Giới thiệu

Đúng hay sai? Giải pháp theo dõi, quản lý tài sản RFID thụ động rẻ hơn so với giải pháp chủ động?

Sai.

Giống như những câu chuyện truyền miệng, đây là một vấn đề dai dẳng thu hút trí tưởng tượng nhưng không phải sự thật.

Trong trường hợp này, nhận thức dai dẳng về chi phí RFID thụ động chỉ dựa trên so sánh giá thẻ RFID. Thoạt nhìn, điều này có vẻ hợp lý. Rốt cuộc, có lý do để cho rằng vì thẻ RFID thụ động thường có giá thấp hơn thẻ RFID chủ động, nên giải pháp hoàn chỉnh cuối cùng cũng sẽ rẻ hơn.

Tuy nhiên, khi tính đến tổng chi phí sở hữu của cả hai giải pháp, thì rõ ràng là giải pháp RFID chủ động có thể rẻ hơn từ 40 đến 60 phần trăm so với giải pháp tương đương sử dụng RFID thụ động.

Khám phá sự thực đằng sau

Thẻ RIFD thụ động không có nguồn điện bên trong.

Do đó, cần có một đầu đọc RFID thụ động để "kích hoạt" chúng. Điều này được thực hiện thủ công theo một trong hai cách: bằng cách đưa thẻ qua cổng cố định hoặc bằng cách quét thủ công từng thẻ bằng đầu đọc thụ động cầm tay.

Thông thường, để đọc thẻ thành công, đầu đọc phải cách thẻ thụ động vài feet.

Ngược lại, thẻ chủ động tự cấp nguồn. Chúng độc lập truyền thông tin đến đầu đọc chủ động bất kể khoảng cách giữa thẻ và đầu đọc đó. Do đó, một đầu đọc RFID chủ động duy nhất bao phủ một khu vực rất lớn, loại bỏ nhu cầu phải đặt đầu đọc gần với thẻ chủ động mà chúng đang nhận dữ liệu.

Tại sao điều này lại quan trọng khi suy nghĩ về việc mua giải pháp theo dõi tài sản RFID?

Bởi vì quá trình thu thập dữ liệu tài sản bằng thẻ RFID thụ động là một quá trình thủ công, nên thẻ thụ động phải di chuyển vật lý qua cổng [một loại đầu đọc] hoặc được quét thủ công để thu thập thông tin thẻ.

Các quy trình thủ công như vậy gây ra chi phí lao động cao. Hơn nữa, vì lỗi của con người thường được đưa vào quét thủ công, các quy trình này dễ xảy ra lỗi, không chính xác và lỗi thời ngay khi quét xong.

Ngược lại, một khi được triển khai, giải pháp chủ động được tự động hóa hoàn toàn: Tự nó, nó cung cấp một luồng dữ liệu kiểm kê tài sản liên tục đến đầu đọc. Kết quả: giảm hoặc thậm chí loại bỏ chi phí nhân công liên quan đến các quy trình kiểm kê và kiểm tra và tìm kiếm và sửa chữa. Hơn nữa, vì không có sự can thiệp của con người khi đầu đọc nhận dữ liệu tự động, nên thông tin thu thập được không có lỗi.

Chi phí sở hữu tổng thể: So sánh trực tiếp

Hãy xem xét chi tiết hơn về chi phí tổng thể cho từng phương pháp tiếp cận này trong suốt vòng đời của tài sản đang được theo dõi. Chúng tôi sẽ sử dụng một ví dụ điển hình về theo dõi tài sản phân tán*. (Điều này dựa trên một ví dụ của khách hàng thực tế. Xem bên dưới để biết mô tả ngắn gọn về khách hàng.)

Một công ty dịch vụ tài chính nằm trong một tòa nhà văn phòng thương mại với khoảng 1.600 tài sản cần phải kiểm kê hai lần một năm. Vì các tài sản này bao gồm PC, máy chiếu và các thiết bị điện tử khác, nên giải pháp thẻ RFID thụ động sẽ cần thẻ được thiết kế đặc biệt để hoạt động tốt trên kim loại. Thẻ thụ động loại này thường có giá khoảng 3,50 đô la mỗi thẻ. Làm phép tính, tổng chi phí mua thẻ là 5.600 đô la.

Máy đọc thụ động cho giải pháp này có thể dao động từ $2.500 cho nhiều máy quét cầm tay (nếu khách hàng sẽ thu thập dữ liệu bằng máy quét cầm tay) đến $20,000 cho bốn cổng cố định (nếu khách hàng sẽ thu thập dữ liệu bằng cổng). Do đó, chi phí ban đầu để triển khai giải pháp thụ động sẽ dao động từ $8,100 đến $25,600. Tuy nhiên, triển khai ban đầu chỉ là khởi đầu của tổng chi phí sở hữu (TCO) của bất kỳ giải pháp nào. Để minh họa điểm này, hãy mô hình hóa phương pháp tiếp cận rẻ nhất.

Đã đến lúc thực hiện kiểm kê đầu tiên. Quá trình xác định vị trí vật lý 1.600 tài sản, phân bổ khắp một khu phức hợp văn phòng, thường mất tám người trong bốn tuần sử dụng máy quét cầm tay. Nếu chúng ta giả định rằng tổng gánh nặng lao động cho những người thực hiện kiểm kê, trung bình là $75/giờ (Nguồn: Hướng dẫn ngành), thì giải pháp thụ động này có thể tốn $96,000 chỉ riêng chi phí lao động.

Vì giải pháp dựa trên RFID thụ động này dựa vào các quy trình thủ công, theo định nghĩa là không chính xác, nên các tài sản sẽ bị bỏ sót trong quá trình kiểm kê ban đầu này. Điều này sẽ đòi hỏi một quá trình thủ công khác, một cuộc đối chiếu tiếp theo sẽ thêm 20% hoặc $19,200 chi phí lao động riêng. Bây giờ tổng chi phí cho năm đầu tiên là $115,200. Giả sử rằng khách hàng không tăng trưởng và chỉ thay thế tài sản bốn năm một lần, thì chi phí $96,000 để thu thập dữ liệu kiểm kê sẽ tái diễn trong các năm hai đến bốn. Điều này mang lại tổng chi phí quản lý tài sản cho chu kỳ bốn năm lên đến tổng cộng $403,200.

Bây giờ, hãy thực hiện triển khai tương đương bằng cách sử dụng hệ thống RFID chủ động. Thẻ RFID chủ động thường có giá khoảng $14.00. Tổng chi phí thẻ là $22,400. Giả sử bạn sẽ cần 10 đầu đọc RFID chủ động, thường có giá $1.000 mỗi đầu đọc, với tổng chi phí $10,000 cho chi phí đầu đọc. Chi phí triển khai hệ thống xảy ra trong năm đầu tiên. (Quá trình thủ công gắn thẻ cho từng tài sản về cơ bản là giống với quá trình kiểm kê thủ công, được mô tả ở trên.) Vì vậy, hãy giả sử cùng một chi phí lao động $96,000 để triển khai giải pháp chủ động. Tổng chi phí năm đầu tiên: $128,400 cho giải pháp RFID chủ động.

Đợi đã: $128,400 cao hơn $115,200. Vậy những khoản tiết kiệm được cho là liên quan đến giải pháp RFID chủ động là ở đâu?

Các khoản tiết kiệm phát sinh từ hai yếu tố:

• Sự loại bỏ lao động ngay lập tức liên quan đến việc theo dõi và quản lý hàng tồn kho, kiểm toán, tuân thủ và đối chiếu tài sản.
• Việc loại bỏ liên tục các chi phí lao động liên quan đến quản lý tài sản trong suốt vòng đời của tài sản.

Vì vậy, so sánh giá cả chính xác nhất được tìm thấy khi xem xét TCO - trong trường hợp này, chi phí quản lý toàn bộ vòng đời của tài sản, không phải chi phí triển khai ban đầu. Nếu bạn loại bỏ các chi phí thủ công mà bạn phải trả hàng năm khi sử dụng giải pháp thụ động, TCO cho thụ động sẽ bằng $403,200 trong bốn năm so với chỉ $128,400 cho giải pháp RFID chủ động trong bốn năm.

Kết luận: RFID thụ động đắt hơn 65% so với RFID chủ động

Tóm tắt

Giải pháp RFID thụ động có vẻ ít tốn kém hơn so với giải pháp RFID chủ động khi bạn chỉ so sánh chi phí cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên, như bạn đã thấy, đó chỉ là một phần nhỏ trong tổng chi phí sở hữu của một giải pháp quản lý tài sản. Bạn phải so sánh giá cả của cả hai phương pháp trong suốt vòng đời của tài sản. Khi tuổi thọ trung bình của tài sản được quản lý được tính đến, rõ ràng là RFID chủ động không chỉ là giải pháp tiết kiệm hơn mà còn mang lại những lợi ích đáng kể mà các giải pháp RFID thụ động không thể. Bằng cách loại bỏ hoàn toàn các quy trình thủ công khỏi hệ thống, nó chính xác hơn đáng kể và cung cấp thông báo thay đổi ngay lập tức bất cứ khi nào tài sản di chuyển. Với RFID chủ động, bạn không phải định kỳ kiểm kê, bạn luôn có hàng tồn kho.