Hướng dẫn chi tiết về chi phí hệ thống máy bán hàng POS: Điều cần lưu ý trong năm 2024

By Administrator

April 1, 2024, 1:37 pm0 lượt xem

Hướng dẫn chi tiết về chi phí hệ thống máy bán hàng POS: Điều cần lưu ý trong năm 2024

Bạn đang cân nhắc chi phí của một hệ thống máy bán hàng POS? Hướng dẫn chi phí hệ thống máy bán hàng POS của chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về tài chính cho phí phần mềm, đầu tư phần cứng và xử lý thanh toán. Phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp, từ cửa hàng nhỏ đến hoạt động lớn, bạn sẽ khám phá các yếu tố chi phí riêng biệt để hỗ trợ quá trình ra quyết định của mình.

Những điểm cần nhớ

Chi phí của hệ thống máy bán hàng POS thường được chia thành chi phí phần mềm, đầu tư phần cứng và phí xử lý thanh toán, với giá cả thay đổi dựa trên bộ tính năng, quy mô doanh nghiệp và khối lượng giao dịch.

Đầu tư vào phần cứng máy bán hàng POS như đầu đọc thẻ, máy tính tiền, máy quét mã vạch và máy in hóa đơn có thể dao động từ dưới 50 đô la đến hơn 2000 đô la, với các doanh nghiệp phải đối mặt với quyết định mua hoặc thuê, mỗi lựa chọn đều có những tác động kinh tế dài hạn riêng.

Phí xử lý thẻ tín dụng có thể thương lượng dựa trên khối lượng và loại giao dịch, và các doanh nghiệp cần lưu ý đến các khoản phí ẩn tiềm ẩn như chi phí bổ sung cho các máy tính tiền hoặc thiết bị đầu cuối, hỗ trợ, đào tạo và nâng cấp hệ thống.

So sánh các hệ thống máy bán hàng POS để có được mức giá tốt nhất.

Hiểu về chi phí hệ thống máy bán hàng POS

Khi nói đến chi phí hệ thống máy bán hàng POS, ba yếu tố quan trọng sẽ được tính đến - chi phí phần mềm máy bán hàng POS, chi phí phần cứng máy bán hàng POS và phí xử lý thanh toán. Phần mềm là xương sống của bất kỳ hệ thống máy bán hàng POS nào và quyết định các chức năng cốt lõi.

Chi phí hàng tháng cho phần mềm máy bán hàng POS có thể dao động từ 15 đô la khiêm tốn đến hơn 100 đô la, chủ yếu phụ thuộc vào độ phức tạp của bộ tính năng và quy mô của doanh nghiệp.

Đầu tư phần cứng là khía cạnh hữu hình của hệ thống máy bán hàng POS của bạn. Điều này có thể bao gồm các hệ thống dựa trên máy tính bảng, thiết lập mặt bàn đầy đủ hoặc thậm chí cả đầu đọc thẻ di động, với mức đầu tư từ 300 đô la đến 2.500 đô la.

Cuối cùng, phí xử lý thanh toán là một thành phần quan trọng của tổng chi phí hệ thống máy bán hàng POS và chúng thay đổi tùy theo nhà cung cấp và khối lượng giao dịch. Hiểu về những chi phí này không chỉ là tính toán khoản đầu tư ban đầu.

Điều quan trọng không kém là đánh giá các chi phí hoạt động liên tục, bao gồm cả phí xử lý. Điều này cần thiết để có cái nhìn toàn diện về tổng đầu tư cho hệ thống máy bán hàng POS.

Đánh giá các lựa chọn phần mềm máy bán hàng POS

Việc lựa chọn giữa vô vàn các lựa chọn phần mềm máy bán hàng POS có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Chỉ riêng giá cả đã dao động từ đăng ký miễn phí đến khoảng 400 đô la mỗi tháng cho các lựa chọn cao cấp, với các gói đăng ký khác nhau cung cấp các tính năng khác nhau.

Các gói phần mềm máy bán hàng POS dành cho doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu từ mức 15 đô la mỗi tháng khiêm tốn và lên đến 100 đô la mỗi tháng, với các chi phí bổ sung cho mỗi thiết bị đầu cuối phụ.

Tuy nhiên, chi phí và khả năng chỉ là một phần của vấn đề. Chọn một hệ thống máy bán hàng POS bao gồm các tính năng tự động hóa cho kế toán, giám sát nhân viên và quản lý kho hàng có thể giúp giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công.

Các hệ thống máy bán hàng POS dựa trên đám mây là lựa chọn yêu thích trong lĩnh vực này, do chi phí khởi nghiệp ban đầu thấp hơn và giảm nhu cầu bảo trì IT so với các giải pháp tại chỗ.

Khi đánh giá các lựa chọn phần mềm máy bán hàng POS, điều quan trọng là phải cân nhắc đến các tùy chọn cấp phép và chính sách tài khoản người dùng. Các khía cạnh này thường quyết định chi phí, điều khoản sử dụng, tính linh hoạt và khả năng truy cập cho hoạt động của nhân viên.

Và chúng ta đừng quên về tính dễ sử dụng. Một hệ thống máy bán hàng POS thân thiện với người dùng sẽ giảm thời gian đào tạo cần thiết và tăng hiệu quả hoạt động trong cửa hàng, do đó nâng cao năng suất chung của nhóm.

Phần mềm máy bán hàng POS miễn phí

Trong lĩnh vực phần mềm máy bán hàng POS, các lựa chọn miễn phí đã tạo được chỗ đứng riêng. Ví dụ, các nhà bán lẻ độc lập có thể có cơ hội triển khai hệ thống máy bán hàng POS bán lẻ cơ bản miễn phí.

Điều này có thể giúp đơn giản hóa hoạt động của họ và cải thiện dịch vụ khách hàng. Các tùy chọn như Square và PayPal Zettle, cung cấp đầu đọc thẻ di động, đã giúp các hệ thống máy bán hàng POS trở nên hợp túi tiền hơn cho các doanh nghiệp nhỏ.

Mặc dù các gói miễn phí này có thể giúp giảm chi phí trả trước cho các doanh nghiệp bán lẻ, nhưng chúng cũng có nhược điểm. Chúng thường đi kèm với phí giao dịch cao hơn, có thể bù đắp khoản tiết kiệm chi phí từ phần mềm miễn phí. Do đó, điều cần thiết là phải tính đến những chi phí này khi lựa chọn hệ thống máy bán hàng POS cho doanh nghiệp của bạn.

Phần mềm máy bán hàng POS trả phí

Tiến lên trên bảng giá, chúng ta thấy các gói phần mềm máy bán hàng POS trả phí. Chúng cung cấp các tính năng mạnh mẽ như:

Quản lý kho hàng chuyên sâu
Báo cáo
Tiếp thị
Chương trình khách hàng thân thiết
Tích hợp thương mại điện tử

Các yếu tố không thể thiếu cho hoạt động của nhà hàng.

Chi phí cho các gói đăng ký này có thể dao động từ 29 đô la đến hơn 300 đô la mỗi tháng cho mỗi thiết bị đầu cuối, tăng theo quy mô doanh nghiệp và các khả năng cần thiết, bao gồm cả phí cấp phép ban đầu tiềm ẩn. Nhưng việc đầu tư vào các tính năng nâng cao này có thể mang lại lợi nhuận.

Ví dụ, phân tích xu hướng bán hàng được kích hoạt bởi hệ thống máy bán hàng POS trả phí có thể định hướng các doanh nghiệp vào các hoạt động có ROI cao và đơn giản hóa hoạt động để giảm tổng chi phí.

Hơn nữa, hầu hết các hệ thống máy bán hàng POS, đặc biệt là các hệ thống trả phí, thường không giới hạn người dùng, cho phép nhân viên không giới hạn sử dụng hệ thống điểm bán hàng trên các thiết bị đầu cuối được cấp phép. Điều này nâng cao khả năng truy cập và hiệu quả của nhân viên, cung cấp một lý do hấp dẫn khác để cân nhắc các hệ thống như vậy.

Những cân nhắc và chi phí về phần cứng

Sau phần mềm đến phần hữu hình của hệ thống máy bán hàng POS của bạn - phần cứng máy bán hàng POS. Các yêu cầu ở đây phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn và có thể bao gồm các mặt hàng như:

Đầu đọc thẻ di động
Máy tính tiền
Máy quét mã vạch
Máy in hóa đơn

Chi phí cho những thứ này có thể dao động từ dưới 50 đô la đến hơn 2000 đô la, tùy thuộc vào những gì bạn chọn.

Ví dụ, máy tính tiền có thể dao động từ các tùy chọn cấp nhập cảnh với giá dưới 200 đô la đến các tùy chọn cao cấp với các tính năng bổ sung như đầu đọc thẻ từ tính và thiết bị đầu cuối màn hình cảm ứng, có thể vượt quá 2000 đô la.

Trong khi đó, máy quét mã vạch cần thiết cho hoạt động bán lẻ có thể có giá từ 50 đến 300 đô la mỗi máy, đầu đọc thẻ có giá khoảng 39 đến 49 đô la và máy in hóa đơn nằm trong khoảng từ 289 đến 399 đô la.

Sự phức tạp của thiết lập phần cứng có thể làm tăng chi phí ban đầu của hệ thống máy bán hàng POS do nhu cầu về các thiết bị tương thích hoặc phụ kiện bổ sung. Nhưng một lần nữa, những chi phí này là một khoản đầu tư xứng đáng cho hiệu quả và năng suất lâu dài của doanh nghiệp bạn.

Mua hoặc thuê phần cứng

Khi nói đến việc mua phần cứng máy bán hàng POS, các doanh nghiệp thường phải đối mặt với quyết định mua hoặc thuê. Thuê phần cứng máy bán hàng POS thường có chi phí trả trước thấp hơn, khiến nó trở thành lựa chọn dễ tiếp cận hơn cho các doanh nghiệp mới thành lập với số vốn khởi nghiệp hạn chế.

Hệ thống máy bán hàng POS cho thuê thường đi kèm với dịch vụ hỗ trợ khách hàng và khắc phục sự cố đang diễn ra, điều này có thể có lợi cho các doanh nghiệp không có chuyên môn kỹ thuật.

Thuê cũng mang lại nhiều linh hoạt hơn, vì các doanh nghiệp có thể chuyển sang công nghệ mới hơn dễ dàng hơn mà không bị lỗ tài chính từ các khoản đầu tư trước đó. Tuy nhiên, thuê có thể tốn kém hơn trong dài hạn do phí hàng tháng, phí dịch vụ và lãi suất tiềm ẩn liên quan đến hợp đồng thuê.

Ngược lại, việc mua thẳng phần cứng máy bán hàng POS thường mang lại lợi nhuận lâu dài hơn do tránh được các khoản thanh toán hàng tháng liên tục và những thay đổi tiềm ẩn trong hợp đồng thuê. Chủ sở hữu của hệ thống máy bán hàng POS mua sẵn có thể tùy chỉnh phần cứng và phần mềm của họ để phù hợp hơn với nhu cầu kinh doanh của họ, không giống như các hệ thống cho thuê. Ngoài ra, phần cứng đã mua có thể đi kèm với các bảo lãnh hoặc bảo hành thiết bị giúp bảo vệ bạn khỏi các chi phí bỏ túi cho các vấn đề về phần cứng. Nhưng điều quan trọng cần nhớ là mua hàng đòi hỏi khoản đầu tư ban đầu cao hơn.

Các lựa chọn tài chính cho phần cứng máy bán hàng POS

Đối với các doanh nghiệp chưa sẵn sàng mua phần cứng hoàn toàn, các lựa chọn tài chính là một giải pháp tạm thời. Chúng cho phép các doanh nghiệp phân bổ khoản đầu tư của mình trong một năm trở lên, giúp giảm bớt gánh nặng tài chính của khoản đầu tư ban đầu.

Một số nhà cung cấp thậm chí còn cung cấp đầu đọc di động và thiết bị máy tính tiền miễn phí hoặc giảm giá khi đăng ký, cùng với các gói thanh toán cho các mặt hàng đắt tiền hơn.

Điều hướng qua phí xử lý thẻ tín dụng

Bây giờ chúng ta hãy khám phá những khoản phí xử lý thẻ tín dụng phức tạp. Các khoản phí này, nhà cung cấp dịch vụ thương mại được lựa chọn, với một số nhà cung cấp chọn mức phí cố định trong khi những nhà cung cấp khác sử dụng phí giao dịch thay đổi dựa trên các phương thức thanh toán khác nhau.

Các doanh nghiệp xử lý khối lượng giao dịch thẻ tín dụng cao hơn có thể thương lượng mức phí thấp hơn cho mỗi giao dịch, đặc biệt là nếu chúng vượt quá một số tiền nhất định trong thanh toán bằng thẻ mỗi tháng.

Loại giao dịch cũng ảnh hưởng đến các khoản phí này. Ví dụ, giao dịch thẻ quẹt thường có phí xử lý thấp hơn so với giao dịch nhập thủ công do rủi ro gian lận thấp hơn liên quan đến thanh toán quẹt thẻ. Do đó, để đảm bảo tỷ lệ xử lý thẻ tín dụng có lợi nhất, các doanh nghiệp nên:

Tìm hiểu các thuật ngữ riêng của ngành
Hiểu rõ mô hình giao dịch của mình
Chọn cấu trúc giá phù hợp với mô hình kinh doanh và khối lượng giao dịch của họ.

Các chi phí bổ sung và phí ẩn cần lưu ý

Khi lập ngân sách cho hệ thống máy bán hàng POS, điều quan trọng là phải cân nhắc không chỉ các chi phí hiển thị mà còn cả các chi phí ẩn. Nhà cung cấp máy bán hàng POS có thể tính thêm phí cho:

Tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác
Các tính năng bổ sung như tiếp thị qua email hoặc chương trình khách hàng thân thiết
Các dịch vụ như SMS làm tăng tổng chi phí vượt quá dự toán ban đầu.

Các công ty cũng có thể phải đối mặt với các khoản phí hàng tháng bổ sung cho mỗi máy tính tiền hoặc thiết bị đầu cuối được thêm vào. Các khoản phí này có thể dao động từ $ 9,95 đến $ 40 cho mỗi máy tính tiền, có khả năng làm tăng chi phí cho các doanh nghiệp có nhiều điểm bán hàng.

Một chi phí khác thường bị bỏ qua là chi phí hỗ trợ và đào tạo. Doanh nghiệp phải tính đến giá thành của việc hỗ trợ từ nhà cung cấp và nhu cầu nâng cấp hoặc thay thế công nghệ định kỳ, điều này có thể làm tăng thêm chi phí phần mềm trong dài hạn.

Chi phí hệ thống máy bán hàng POS theo ngành

Chi phí hệ thống máy bán hàng POS không phải là một mức cố định áp dụng cho tất cả các ngành. Chúng có thể thay đổi đáng kể giữa các ngành khác nhau như bán lẻ, nhà hàng, quán cà phê, spa và xe bán thức ăn lưu động, do đó điều cần thiết là phải hiểu rõ chi phí máy bán hàng POS cụ thể cho doanh nghiệp của bạn và chọn đúng nhà cung cấp máy bán hàng POS.

Ví dụ, các cửa hàng bán lẻ nhỏ thường phải chịu chi phí hệ thống máy bán hàng POS hàng tháng từ $ 15 đến $ 100 cho một thiết lập máy tính tiền duy nhất, các cửa hàng lớn yêu cầu nhiều máy tính tiền sẽ chi tiêu từ $ 100 đến $ 300 mỗi tháng.

Mặt khác, xe bán thức ăn lưu động yêu cầu hệ thống máy bán hàng POS di động, được kết nối không dây và chiếm tối thiểu diện tích, thường bao gồm một thiết bị đầu cuối duy nhất và đầu đọc thẻ, có khả năng sử dụng các thiết bị đầu cuối cầm tay.

Spa, thẩm mỹ viện và các doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe có những yêu cầu riêng biệt. Hệ thống máy bán hàng POS của họ thường kết hợp các tính năng như:

Đặt lịch hẹn
Xuất hóa đơn
Khả năng bán lẻ
Thành viên định kỳ
Quản lý cho thuê gian hàng

Các khoản đầu tư phần cứng thông thường cho các doanh nghiệp này bao gồm máy tính bảng cho khách hàng để điền phiếu đăng ký và máy tính bảng để ghi chú cho khách hàng.

Đối với các quán cà phê, phí xử lý thanh toán kỹ thuật số có thể dao động từ 2% đến 3% cho thanh toán trực tiếp và 3,5% đến 5% cho các đơn đặt hàng trực tuyến với thanh toán trực tuyến. Spa, thẩm mỹ viện và các doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe có thể

Chọn hệ thống máy bán hàng POS phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Việc chọn hệ thống máy bán hàng POS phù hợp cho doanh nghiệp của bạn là một quá trình cân bằng cẩn thận giữa việc đánh giá các tính năng, khả năng mở rộng, mô hình định giá, tính thân thiện với người dùng và các tùy chọn hỗ trợ khách hàng.

Trước hết, hãy đảm bảo hệ thống máy bán hàng POS cung cấp một bộ tính năng phù hợp với các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn, chẳng hạn như quản lý kho hàng, quản lý nhân viên và tích hợp với nền tảng thương mại điện tử nếu cần.

Tiếp theo, khi chọn hệ thống máy bán hàng POS, hãy cân nhắc các yếu tố sau:

Hệ thống phải phù hợp với quy mô doanh nghiệp của bạn, từ phần cứng cơ bản cho các nhà bán lẻ nhỏ đến các thiết lập nâng cao cho các hoạt động lớn hơn.
Hệ thống cần có khả năng mở rộng để đáp ứng cho sự phát triển trong tương lai.
Xem xét các mô hình định giá khác nhau do nhà cung cấp hệ thống MÁY BÁN HÀNG POS cung cấp, chẳng hạn như định giá interchange-plus (cộng phí trao đổi), định giá theo tầng và định giá phí cố định, để tìm ra mô hình phù hợp với hạn chế ngân sách và loại hình hoạt động của doanh nghiệp bạn.

Cuối cùng, khi chọn hệ thống máy bán hàng POS, hãy cân nhắc những điều sau:

Chọn hệ thống thân thiện với người dùng, giảm thiểu nhu cầu hỗ trợ kỹ thuật liên tục.
Xác minh rằng nhà cung cấp cung cấp các tùy chọn hỗ trợ khách hàng toàn diện và có uy tín trên thị trường.
Đầu tư vào an ninh mạng cho hệ thống máy bán hàng POS của bạn để đảm bảo bảo vệ dữ liệu khách hàng và chống lại các vi phạm.

Mẹo giảm chi phí hệ thống máy bán hàng POS

Mặc dù hệ thống máy bán hàng POS là khoản đầu tư cần thiết, nhưng có những cách để giảm thiểu chi phí. Một chiến lược như vậy là triển khai chương trình xử lý thẻ tín dụng không phí, trong đó chi phí giao dịch được chuyển cho khách hàng. Điều này có thể giúp các doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng phí xử lý.

Một mẹo tiết kiệm chi phí khác là chọn đăng ký hàng năm cho phần mềm máy bán hàng POS thay vì thanh toán hàng tháng. Nhiều nhà cung cấp cung cấp chiết khấu cho các gói này, có thể giúp tiết kiệm đáng kể trong thời gian dài.

Tóm lược

Tóm lại, việc hiểu chi phí hệ thống máy bán hàng POS liên quan đến việc cân nhắc cẩn thận về phí phần mềm, phần cứng và xử lý thanh toán. Từ các tùy chọn phần mềm miễn phí và trả phí đến việc mua hoặc thuê phần cứng, các doanh nghiệp có nhiều lựa chọn phù hợp với nhu cầu và ngân sách riêng.

Chọn đúng hệ thống liên quan đến việc đánh giá các tính năng, khả năng mở rộng, mô hình định giá và tính dễ sử dụng, cũng như lưu ý đến các chi phí ẩn. Bằng cách tính đến các yếu tố này, các doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sáng suốt phù hợp với nhu cầu hoạt động và khả năng tài chính của mình.