Tem Nhãn Là Gì? Phân Loại, Chất Liệu Và Cách Chọn Đúng Cho Sản Phẩm

Một lô mỹ phẩm nhập khẩu bị hải quan giữ lại vì thiếu tem nhãn phụ tiếng Việt. Một lô hải sản đông lạnh phải dán lại toàn bộ tem sau vài giờ trong kho −18°C vì lớp keo không chịu được nhiệt độ âm sâu. Hai sự cố khác nhau, cùng một nguyên nhân: do doanh nghiệp chọn sai tem nhãn ngay từ đầu.

Hiểu đúng cấu tạo, quy định pháp lý và chất liệu tem nhãn sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tránh được cả hai tình huống trên: đáp ứng đủ nội dung bắt buộc theo luật, đồng thời chọn đúng tổ hợp decal, mực in và máy in cho môi trường sử dụng thực tế. Tân Hưng Hà cung cấp và tư vấn vật tư tem nhãn cho nhiều nhà máy, kho lạnh và dây chuyền đóng gói tại Việt Nam. Vậy tem nhãn là gì, cấu tạo gồm mấy lớp và nên chọn chất liệu nào cho đúng?

Tem nhãn là gì? Cấu tạo 4 lớp của decal dán

Tem nhãn là một lớp vật liệu mỏng có mặt sau phủ keo dán, dùng để in thông tin sản phẩm rồi dán trực tiếp lên bao bì hoặc bề mặt hàng hóa. Trong tiếng Anh, tem nhãn được gọi là label hoặc sticker, hai cách gọi cho cùng một loại vật liệu, khác nhau theo ngữ cảnh sử dụng.

Khái niệm này khác với "nhãn hàng hóa": một thuật ngữ pháp lý quy định tại Điều 3 Nghị định 43/2017/NĐ-CP. Nhãn hàng hóa là phần nội dung bắt buộc phải thể hiện trên bao bì, bất kể được in trực tiếp lên vỏ hộp hay dán rời bằng tem nhãn. Một sản phẩm có thể in nhãn hàng hóa thẳng lên bao bì mà không cần tem nhãn rời. Khi doanh nghiệp dùng tem nhãn, tem đó phải mang đủ nội dung của nhãn hàng hóa theo quy định.

Một cuộn tem nhãn dán gồm bốn lớp xếp chồng lên nhau, giống một kiện hàng đóng gói: lớp ngoài cùng là thứ khách nhìn thấy đầu tiên, còn lớp bên trong mới quyết định hàng có nguyên vẹn tới nơi hay không.

• Lớp mặt: Bề mặt in thông tin, làm từ giấy hoặc nhựa tùy chất liệu đã chọn.
• Lớp keo (Adhesive): Quyết định độ bám dính, khả năng chịu nhiệt và chịu ẩm của tem.
• Lớp silicon: Phủ mỏng trên lớp đế để tem bóc ra dễ dàng mà không rách mặt tem.
• Lớp đế (Liner): Lớp giấy nền giữ cuộn tem ổn định trong quá trình in và bóc dán.

Bốn lớp này quyết định tem có bám chắc trên bề mặt cong, chịu được nhiệt độ âm sâu hay bong tróc khi gặp hơi ẩm. Đúng chất liệu ở lớp mặt và lớp keo mới giải quyết được vấn đề. Khâu in ấn không quyết định độ bền của tem.

Quy định bắt buộc khi ghi nhãn hàng hóa — Nghị định 43/2017 và 111/2021/NĐ-CP

Nghị định 43/2017/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP, quy định những nội dung bắt buộc phải có trên nhãn hàng hóa lưu thông tại Việt Nam. Nếu bạn bỏ sót một trong số này sẽ khiến hàng hóa không đủ điều kiện lưu thông hợp pháp, dù chất lượng sản phẩm hoàn toàn không có vấn đề gì.

3 nội dung bắt buộc trên nhãn hàng hóa lưu thông nội địa

Ba nội dung dưới đây phải xuất hiện bằng tiếng Việt trên nhãn của mọi hàng hóa lưu thông tại Việt Nam, theo Khoản 1 Điều 10 Nghị định 43/2017/NĐ-CP:

• Tên hàng hóa.
• Tên và địa chỉ của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa.
• Xuất xứ hàng hóa hoặc nơi thực hiện công đoạn cuối cùng hoàn thiện hàng hóa khi không xác định được xuất xứ.

Ngoài ba nội dung chung này, một số nhóm hàng hóa còn phải bổ sung thông tin riêng theo phụ lục của nghị định, ví dụ thành phần định lượng với thực phẩm hoặc hạn dùng với dược - mỹ phẩm.

Quy chuẩn tem nhãn phụ đối với hàng hóa nhập khẩu

Hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam mà nhãn gốc chưa thể hiện đủ nội dung bằng tiếng Việt bắt buộc phải có tem nhãn phụ dịch nội dung sang tiếng Việt, gắn kèm nhãn gốc trước khi đưa hàng hóa ra lưu thông, theo Điều 8 Nghị định 43/2017/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP).

Tem nhãn phụ phải giữ nguyên nhãn gốc, chỉ bổ sung nội dung tiếng Việt tương ứng và không được che khuất thông tin trên nhãn gốc, giống dán thêm một tờ hướng dẫn cạnh nhãn gốc trên kiện hàng chứ không dán đè lên nó. Đây chính là lỗi phổ biến nhất khiến hàng nhập khẩu bị giữ lại ở khâu thông quan: không phải vì thiếu tem mà vì tem phụ dán sai vị trí hoặc thiếu một trong các nội dung bắt buộc.

>>> Xem thêm về tem nhãn phụ và cách sử dụng đúng.

Phân loại tem nhãn theo chức năng pháp lý và quy cách đóng gói

Ngoài chất liệu, tem nhãn còn được phân biệt theo chức năng pháp lý và theo quy cách đóng gói, hai tiêu chí quyết định cách doanh nghiệp sử dụng và sản xuất tem.

Theo chức năng pháp lý: Tem chính, tem phụ, tem bảo hành/niêm phong.

• Tem chính: Dán ở vị trí dễ thấy nhất trên bao bì, mang đủ nội dung nhãn hàng hóa bắt buộc đã nêu ở phần trên.
• Tem phụ: Dùng cho hàng nhập khẩu, dịch nội dung nhãn gốc sang tiếng Việt.
• Tem bảo hành, tem niêm phong: Xác nhận hàng chưa bị mở hoặc còn hiệu lực bảo hành, thường dùng chất liệu tự vỡ khi bóc để chống tái sử dụng và chống tráo hàng.

Theo quy cách đóng gói: Tem dạng cuộn và tem dạng tờ

Tem dạng cuộn quấn liên tục quanh một lõi giấy hoặc nhựa, dùng cho máy in mã vạch công nghiệp và máy dán tem tự động trên dây chuyền đóng gói. Tem dạng tờ in sẵn nhiều tem trên một khổ giấy phẳng, phù hợp khi dán thủ công với số lượng nhỏ và không cần đầu tư máy in chuyên dụng.

Doanh nghiệp in số lượng lớn mỗi ngày nên chọn tem cuộn: chi phí trên mỗi tem thấp hơn và tốc độ dán nhanh hơn nhiều lần so với dán tay. Tân Hưng Hà cung cấp decal cuộn tương thích với các dòng máy in mã vạch Zebra và HPRT.

Yêu cầu chất liệu còn thay đổi theo từng ngành hàng. Xem đầy đủ cách phân loại tem nhãn theo ngành hàng và theo chất liệu tại các loại tem nhãn mác phổ biến nhất hiện nay hoặc riêng quy định cho tem nhãn thực phẩm.

8+ chất liệu in tem nhãn phổ biến và bảng so sánh đặc tính kỹ thuật

Chất liệu tem nhãn hiện nay được chia thành ba nhóm chính: decal giấy, decal nhựa và decal đặc biệt. Mỗi nhóm sẽ phát huy tối đa hiệu quả trong một điều kiện môi trường nhất định. Việc chọn sai chất liệu chính là nguyên nhân phổ biến nhất khiến tem dễ bong tróc hoặc phai mờ mã vạch chỉ sau thời gian ngắn sử dụng.

Dưới đây là đặc điểm chi tiết của từng nhóm để bạn dễ dàng lựa chọn:

1. Nhóm decal giấy (tiết kiệm, môi trường khô ráo)

• Giấy tráng phủ (Couche): Có bề mặt nhẵn (bóng hoặc mờ) và giá thành thấp. Phù hợp nhất với các điều kiện bảo quản khô ráo ở nhiệt độ phòng.
• Giấy không tráng phủ (Kraft): Giữ được đường vân nhám tự nhiên, mộc mạc. Thường được ưa chuộng làm tem nhãn cho các mặt hàng thủ công (handmade) hoặc bao bì mỹ phẩm mang phong cách thiên nhiên.

2. Nhóm decal nhựa (độ bền cao, chống nước tốt)

• PE (Polyethylene): Rất mềm dẻo, ôm sát các bề mặt cong hoặc dễ bị bóp méo, khả năng chống nước cao. Tuy nhiên, độ bền cơ học của PE thấp hơn so với PP hoặc PET.
• PP (Polypropylene): Cứng cáp hơn PE và chống nước hiệu quả. Đây là chất liệu được dùng phổ biến nhất để dán lên các loại chai, lọ.
• PVC: Rất mềm dẻo và có độ bám dính cao. Phù hợp để dán lên các bề mặt hình trụ hoặc sử dụng ở môi trường ngoài trời.
• PET (Polyester): Có đặc tính trong suốt, giữ form kích thước ổn định, khả năng chịu nhiệt và hóa chất vượt trội hơn hẳn so với PP. Chuyên dùng làm tem công nghiệp hoặc dán ngoài trời dài hạn.
• BOPP: Cũng trong suốt và chống ẩm tốt nhưng khả năng chịu nhiệt kém PET rất nhiều. Do đó, cần lưu ý phân biệt kỹ BOPP và PET khi chọn chất liệu cho môi trường có nhiệt độ cao.

3. Nhóm decal đặc biệt (dành cho ứng dụng chuyên dụng)

• Decal xi bạc (Metalize): Thực chất là decal PET được phủ thêm một lớp kim loại. Chuyên dùng để dán thiết bị điện tử hoặc làm tem quản lý tài sản.
• Decal Polyimide: Chất liệu có khả năng chịu nhiệt cực cao. Thường dùng để dán trên bo mạch hoặc linh kiện điện tử phải đi qua lò hàn reflow (môi trường nhiệt độ mà PET thông thường sẽ bị nóng chảy).
• Decal vỡ: Tem sẽ tự động vỡ vụn thành nhiều mảnh nhỏ khi có tác động bóc tách, rất thích hợp để làm tem bảo hành hoặc tem niêm phong.
• Decal vải: Chịu được độ ma sát và các hóa chất giặt ủi, là vật liệu chuyên dụng trong ngành may mặc.

Bảng dưới đây so sánh đặc tính kỹ thuật của mười chất liệu trên cùng bốn tiêu chí: độ bền xé, khả năng chống nước, khả năng chịu nhiệt tham khảo và môi trường ứng dụng phù hợp nhất.

* Lưu ý: Mức nhiệt trong bảng chỉ để định hướng chọn nhóm vật liệu. Trước khi chốt vật tư, nên đối chiếu datasheet cụ thể theo 4 thông số: nhiệt độ dán tem, nhiệt độ sử dụng liên tục, nhiệt độ đỉnh trong thời gian ngắn và loại bề mặt dán.

Chọn đúng bộ decal, ribbon và máy in cho từng môi trường

Chọn đúng chất liệu decal chưa đủ. Loại mực in (gọi là ribbon) và máy in phải tương thích với decal đó thì mã vạch mới rõ nét và không bị lem khi gặp nhiệt hoặc ma sát trong quá trình sử dụng.

Ribbon là cuộn mực dùng trong công nghệ in truyền nhiệt gián tiếp (Thermal Transfer), khác với in nhiệt trực tiếp (Direct Thermal) không cần ribbon. Ba nhóm ribbon phổ biến là Wax, Wax-Resin và Resin, mỗi nhóm khác nhau về chi phí và khả năng chịu ma sát, nhiệt, nước hoặc hóa chất. Xem phân biệt chi tiết tại 3 loại mực in mã vạch (ribbon): Wax, Wax-Resin, Resin.

Ba môi trường sử dụng khắc nghiệt cần lưu ý riêng khi chọn bộ decal, ribbon và keo dán:

• Kho lạnh âm sâu: Cần decal PP, PE hoặc PVC chuyên dụng cùng keo dán cho môi trường lạnh (Freezer-grade), không phải loại decal và keo thông thường. Nhiệt độ lúc dán tem quan trọng không kém nhiệt độ bảo quản: dán lên bề mặt đã đóng tuyết hoặc quá lạnh khiến tem không bám được. Xem thêm cách chọn tem cho môi trường kho lạnh −40°C tại bài về tem nhãn hải sản đông lạnh.
• Ngoài trời: Cần decal chịu tia UV và thời tiết để không bạc màu, giòn gãy sau thời gian dài phơi nắng. Ưu tiên PET hoặc PVC/vinyl chuyên dụng ngoài trời, kết hợp ribbon Resin và cân nhắc thêm lớp cán màng bảo vệ nếu cần độ bền màu dài hạn.
• Hóa chất, dung môi hoặc nhiệt độ cao: Cần decal PET hoặc xi bạc kết hợp ribbon Resin. Với quy trình nhiệt cực cao như hàn reflow hoặc hàn sóng, PET thông thường có thể không đủ chịu nhiệt, cân nhắc decal polyimide chuyên dụng. Xem thêm tại tem chịu nhiệt cao.

Chọn máy in phù hợp

Chỉ máy in truyền nhiệt gián tiếp mới dùng được ribbon. Máy in nhiệt trực tiếp không cần ribbon nhưng chỉ in được trên decal cảm nhiệt chuyên dụng, không phù hợp khi cần độ bền lâu dài. Trước khi đặt vật tư, bạn cần kiểm tra bốn điểm với model máy in đang dùng: máy có hỗ trợ đúng loại ribbon cần dùng không, chiều mặt mực in/out của ribbon, khổ và chiều dài cuộn ribbon, quy cách lõi cuộn có khớp trục máy không.

Ribbon Resin thường cần thiết lập nhiệt đầu in cao hơn Wax, nên test trước để tránh in nhạt, cháy mặt decal, mã vạch loang hoặc đầu in xuống cấp nhanh. Độ phân giải máy in cũng cần khớp kích thước mã vạch: 203 dpi thường đủ cho tem kho vận thông thường, còn tem điện tử, QR nhỏ hoặc chữ rất nhỏ nên cân nhắc máy in 300 dpi trở lên.

Trước khi triển khai hàng loạt, luôn in thử trên đúng decal và ribbon dự kiến dùng rồi kiểm tra bằng máy quét mã vạch thật, kết hợp test thực tế theo môi trường sử dụng như cọ xát, lau hóa chất/dung môi phù hợp hoặc chu trình nhiệt-lạnh nếu tem dùng cho kho lạnh.

Tại sao chọn Tân Hưng Hà?

Biết chất liệu và ribbon phù hợp là bước đầu. Bước tiếp theo là tìm được nguồn cung cấp decal, ribbon và máy in tương thích với nhau, thay vì mua rời từng thứ ở nhiều nơi khác nhau rồi tự phối ghép bằng phương pháp thử-sai.

Tư vấn dựa trên kinh nghiệm triển khai thực tế

Tân Hưng Hà tư vấn chọn tem nhãn dựa trên hơn 10 năm triển khai thiết bị mã vạch, RFID và tem nhãn tại các nhà máy, kho lạnh và dây chuyền đóng gói tại Việt Nam. Cách tư vấn này không chỉ dựa vào thông số kỹ thuật trên catalogue của nhà sản xuất.

Mua decal, ribbon và máy in cùng một nơi

Tân Hưng Hà cung cấp cả ba thành phần trong một lần đặt hàng: decal, ribbon và máy in mã vạch chính hãng Zebra, HPRT. Xem các chất liệu decal đang có tại THH. Cách đặt hàng này đảm bảo tương thích ngay từ đầu, doanh nghiệp không cần tự phối ghép vật tư giữa nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Hỗ trợ kỹ thuật khi tem gặp sự cố ngoài hiện trường

Đội kỹ thuật Tan Hưng Hà sẽ xác định đúng nguyên nhân khi tem gặp sự cố: bong, mờ hoặc máy quét không đọc được. Nguyên nhân có thể nằm ở chất liệu, keo dán hoặc ribbon; xác định đúng chỗ giúp điều chỉnh đúng phần cần thay, không phải thay toàn bộ vật tư đang dùng.

Câu hỏi thường gặp về tem nhãn dán

Tem nhãn quyết định ba việc trong chuỗi cung ứng: định danh sản phẩm, tuân thủ pháp luật và giữ mã vạch đọc được suốt vòng đời lưu thông. Ba điều cần nhớ khi chọn tem nhãn:

• Tem nhãn khác nhãn hàng hóa: nhãn hàng hóa là nội dung bắt buộc theo luật, tem nhãn là vật liệu thể hiện nội dung đó.
• Chọn chất liệu decal theo môi trường sử dụng thực tế, không chỉ theo giá thành.
• Ribbon phải tương thích với decal: sai ribbon làm hỏng mã vạch dù chọn đúng chất liệu.

Liên hệ Tân Hưng Hà qua hotline 091 696 2335 hoặc email marketing@tanhungha.com.vn để được tư vấn chọn đúng tem nhãn, ribbon và máy in cho sản phẩm của bạn.