Mặc dù chúng ta đang chuyển từ nơi làm việc đầy giấy tờ sang tương lai kỹ thuật số, hầu hết không cần giấy tờ nhưng một số doanh nghiệp và tổ chức vẫn bắt buộc phải lưu trữ tài liệu gốc bản cứng. Các doanh nghiệp khác như phòng khám bác sĩ, văn phòng luật, công ty kế toán và công ty quảng cáo vẫn quen với việc ghi chú và lưu trữ hồ sơ bằng bút và giấy tờ. Dù lý do là gì, thì các tài liệu, file (tệp), thư từ, phong bì và ấn phẩm giấy bản cứng sẽ luôn có mặt trong cuộc sống của chúng ta. Do việc quản lý các tài sản giấy này là một vấn đề lâu dài nên hãy cùng khám phá các giải pháp RFID dài hạn để quản lý, lưu trữ, theo dõi và xác định vị trí các mục này một cách hiệu quả.
I. Nhãn RFID
Tất cả các ứng dụng RFID đều bắt đầu bằng cách dán nhãn cho tài sản bằng thẻ RFID và các ứng dụng theo dõi file cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, bản gốc của các tài liệu quan trọng thường không nên được dán nhãn bằng chất kết dính không thể tháo rời để bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu. Do đó, hầu hết các tài liệu đều được lưu trữ trong các file, thư mục file hoặc bìa tài liệu có thể tháo rời, đây thường là lựa chọn tốt nhất để dán nhãn RFID.
Sau khi quyết định những gì sẽ được dán nhãn, hãy cân nhắc về những thông tin nào sẽ liên quan trên nhãn. Thông tin này có thể là duy nhất cho ứng dụng hoặc yêu cầu của bạn và có thể bao gồm dữ liệu được mã hóa trên nhãn hoặc dữ liệu được in trên mặt trước của nhãn. Trong một số ứng dụng, thông tin có thể đọc được bằng con người như số VIN của xe ô tô hoặc tên đầy đủ của bệnh nhân là điều quan trọng, trong khi các văn phòng khác chỉ tin tưởng vào việc đọc nhãn RFID hoặc đọc nhãn cộng với quét mã vạch. Hãy xem một số ví dụ dưới đây:
Ví dụ về ứng dụng kinh doanh RFID dựa trên số và tên
1. Ví dụ về doanh nghiệp tập trung vào số hóa
Ví dụ 1:
Nhãn RFID giấy trắng
Dữ liệu được mã hóa: 000000000000000000010026
Ví dụ 2:
Nhãn RFID có số in (khớp với mã hóa)
Dữ liệu được mã hóa: 000000000000000000010026
Ví dụ 3:
Nhãn RFID có số in (khớp với mã hóa) + Mã vạch in (khớp với mã hóa)
Dữ liệu được mã hóa: 00000000000000000001001
Ví dụ 4:
Nhãn RFID có số in (khớp với mã hóa) + Mã vạch in (khớp với mã hóa) + Tên bệnh nhân/Tên khách hàng
Dữ liệu được mã hóa: 000000000000000000010021
2. Ví dụ về doanh nghiệp tập trung vào tên
Ví dụ 1:
Nhãn RFID giấy trắng
Dữ liệu được mã hóa: 000000000000000000010054
Ví dụ 2:
Nhãn RFID có in tên
Dữ liệu được mã hóa: 000000000000000000010050
Ví dụ 3:
Nhãn RFID có in tên + In số (khớp với mã hóa)
Dữ liệu được mã hóa: 000000000000000000010045
Ví dụ 4:
Nhãn RFID có in số (khớp với mã hóa) + In mã vạch (khớp với mã hóa) + Tên bệnh nhân/Tên khách hàng
Dữ liệu được mã hóa: 000000000000000000010021
II. Vị trí đặt nhãn RFID
Sau khi bạn quyết định dán nhãn RFID cho file, thư mục file hoặc bìa tài liệu thì điều quan trọng là xác định vị trí bạn sẽ dán nhãn RFID trên tài sản. Vị trí đặt chính xác chủ yếu phụ thuộc vào vị trí lưu trữ của các file này. Dưới đây là một số loại file phổ biến và các mẹo về cách dán nhãn để có thể đọc được tốt nhất. Vị trí của nhãn RFID chủ yếu phụ thuộc vào cách thức lưu trữ các file này và cách dễ đọc nhất bằng máy đọc RFID cầm tay của bạn.
Loại file (tệp) và ví dụ dán nhãn RFID
1. File (tệp) tin treo
Video này hướng dẫn bạn cách dán nhãn RFID cho tệp tin treo trong Tủ hồ sơ kim loại và thực hiện kiểm kê nhanh chóng trong tủ hồ sơ kim loại.
2. Hồ sơ bệnh nhân
Video này hướng dẫn bạn cách dán nhãn RFID cho hồ sơ bệnh nhân để đặt dọc trên giá/kệ.
3. File (tệp) giấy chứng nhận xe hơi
Video này hướng dẫn bạn cách dán nhãn RFID cho Thư mục Manilla để sắp xếp theo chiều dọc trên giá/kệ.
5. File (tệp) tin Manila
Video này hướng dẫn bạn cách dán nhãn RFID cho tệp tin Manila để đặt dọc trên giá/kệ.
Mẹo dán nhãn RFID
1. Dán nhãn RFID tệp dày đặc
Khi một số lượng lớn tệp được đặt lưng vào nhau trong cùng một khu vực, các nhãn về cơ bản sẽ được xếp lớp chồng lên nhau, điều này có thể gây ra sự nhiễu loạn giữa chúng do một hiện tượng gọi là "bóng mờ" của nhãn. Để giảm thiểu vấn đề này, hãy đặt xen kẽ các nhãn RFID trên các tệp riêng lẻ thay vì sử dụng cùng một vị trí nhãn chính xác. Xem hình ảnh bên dưới để xem ví dụ về một trong những cách đặt xen kẽ vị trí nhãn giữa các tệp riêng lẻ.
2. Sắp xếp kệ/giá đỡ
Mọi người thường có khuynh hướng cho rằng nhãn RFID sẽ được đặt trên tab của tệp hoặc thư mục nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Khi xác định vị trí, việc thử nghiệm là quan trọng; đầu tiên, hãy xem xét khả năng truy cập cho máy đọc RFID cầm tay để truy cập và đọc thẻ, sau đó xác định tùy chọn vị trí tốt nhất. Vì các tệp sẽ được đóng gói rất chặt chẽ, hãy đảm bảo thử nghiệm vài chục đến hàng trăm tệp cùng một lúc. Xem video nhanh chóng bên dưới để xem ví dụ về một số gợi ý cho vị trí đặt thẻ.
3. Vị trí đặt nhãn dựa trên các tệp được dán nhãn xung quanh
Các tệp được dán nhãn trong tủ kim loại sẽ không thể đọc được qua thành tủ nhưng theo dõi tệp tin thông qua RFID vẫn có thể hữu ích trong các ứng dụng sử dụng tủ kim loại vì sóng RF phản xạ trong tủ có thể giúp tăng cơ hội đọc nhãn. Chỉ cần mở từng ngăn kéo và di chuyển máy đọc RFID cầm tay từ bên này sang bên kia / lên xuống để nhận được tín hiệu đọc nhãn từ mỗi tệp.
* Lưu ý: hãy đảm bảo đóng tất cả các ngăn tủ khác để tránh đọc nhầm nhãn không mong muốn. Xem video bên dưới để xem cách đọc thẻ trong tủ hồ sơ kim loại khi đang hoạt động.
III. Liên kết nhãn RFID với phần mềm
Bước tiếp theo là đảm bảo rằng mỗi nhãn RFID được đặt trên tài sản được liên kết với thông tin của tài sản đó. Ví dụ: nếu bạn muốn dán thẻ hồ sơ bệnh án của John Doe tại phòng khám bác sĩ, bạn cần có cơ sở dữ liệu liên kết số EPC của thẻ RFID với John Doe. Cơ sở dữ liệu này có thể là một vài loại khác nhau như ứng dụng trên cửa hàng ứng dụng (App Store), tài liệu Excel, phần mềm mua sẵn hoặc phần mềm phát triển tùy chỉnh… Tất cả phụ thuộc vào chức năng mà người quản lý muốn từ hệ thống RFID. Phần này có vẻ phức tạp nhưng nó có thể đơn giản hoặc tùy chỉnh theo ý muốn của doanh nghiệp.
Dưới đây là các tùy chọn phần mềm cho hệ thống theo dõi tệp (file) của bạn.
-
Tùy chọn 1:
Dễ nhất, nhưng ít chức năng nhất: Tài liệu Excel với Thông tin bệnh nhân bên cạnh Số EPC của tệp được gắn nhãn.
-
Tùy chọn 2:
Khá dễ dàng, nhưng không có chức năng trên máy tính để bàn: Phần mềm demo thông qua cửa hàng ứng dụng (App Store) chứa Thông tin về hồ sơ bệnh nhân và số EPC.
-
Tùy chọn 3:
Đắt nhất với nhiều chức năng nhất - Phần mềm tùy chỉnh tích hợp hệ thống quản lý tài liệu và đầu đọc RFID.
Khi tất cả các tệp đã được gắn thẻ và thông tin được liên kết với số EPC của thẻ, các tệp có thể được sử dụng như bình thường hoặc được lưu trữ, tùy thuộc vào cách sử dụng. Nếu các tệp hoặc tài liệu được lưu trữ trong hộp lưu trữ hoặc thứ gì đó tương tự, có thể dễ dàng hơn khi cũng đặt một thẻ RFID trên hộp có cùng số EPC để có thể đọc số EPC từ xa hơn.
IV. Máy đọc RFID cầm tay
Bước tiếp theo hoàn toàn phụ thuộc vào phần mềm và chức năng mà doanh nghiệp của bạn cần. Nhưng trước khi tìm hiểu về các tùy chọn máy đọc RFID cầm tay, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách đầu đọc RFID xác định vị trí thẻ RFID.
Chức năng chính của máy đọc RFID là đọc tất cả các nhãn RFID trong một khu vực nhất định, về cơ bản là chức năng kiểm kê. Mặc dù hầu hết các máy đọc RFID được tạo và sử dụng cho mục đích kiểm kê, hầu hết các máy đọc RFID di động/cầm tay đều có một tính năng cụ thể cho phép chúng theo dõi từng thẻ RFID, thường được gọi là tính năng Geiger Counter vì cảnh báo thường đi kèm với tính năng này. Tính năng này chỉ có sẵn trên các máy đọc cầm tay vì các máy đọc này di động và có thể di chuyển khắp khu vực và tìm kiếm nhãn RFID một cách hiệu quả, không giống như các đầu đọc RFID cố định được kết nối với cáp.
Tính năng Geiger Counter cho phép người dùng nhập số EPC cụ thể (hoặc nhấp vào mục được gắn thẻ cụ thể trong cơ sở dữ liệu) và tìm kiếm nhãn RFID đó. Sau đó, đầu đọc cố định hoặc thiết bị di động được kết nối sẽ phát ra cảnh báo tương ứng với tín hiệu nhận được của nhãn được chỉ định. Âm thanh bíp càng lớn và càng thường xuyên thì người dùng và máy đọc càng gần với thẻ RFID có số EPC cụ thể.
Tùy thuộc vào mức độ chức năng cần thiết, có hai loại máy đọc RFID di động cầm tay: máy đọc RFID kiểu gắn vào (Sled RFID reader) và máy đọc RFID kiểu máy tính di động (Mobile Computer - type RFID reader).
Máy đọc RFID gắn vào (Sled RFID reader) về cơ bản giống như một phụ kiện đọc RFID kết hợp với điện thoại thông minh và máy tính bảng. Đầu đọc RFID sled thường là các thiết bị plug-and-play đơn giản có thể được sử dụng với ứng dụng demo trên cửa hàng ứng dụng Android hoặc iOS hoặc có thể phát triển ứng dụng tùy chỉnh để sử dụng. Đây là ví dụ về máy đọc RFID sled. Nếu phần mềm lưu trữ hồ sơ như hệ thống EHR hoặc EMR hoặc Phần mềm quản lý thực hành pháp luật có trên thiết bị thông minh, người dùng chỉ cần mở phần mềm lưu trữ hồ sơ, sao chép số EPC từ tệp, mở ứng dụng RFID, dán số EPC và nhấp vào "tìm kiếm" hoặc nhấn nút cảm biến.
Máy đọc RFID Zebra RFD40 - UHF RFID Premium Sled
Máy đọc RFID cầm tay loại máy tính di động (Mobile Computer) có nhiều chức năng hơn nhưng phức tạp hơn nhiều. Máy tính di động cầm tay thường thô sơ hơn và bao gồm hệ điều hành và bộ nhớ để chúng có thể lưu trữ các ứng dụng trực tiếp trên thiết bị. Việc lưu trữ các ứng dụng trực tiếp trên máy đọc RFID có nghĩa là phần mềm quản lý tài liệu hoặc phần mềm quản lý hồ sơ có thể được tải và sử dụng trực tiếp trên thiết bị. Việc sử dụng các ứng dụng đó trực tiếp trên thiết bị cho phép người dùng chỉ cần sử dụng phần mềm như bình thường, vì vậy khi họ đang tìm kiếm tệp bị mất, họ có thể sử dụng phần mềm trên thiết bị để tra cứu số EPC của nhãn và chỉ cần sao chép và dán nó vào Chức năng Geiger Counter. Nếu thuê một nhà phát triển, có thể tạo ra một phần mềm tùy chỉnh được gọi là trung gian (middleware) cho phép liên lạc giữa phần mềm quản lý tài liệu và Chức năng Geiger Counter hoặc các ứng dụng khác trên thiết bị.
Máy đọc RFID UHF Zebra MC3330xR
V. Hệ thống RFID cho Tự động hóa và Thu thập dữ liệu
Bạn có thể nghĩ rằng hệ thống ở trên đã được tự động hóa, làm thế nào RFID có thể tạo ra một hệ thống tự động hóa hơn nữa? Khả năng sử dụng đầu đọc RFID di động để xác định vị trí các tài liệu và tệp bị mất là phương pháp phổ biến cho một số lượng lớn các thực hành pháp lý, thực hành y tế và công ty tiêu đề xe. Tuy nhiên, nếu có thêm các hệ thống được áp dụng, đầu đọc RFID di động chỉ có thể được sử dụng như phương pháp cuối cùng. Thay vì chỉ sử dụng RFID để tìm các tệp bị mất, có thể đặt một hệ thống RFID tùy chọn để liên tục cung cấp dữ liệu quan trọng về quản lý tài liệu - chẳng hạn như dấu thời gian, dữ liệu vị trí và trách nhiệm giải trình của tệp.
Hệ thống RFID ở cửa ra/vào
Hãy tưởng tượng rằng mỗi khi một tệp vào hoặc ra khỏi phòng, thông tin tệp, thông tin phòng và ngày giờ sẽ được ghi nhận ngay lập tức. Ví dụ:
Với thông tin này có sẵn cho bạn và được lưu với dữ liệu kỹ thuật số của tệp, nhân viên văn phòng có thể xem được tệp đang ở đâu, nó đã ở đó bao lâu, thời gian và ngày chính xác nó được nhập và lịch sử di chuyển của tệp trong văn phòng. Với các thẻ RFID bổ sung trên huy hiệu nhân viên, thẻ thậm chí có thể được liên kết với một nhân viên, tùy thuộc vào cách cấu hình phần mềm RFID.
Cài đặt hệ thống như thế này dựa trên hệ thống đầu đọc/ăng-ten RFID tại mỗi cửa ra vào trong văn phòng được liên kết duy nhất với tiêu đề hoặc mô tả phòng. Khi tệp đi qua cửa ra vào, hệ thống RFID phía trên hoặc bên cạnh sẽ đọc thẻ và đơn giản ghi lại thông tin về thẻ và hệ thống RFID đã đọc nó. Hệ thống đầu đọc cố định như thế này tạo ra chuỗi hành trình, có thể là thông tin vô cùng có giá trị đối với các tệp và tài liệu quan trọng thường xuyên thay đổi người sở hữu.
Ngoài ra, loại hệ thống này có thể cung cấp thông tin mà máy đọc RFID cầm tay không thể, chẳng hạn như liệu tệp hoặc thư mục tệp đã rời khỏi văn phòng hay chưa. Nếu sử dụng máy đọc RFID cầm tay để đi quanh văn phòng để tìm kiếm tệp bị mất và không thể tìm thấy tệp, giả sử tệp không còn trong văn phòng. Nếu hệ thống đầu đọc cố định được thiết lập tại mỗi lối vào và lối ra khỏi tòa nhà, tệp sẽ được đọc và ghi nhận khi vào hoặc ra khỏi tòa nhà, điều này có thể tiết kiệm thời gian quý giá dành cho việc tìm kiếm tệp trong văn phòng.
Các hệ thống đầu đọc cố định được sử dụng cho việc đọc RFID tự động, thu thập dữ liệu và cung cấp chuỗi hành trình cho từng tài liệu không chỉ đơn giản là 'tất cả hoặc không có'. Một văn phòng luật sư có thể có một hệ thống đầu đọc cố định ở cửa ra và cửa sau của văn phòng để ghi lại tệp hồ sơ rời khỏi hoặc nhập vào tòa nhà, trong khi một văn phòng y tế có thể có các hệ thống đầu đọc cố định tại cổng ra vào và trong phòng lưu trữ hồ sơ để theo dõi tệp ra vào tòa nhà và ra vào các phòng lưu trữ. Mỗi hệ thống RFID đều khác nhau và được tùy chỉnh dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp và cách bố trí văn phòng.
Như vậy, sự tích hợp của công nghệ RFID trong quản lý tài sản và tài liệu không chỉ giúp nâng cao năng suất mà còn đảm bảo sự minh bạch và an ninh trong quá trình quản lý thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Chúng ta đang chứng kiến một sự chuyển đổi đáng kể từ quản lý tài liệu truyền thống sang mô hình quản lý thông minh hơn, nhờ sự hỗ trợ của công nghệ RFID đầy tiềm năng.
Nếu bạn có nhu cầu về giải pháp quản lý file tài liệu bằng công nghệ RFID, quý khách có thể liên lạc trực tiếp với Tân Hưng Hà qua Hotline: 081 321 8668 để được tư vấn và báo giá miễn phí.
TÂN HƯNG HÀ
VPGD Hà Nội : 302 Phú Viên, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội
VPGD Hồ Chí Minh : 752/2 Phạm Văn Bạch, Phường 12, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 081 321 8668 (Zalo)
Email: info@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn
>>> Xem thêm:
VÌ SAO WALMART YÊU CẦU CÁC NHÀ CUNG CẤP DÁN THẺ RFID LÊN SẢN PHẨM?
Ông lớn ngành bán lẻ Walmart đã ứng dụng công nghệ RFID như thế nào?
DỊCH VỤ IN ẤN VÀ GIA CÔNG TEM NHÃN, THẺ RFID THEO YÊU CẦU
