Bạn đang đau đầu vì:

• Quản lý hồ sơ thủ công bằng excel và lưu trữ dưới dạng giấy tờ tốn nhiều thời gian và nhân lực?
• Khó khăn và tốn thời gian trong việc tìm kiếm và truy xuất thông tin hồ sơ?
• Nguy cơ thất lạc, hư hỏng hồ sơ cao?

Hãy để công nghệ RFID giúp bạn giải quyết mọi vấn đề!

Giải pháp:

RFID là công nghệ nhận dạng vô tuyến sử dụng sóng radio để xác định và theo dõi các đối tượng được gắn thẻ RFID. Ứng dụng RFID vào quản lý hồ sơ mang lại nhiều lợi ích vượt trội

Sử dụng công nghệ RFID để quản lý hồ sơ tài liệu, cung cấp các giải pháp RFID tiên tiến nhất giúp doanh nghiệp:

• • Tiết kiệm nhân sự quản lý.
  • Tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng.
  • Tối ưu hóa không gian lưu trữ.
  • Chống thất thoát hồ sơ.
  • Truy xuất nguồn gốc dễ dàng.

Lợi ích mà giải pháp RFID mang lại gồm

• Tự động cập nhật thông tin, tối ưu hóa hiệu suất sử dụng.
• Giảm thiểu nhân lực quản lý, thời gian nhập, xuất, tìm kiếm.
• Ghi nhận tự động việc xuất/nhập (mượn/trả) và thống kê hồ sơ.
• Truy xuất nguồn gốc nhanh chóng, dễ dàng.
• Phân loại và số hóa sơ đồ lưu trữ hồ sơ dạng 3D.
• Cảnh báo sai sót, chống trộm, ngăn chặn thất lạc hồ sơ.
• Bảo mật thông tin hồ sơ.

Mô hình nhập kho - tiếp nhận hồ sơ

Mô hình xuất kho - cho mượn hồ sơ

Thành phần hệ thống:

Hệ thống quản lý bằng RFID được phân làm 2 phần: phần cứng và phần mềm quản lý hỗ trợ lẫn nhau.

Thông thường, doanh nghiệp đã sử dụng các phần mềm quản lý kho với quy mô tương ứng, lúc này Tân Hưng Hà và quý khách sẽ cùng khỏa sát và đánh giá để đưa phương án là sẽ xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý mới hay sẽ tích hợp chức năng quản lý bằng RFID vào hệ thống đã có sẵn.

Đối với phần cứng, các thành phầm gồm máy in RFID, máy đọc RFID và tem nhãn RFID. Tùy thuộc vào yêu cầu mà doanh nghiệp có thể lựa chọn máy in RFID theo tiêu chí máy in để bàn có công suất trung bình hoặc máy in công nghiệp có công suất cao.

Trong hệ thống RFID, máy đọc và tem nhãn RFID đóng vai trò then chốt, giúp doanh nghiệp đạt dược những lợi ích thực sự.

Tem nhãn, thẻ hay chip RFID sẽ được gắn lên tập hồ sơ, tài liệu để chứa các thông tin của vật phẩm.

Máy đọc RFID di động sẽ được sử dụng để kiểm kê, tìm kiếm tài sản, hàng hóa trong kho. Máy đọc RFID cố định hay antenna RFID sẽ được gắn ở cửa ra vào, để kiểm kê và quản lý tài liệu, hồ sơ được nhập và xuất khỏi khu vực quản lý. Đầu đọc RFID để bàn sẽ dùng để kiểm tra và ghi chép lại tài liệu, hồ sơ được mượn

Mô tả giải pháp:

• Mỗi một tài liệu hay tập hồ sơ được gắn một thẻ RFID.
• Thông tin hồ sơ được quản lý bằng thông qua phần mềm và Sử dụng đầu đọc RFID để tìm kiếm, truy xuất
• Kiểm tra double check bằng đầu đọc cố định tại lối ra vào mỗi khi xuất nhập hồ sơ
• Hệ thống tự động ghi nhận việc xuất/nhập (mượn/trả) hồ sơ (nhờ thẻ RFID gắn trên tài liệu – hồ sơ
• Số hóa lưu trữ ngăn kệ thành bản đồ 2D, 3D.
• Cảnh báo nếu hồ sơ chưa được phê duyệt khi mang ra khỏi kho.
• Hệ thống báo cáo đa dạng giúp truy xuất nguồn gốc, quản lý hồ sơ hiệu quả.

Kết luận:

Giải pháp RFID vào quản lý hồ sơ tài liệu mang lại nhiều lợi ích, giúp tối ưu hóa việc quản lý hồ sơ, tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp.