Đối với những người làm công việc hành chính văn phòng, cách quản lý tài liệu hiệu quả đóng vai trò quan trọng quyết định chất lượng công việc. Giấy tờ, tài liệu được sắp xếp, lưu trữ khoa học sẽ giúp công việc thuận lợi hơn. Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được nhiều người áp dụng để tạo ra tính chuyên nghiệp, hiệu quả, bạn có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây.

1. Mục đích của việc quản lý tài liệu

Quản lý tài liệu và hồ sơ bao gồm các khâu sắp xếp, thiết kế và lưu trữ lại các văn bản, hồ sơ, tài liệu trong tổ chức, doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý hồ sơ khoa học và hiệu quả để:

• Đảm bảo luôn cung cấp các thông tin kịp thời.
• Góp phần xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả.
• Dễ dàng tìm kiếm, bàn giao hồ sơ khi nhân viên nghỉ phép hoặc nghỉ việc. Dễ dàng nghiên cứu tình hình, tổng kết các kết quả của các kết quả nhằm đánh giá hiệu quả để có phương hướng xây dựng các mục tiêu hoàn chỉnh hơn.
• Giúp bộ phận quản lý, ban lãnh đạo nắm được thành phần và các số lượng tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp để làm tư liệu để chỉ đạo hợp lý, giúp doanh nghiệp thống nhất các quy trình về nhân sự, kỹ thuật, kinh doanh,... để các hoạt động kinh doanh được thuận lợi và đúng mục đích.
• Tránh tình trạng bị mất các tài liệu, hồ sơ gây ra các rủi ro cho doanh nghiệp.

2. Hướng dẫn cách quản lý tài liệu hiệu quả và chuyên nghiệp

Để xây dựng cách quản lý tài liệu hiệu quả, đơn giản, doanh nghiệp có thể tham khảo các phương pháp dưới đây:

2.1. Lựa chọn phương tiện và thiết bị lưu trữ tài liệu phù hợp

Lựa chọn phương tiện và công cụ lưu trữ, doanh nghiệp cần lưu ý về khả năng lưu trữ và tính thuận tiện mỗi khi cần tìm kiếm hồ sơ:

• Với các hồ sơ, tài liệu cứng: Doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương tiện lưu trữ như tủ kệ tiêu chuẩn, tủ kệ di động, tủ kệ treo tường, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe.
• Với các tài liệu dạng văn bản điện tử: Đĩa từ, đĩa cứng, đĩa CD-ROM,...
• Các vật dụng bổ trợ cho quá trình quản lý, lưu trữ hồ sơ: Giấy ghi chú, nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn,...

2.2. Sắp xếp hồ sơ

Việc sắp xếp hồ sơ khoa học sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Một số cách sắp xếp thường được sử dụng bao gồm:

Sắp xếp theo mẫu tự: Hồ sơ sẽ được sắp xếp theo thứ tự của mẫu hồ sơ (A, B, C).

Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự chữ cái.

• Sắp xếp dựa theo thời gian: Đây là cách phổ biến nhất, hồ sơ được xếp theo thời gian từ trước đến sau sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và thống kê hồ sơ theo giai đoạn nhanh chóng và hiệu quả.
• Sắp xếp theo tính chất hồ sơ: Ví dụ nhưng các loại tài liệu đã giải quyết xong, các hồ sư đang trong quá trình xử lý, hồ sơ mới,...

2.3. Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ sẽ là tên liệt kê một cách có hệ thống của các bộ, các nhóm hồ sơ. Dựa vào danh mục, doanh nghiệp sẽ lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng và khoa học nhất:

• Tạo một danh mục cụ thể theo sơ đồ hoặc theo bảng biểu (tốt nhất là excel) sau đó lưu vào máy tính. Khi cần tìm tài liệu, bạn có thể mở ra tra cứu và biết được vị trí của hồ sơ.
• Danh mục hồ sơ cần được cập nhật thường xuyên, đầy đủ để đảm bảo không bỏ sót những tài liệu quan trọng.

2.4. Lưu trữ hồ sơ

Sau khi đã phân loại và lập danh mục hồ sơ, bạn có thể lưu trữ các hồ sơ tại các vị trí đã ấn định. Vị trí này cần đảm bảo dễ tìm hồ sơ nhất khi cần sử dụng.

Với các bảng tính quản lý danh mục hồ sơ, bạn nên có chú thích về từng vị trí và sử dụng tính năng liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh. Như vậy, khi tìm kiếm, bạn sẽ dễ dàng tìm ra vị trí của hồ sơ đang lưu trữ.