực, dẫn đến tình trạng hiển thị sai số lượng hàng tồn kho trên website.
Hệ quả là mất nhiều thời gian để giải quyết đơn hàng bán vượt, hoàn tiền và xử lý các vấn đề liên quan đến khách hàng.
Với tiktakPOS, bạn không cần tốn công kiểm kê kho hàng thủ công hay liên tục chuyển đổi giữa nền tảng thương mại điện tử và phần mềm bán hàng POS để đối chiếu số lượng hàng tồn. Số lượng sản phẩm được tự động cập nhật theo thời gian thực khi có đơn hàng online hoặc bán trực tiếp tại cửa hàng. Điều này đảm bảo dữ liệu kho hàng luôn chính xác, khách hàng luôn nắm được tình trạng hàng tồn thực tế và tránh tình trạng bán vượt.
Báo cáo tổng hợp dễ dàng và toàn diện:
Khi dữ liệu bán hàng online và trực tiếp được lưu trữ trên cùng một hệ thống, bạn dễ dàng có được cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh.
Thay vì phải xuất dữ liệu từ hai nền tảng riêng biệt và xây dựng các báo cáo tùy chỉnh, bạn có thể xem toàn bộ báo cáo doanh thu của thương hiệu, phân loại theo từng kênh bán hàng. Dữ liệu thống nhất giúp bạn nắm bắt sản phẩm bán chạy, sản phẩm chậm tiêu thụ và đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.
Tổng quan chi tiết về khách hàng:
Khi hệ thống máy POS bán hàng và nền tảng thương mại điện tử được kết nối, bạn có thể thu thập, theo dõi, quản lý và sử dụng dữ liệu khách hàng hiệu quả hơn.
Ví dụ, với tiktakPOS, bạn có thể tạo hồ sơ khách hàng chi tiết, bao gồm toàn bộ lịch sử mua sắm của họ, bất kể mua online hay trực tiếp tại cửa hàng. Hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin theo thời gian thực, giúp bạn nắm được tổng giá trị đơn hàng, tổng số lần mua hàng và thời gian trở thành khách hàng của từng người. Thay vì phải xuất dữ liệu và xây dựng bảng tính thủ công, giờ đây mọi thông tin khách hàng đều được lưu trữ tập trung tại một nơi.
Nâng cao hiệu quả bán hàng trực tiếp:
Quản lý cửa hàng bán lẻ và cửa hàng trực tuyến trên cùng một hệ thống giúp bạn phục vụ khách hàng tốt hơn và gia tăng doanh số bán hàng trực tiếp.
Hầu hết các phần mềm bán hàng POS hiện đại đều có tính năng gợi ý sản phẩm bổ sung dựa trên lựa chọn ban đầu của khách hàng. Điều này hỗ trợ nhân viên bán hàng tư vấn sản phẩm phù hợp, gia tăng giá trị đơn hàng.
Thanh toán đa dạng và linh hoạt:
Phần mềm bán hàng POS hiện đại hỗ trợ thanh toán trực tiếp an toàn và nhanh chóng.
- Tiền mặt: Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt và số tiền sẽ được lưu vào ngăn kéo đựng tiền.
- Thẻ từ: Khách hàng quẹt thẻ qua máy đọc thẻ tín dụng/ghi nợ.
- Thẻ chip: Khách hàng chạm thẻ chip EMV hoặc sử dụng tính năng chạm (NFC) để thanh toán nhanh chóng.
- Ví điện tử: Khách hàng thanh toán qua Apple Pay, Google Pay, Momo,...
- Thẻ quà tặng: Khách hàng có thể sử dụng thẻ quà tặng vật lý hoặc kỹ thuật số để thanh toán cho đơn hàng online hoặc trực tiếp tại cửa hàng.
- Thanh toán online qua điện thoại: Khách hàng có thể thanh toán qua thẻ tín dụng ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng, thường thấy trong các giao dịch đặt hàng qua điện thoại.
Đặc biệt, tính năng xử lý thanh toán di động tách biệt phần mềm bán hàng POS hiện đại với các giải pháp truyền thống. Tính năng này cho phép bạn phục vụ khách hàng và chấp nhận thanh toán ở bất kỳ đâu, miễn có kết nối internet, dù là tại cửa hàng, hội chợ thương mại, cửa hàng tạm thời (pop-up) hay bất cứ địa điểm nào.
Kết luận
Phần mềm bán hàng POS là công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp bán lẻ hiện đại. Với khả năng quản lý bán hàng, kho hàng, nhân viên, báo cáo chi tiết và tích hợp đa kênh, phần mềm bán hàng POS giúp bạn tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao hiệu quả kinh doanh và gia tăng doanh số.
Lựa chọn phần mềm bán hàng POS phù hợp là quyết định quan trọng để thành công trong lĩnh vực bán lẻ đầy cạnh tranh. Hãy dành thời gian tìm hiểu kỹ các tính năng, so sánh các nhà cung cấp và chọn giải pháp đáp ứng tốt nhất nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Chúc bạn thành công!
>>> Xem thêm:
DOANH NGHIỆP BỨT PHÁ DOANH THU VỚI GIẢI PHÁP QUẢN LÝ BÁN HÀNG TIKTAKPOS
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ BÁN HÀNG THÔNG MINH KẾT HỢP PHẦN MỀM TIKTAKPOS VÀ PHẦN CỨNG POS BÁN HÀNG IMIN
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN CỨNG VÀ PHẦN MỀM HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG CHO NGƯỜI MỚI
TOP 10 PHẦN MỀM POS BÁN HÀNG MIỄN PHÍ TỐT NHẤT HIỆN NAY
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ HƠN VỚI HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG
7 LÝ DO KHIẾN HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG ANDROID ĐƯỢC ƯA CHUỘNG NHẤT HIỆN NAY
QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG HIỆU QUẢ VỚI HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG TÍCH HỢP CRM
