3 Bước Đơn Giản Lấy Mã Vạch Container Đúng Quy Định Hải Quan Mới Nhất

Trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, việc quản lý hiệu quả các container là yếu tố then chốt giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và đảm bảo tính minh bạch trong quy trình vận chuyển hàng hóa. Mã vạch container đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi, quản lý và giám sát container trong suốt hành trình vận chuyển. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn toàn diện nhất về cách lấy mã vạch container, từ quy trình khai báo đến in ấn và sử dụng, theo quy định mới nhất của Hải quan Việt Nam.

Những hướng dẫn trong bài viết này được cập nhật theo các quy định mới nhất của Tổng cục Hải quan, giúp bạn thực hiện đúng quy trình, tránh những sai sót không đáng có trong quá trình xin cấp và sử dụng mã vạch container.

Quy trình lấy mã vạch container chuẩn mới nhất

Quy trình lấy mã vạch container đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ các quy định hiện hành, đặc biệt là các cập nhật mới từ Tổng cục Hải quan Việt Nam. 

Theo thông tư mới nhất (Thông tư 39/2018/TT-BTC, sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 60/2021/TT-BTC), việc khai báo và quản lý mã vạch container phải được thực hiện qua các hệ thống điện tử như VNACCS/VCIS hoặc E-Customs. 

Dưới đây là các bước chi tiết để lấy mã vạch container một cách chuẩn xác:

Bước 1: Khai báo container trên tờ khai hải quan

Khai báo container là bước đầu tiên và quan trọng nhất để lấy mã vạch. Thông tin khai báo phải chính xác, đầy đủ, và phù hợp với dữ liệu lô hàng. Bạn có thể thực hiện khai báo qua hai hình thức:

• Khai báo online: Sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS hoặc Cổng thông tin một cửa quốc gia. Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp, chọn mục “Khai báo tờ khai hải quan” và nhập thông tin container (số container, loại container, số lượng hàng hóa).
• Khai báo offline: Nộp tờ khai giấy tại chi cục hải quan địa phương (áp dụng trong trường hợp hệ thống gặp sự cố). Đảm bảo tờ khai có đầy đủ thông tin như số container, mã cảng dỡ hàng, và mã số thuế doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng:

• Kiểm tra kỹ số container (theo chuẩn ISO 6346) để tránh sai sót. Ví dụ: Một số container hợp lệ có định dạng như “TGHU-123456-7”.
• Sử dụng phần mềm hỗ trợ như ECUS5-VNACC để nhập liệu nhanh và giảm lỗi.
• Nếu cần bổ sung thông tin sau khi nộp, liên hệ ngay chi cục hải quan để sửa đổi tờ khai theo quy định (trong vòng 5 ngày kể từ ngày nộp).
• Theo quy định mới từ tháng 3/2024, doanh nghiệp cần khai báo thêm thông tin về nguồn gốc container và chứng nhận an toàn container CSC.

Bảng: Các trường thông tin bắt buộc khi khai báo container

Bước 2: Lấy danh sách container qua hệ thống giám sát

Sau khi tờ khai được duyệt, danh sách container sẽ được cập nhật vào hệ thống giám sát hải quan tại cảng hoặc khu vực giám sát. Để lấy danh sách container và mã vạch tương ứng:

1. Truy cập hệ thống giám sát:

Đăng nhập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc hệ thống nội bộ của cảng (nếu có quyền truy cập).
Chọn mục “Danh sách container đã khai báo” và nhập mã tờ khai hoặc số container để tra cứu.

2. Xử lý trường hợp lỗi:

• Lỗi “Container chưa được duyệt”: Kiểm tra trạng thái tờ khai trên VNACCS/VCIS. Nếu tờ khai bị từ chối, xem chi tiết lỗi (ví dụ: thiếu thông tin, sai định dạng) và chỉnh sửa ngay.
• Lỗi “Không tìm thấy container”: Xác minh số container với hãng tàu hoặc forwarder. Liên hệ cảng để cập nhật dữ liệu nếu cần.

3. Lưu danh sách:

Tải danh sách container dưới dạng file Excel hoặc PDF để sử dụng cho bước tiếp theo.

Mẹo: Để tiết kiệm thời gian, hãy sử dụng tính năng “Tự động tra cứu” trên các phần mềm như ECUS5-VNACC, giúp đồng bộ dữ liệu từ hệ thống hải quan và cảng chỉ trong vài phút.

Bước 3: In mã vạch container từ hệ thống

Sau khi lấy được danh sách container, bạn cần in mã vạch để sử dụng trong quá trình giám sát hoặc vận chuyển. Quy trình in mã vạch như sau:

1. Truy xuất mã vạch:

• Từ danh sách container, chọn container cần in và tải file mã vạch (thường ở định dạng PDF hoặc PNG).
• Nếu hệ thống không cung cấp mã vạch trực tiếp, sử dụng phần mềm tạo mã vạch như BarTender để chuyển đổi số container thành mã vạch chuẩn.

2. Cài đặt in ấn:

• Sử dụng máy in nhiệt (ví dụ: Zebra ZT411, HPRT Bingo) để đảm bảo chất lượng mã vạch.
• Chọn giấy in chuyên dụng (nhãn nhiệt hoặc nhãn chống thấm) để mã vạch bền trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt.
• Đảm bảo độ phân giải in tối thiểu 300 DPI để mã vạch dễ quét.

3. Kiểm tra và in lại:

Quét thử mã vạch bằng máy quét hoặc ứng dụng di động (như Barcode Scanner trên Android/iOS) để xác minh tính chính xác.
Nếu mã vạch không đọc được, kiểm tra cài đặt máy in hoặc tạo lại mã vạch với kích thước lớn hơn (tối thiểu 2cm x 5cm).

Lưu ý: Lưu trữ bản mềm của mã vạch trong hệ thống quản lý (như Google Drive hoặc ERP) để dễ dàng in lại khi cần. Tránh in mã vạch trên giấy thường vì dễ bị hỏng trong môi trường cảng biển.

Những lưu ý quan trọng khi lấy mã vạch container

Quá trình lấy mã vạch container có thể gặp nhiều khó khăn và trở ngại nếu bạn không nắm rõ các lưu ý quan trọng. Dưới đây là những điểm cần chú ý để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ:

Các lỗi thường gặp và cách khắc phục:

1. Lỗi hệ thống không nhận diện thông tin container

• Nguyên nhân: Thông tin container không khớp với cơ sở dữ liệu của hãng tàu.
• Giải pháp: Kiểm tra lại booking/B/L và cập nhật thông tin chính xác.

2. Lỗi không thể in mã vạch

• Nguyên nhân: Trình duyệt chặn pop-up hoặc cài đặt bảo mật.
• Giải pháp: Điều chỉnh cài đặt trình duyệt, cho phép pop-up từ trang web hải quan.

3. Lỗi mã vạch không được chấp nhận tại cổng kiểm soát

• Nguyên nhân: Chất lượng in kém hoặc thông tin không đồng bộ.
• Giải pháp: In lại mã vạch với chất lượng tốt hơn hoặc kiểm tra lại sự đồng bộ của thông tin.

Thời điểm thích hợp để lấy mã vạch container:

Theo kinh nghiệm của các chuyên gia logistics tại Tân Hưng Hà, thời điểm lý tưởng để lấy mã vạch container là:

• Đối với hàng xuất: Sau khi có số container xác nhận từ hãng tàu và trước khi hàng được vận chuyển đến cảng ít nhất 24 giờ.
• Đối với hàng nhập: Ngay sau khi nhận được thông báo tàu đến và trước khi làm thủ tục lấy hàng ít nhất 48 giờ.

Những trường hợp đặc biệt cần lưu ý:

• Container nhiều chủ hàng (LCL): Mỗi lô hàng trong container cần có mã vạch riêng.

• Container vận chuyển hàng nguy hiểm: Cần khai báo thêm mã IMO và cấp độ nguy hiểm.
• Container quá cảnh: Cần tuân thủ quy định đặc biệt về khai báo và giám sát.

Bảng so sánh quy trình lấy mã vạch theo loại hình:

Câu hỏi thường gặp về mã vạch container (FAQ)

Dưới đây là các câu hỏi phổ biến mà đội ngũ Tân Hưng Hà thường nhận được từ khách hàng và đối tác:

1. Nếu mã vạch container không đọc được thì phải làm sao?

• Kiểm tra chất lượng in (độ phân giải, kích thước).
• Tạo lại mã vạch bằng phần mềm như Zint Barcode Generator.
• Liên hệ chi cục hải quan để xác minh số container nếu nghi ngờ sai dữ liệu.

2. Làm thế nào để lấy mã vạch cho lô hàng quốc tế?

• Khai báo container trên hệ thống VNACCS/VCIS với thông tin từ hãng tàu quốc tế.

• Đảm bảo mã cảng dỡ hàng và mã cảng xếp hàng tuân theo chuẩn UN/LOCODE.

3. Có thể in lại mã vạch container không?

Có, bạn có thể in lại từ danh sách container đã lưu hoặc yêu cầu hệ thống hải quan cấp lại mã vạch. Đảm bảo sử dụng cùng số container và tờ khai.

4. Mất tờ khai hải quan thì lấy mã vạch bằng cách nào?

• Liên hệ chi cục hải quan để tra cứu tờ khai bằng mã số thuế doanh nghiệp.
• Yêu cầu cấp lại bản sao tờ khai hoặc truy xuất dữ liệu từ VNACCS/VCIS.

Kết luận

Việc lấy mã vạch container đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định hải quan mà còn tối ưu hóa quy trình logistics, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Với hướng dẫn chi tiết từ Tân Hưng Hà, bạn đã nắm vững các bước từ khai báo tờ khai, lấy danh sách container, đến in mã vạch một cách chuyên nghiệp. Hãy luôn cập nhật các quy định mới nhất từ Tổng cục Hải quan và sử dụng các công cụ hỗ trợ để đảm bảo hiệu quả tối đa.

Với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, chúng tôi hy vọng bạn đã có đủ kiến thức và công cụ để thực hiện quy trình lấy mã vạch container một cách thành công. Hãy áp dụng những kiến thức này vào thực tế và cảm nhận sự khác biệt trong hoạt động logistics của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Lấy Mã Vạch Hải Quan Online Chỉ Trong 15 Phút