Thiết bị hội nghị truyền hình gồm những gì? Một phòng họp trực tuyến cần 7 khối thiết bị, từ camera và micro đến khối xử lý và bộ điều khiển.
Mua xong camera, cuộc họp đã chạy được chưa? Chưa chắc. Một phòng họp mới lắp camera vẫn có thể gặp cảnh quen thuộc: người ngồi đầu bàn nói rõ còn người ngồi cuối bàn thì bên kia nghe không rõ.
Vách kính làm tiếng vang vọng và mỗi lần họp lại mất công cắm dây vào laptop. Lý do chung là camera chỉ đảm nhận một chặng trong chuỗi từ lúc người ngồi trong phòng nói đến lúc người ở đầu bên kia nghe thấy.
Cả chuỗi giống một dây chuyền: mỗi khối là một công đoạn và thiếu một công đoạn thì dây chuyền dừng đúng chỗ đó. Khối khó nhìn thấy nhất là khối xử lý, nơi phần mềm họp chạy. Đây cũng là nơi quyết định thiết bị USB và thiết bị IP nối với nhau theo hai cách khác nhau.
Để giúp bạn dễ hình dung và tự tin lên kế hoạch mua sắm, các kỹ sư giải pháp tại Tân Hưng Hà đã hệ thống hóa toàn bộ phòng họp thành 7 khối thiết bị cốt lõi. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết chức năng từng khối, cách chúng kết nối với nhau và các lưu ý thực tế khi setup phòng họp tại doanh nghiệp Việt Nam.
Thiết bị hội nghị truyền hình gồm 7 khối chính
Một hệ thống phòng họp trực tuyến tiêu chuẩn bao gồm 7 khối phần cứng chức năng: camera, micro, loa, màn hình, khối xử lý, bộ điều khiển và phần chia sẻ nội dung. Việc phân tách thành 7 khối giúp bạn dễ dàng kiểm tra danh mục mua sắm: phòng mình đã có món nào, còn thiếu bộ phận nào, thiết bị định mua đã gom được những khối nào lại với nhau.
Dưới đây là bảng tổng hợp trực quan 7 khối phần cứng:
| Khối | Chức năng | Thường nằm trong |
| 1. Camera | Thu và truyền hình ảnh người tham dự, góc nhìn phòng họp. | Camera rời, video bar, bộ camera kèm loa. |
| 2. Micro | Thu giọng nói của những người ngồi trong phòng. | Mảng micro định chùm (Beamforming) trên Video Bar, micro rùa đặt bàn đa hướng, micro gắn trần. |
| 3. Loa | Phát giọng nói của điểm cầu từ xa vào phòng họp. | Loa tích hợp trên Video Bar, loa hội nghị để bàn (Speakerphone), hệ thống loa thanh/loa treo tường. |
| 4. Màn hình | Hiển thị hình ảnh người dự họp từ xa và tài liệu trình chiếu. | Tivi thông minh thương mại, màn hình tương tác cảm ứng (Interactive Display), máy chiếu. |
| 5. Khối xử lý | Chạy phần mềm họp (Zoom, Teams, Meet), nén và giải mã tín hiệu. | Máy tính phòng họp (Mini PC/NUC) hoặc bộ giải mã phần cứng chuyên dụng (Hardware Codec). |
| 6. Bộ điều khiển | Điều khiển bật/tắt cuộc họp, chỉnh âm lượng, camera. | Màn hình cảm ứng đặt bàn (Touch Panel), bàn phím/chuột không dây, remote điều khiển từ xa. |
| 7. Thiết bị chia sẻ nội dung | Đưa file bài thuyết trình, bản vẽ, tài liệu giấy lên màn hình. | Kết nối có dây (cáp HDMI/Type-C) hoặc không dây (Wireless Dongle), máy chiếu vật thể (Document Camera). |
Bên cạnh 7 khối phần cứng này, một cuộc họp trực tuyến trơn tru luôn cần 3 điều kiện nền tảng: phần mềm bản quyền, đường truyền mạng ổn định và xử lý tiêu âm phòng họp.
* Tân Hưng Hà cung cấp camera, video bar và loa hội nghị AVer, tham khảo chi tiết trong danh mục thiết bị hội nghị truyền hình AVer.
Các khối nối với nhau thế nào trong một cuộc họp?
Tân Hưng Hà gom tín hiệu của một cuộc họp thành 5 chặng, từ thu hình và thu tiếng đến điều khiển.
- Thu: Camera ghi hình và micro thu tiếng của người trong phòng.
- Xử lý: Khối xử lý nhận hình và tiếng rồi điều phối chúng.
- Truyền: Mạng chuyển dữ liệu giữa phòng họp và nền tảng họp còn phần mềm họp quản lý cuộc họp và người tham gia.
- Hiển thị và phát: Màn hình cho thấy người ở đầu bên kia cùng nội dung chia sẻ còn loa phát tiếng của họ.
- Điều khiển: Người dùng bắt đầu và quản lý cuộc họp qua bộ điều khiển.
Dây chuyền này chạy được khi các công đoạn khớp nhau. Camera phụ thuộc khối xử lý và mạng để hình đến được đầu bên kia còn micro phụ thuộc vị trí đặt và khâu xử lý âm thanh. Màn hình phụ thuộc bố cục phòng và khoảng cách nhìn.
Camera, micro và loa: ba khối thu và phát tín hiệu
Ba khối này quyết định người ở hai đầu cuộc họp nhìn thấy và nghe thấy nhau ra sao. Mỗi khối có một tiêu chí chọn riêng.
Camera: độ phủ quan trọng hơn độ phân giải
Thông số quan trọng nhất của camera là khả năng phủ hết chỗ ngồi và dùng được trong cuộc họp thật chứ không chỉ độ phân giải cao. Với phòng nhỏ, camera tích hợp giúp giảm công lắp đặt.
Với phòng lớn, camera rời linh hoạt hơn và zoom quang học cùng tự căn khung càng có giá trị khi khoảng cách từ người dự họp đến camera tăng. Danh mục camera hội nghị truyền hình của Tân Hưng Hà có cả camera rời lẫn camera kèm loa, ví dụ camera hội nghị truyền hình AVer CAM520 Pro3.
Micro: khoảng thu phải khớp phòng
Khoảng thu của micro phải khớp bố cục phòng. Nếu người dự họp phải nghiêng người về phía trước hoặc lại gần micro mới được nghe rõ thì cấu hình đó chưa khớp với phòng. Phòng nhỏ dùng được dàn micro tích hợp trong thiết bị còn phòng vừa và lớn có thể cần nhiều micro đặt trên bàn hoặc gắn trần.
Loa: âm lượng đều khắp chỗ ngồi
Mục tiêu của loa là phủ âm thanh đều khắp phòng: người ngồi ở đâu cũng nghe được mà không cần ngồi sát loa. Loa hội nghị dạng speakerphone như loa hội nghị AVer FONE540 gom loa và micro vào một thiết bị và nối qua USB (có dây) hoặc Bluetooth (không dây). FONE540 có khử vọng song công và nối chuỗi thêm loa hoặc micro khi phòng họp dài.
Máy tính phòng họp hay bộ mã hoá: khối xử lý chạy ở đâu?
Khối xử lý chạy trên máy tính phòng họp khi bạn dùng thiết bị USB và nằm ngay trong thiết bị khi bạn dùng bộ mã hoá IP. Phần mềm họp như Zoom, Microsoft Teams hay Google Meet phải chạy ở một nơi nào đó và nơi đó chính là khối xử lý. Trong dây chuyền, khối xử lý là công đoạn lắp ráp: camera và micro đưa nguyên liệu vào còn khối xử lý ghép chúng thành cuộc họp chạy được.
Với thiết bị USB, camera, micro và loa cắm vào một máy tính còn phần mềm họp chạy trên máy tính đó. Thiết bị USB của AVer tương thích với hầu hết ứng dụng họp trực tuyến trên nền tảng đám mây và web.
Phòng họp nên có máy tính chuyên dụng. Máy tính chuyên dụng tách chức năng phòng họp khỏi laptop cá nhân của nhân viên nên cho trải nghiệm nhất quán hơn. Bộ phận IT cũng quản lý được phòng họp như một thiết bị chuẩn của doanh nghiệp.
Bộ mã hoá (codec): Codec là viết tắt của coder-decoder, tức bộ mã hoá và giải mã hình và tiếng. Bộ mã hoá biến hình và tiếng thành dữ liệu để gửi qua mạng và giải mã dữ liệu nhận về.
Thiết bị IP đi theo hướng khác: bộ mã hoá nằm sẵn trong thiết bị nên khối xử lý không còn phụ thuộc vào máy tính phòng họp. Theo AVer, các hệ thống SVC và EVC đặt tại chỗ, dựa trên giao thức H.323 và có sẵn bộ mã hoá đủ các tính năng cần thiết. Chúng hỗ trợ thêm SIP và WebRTC để nối với cả thiết bị cũ lẫn các nền tảng họp mới.
| Tiêu chí | Thiết bị USB | Thiết bị IP |
| Khối xử lý nằm ở | Máy tính phòng họp. | Bộ mã hoá tích hợp trong thiết bị. |
| Cách nối | Cổng USB cắm vào máy tính chạy phần mềm họp. | Giao thức H.323, SIP và WebRTC. |
| Nền tảng họp nối được | Hầu hết ứng dụng họp trên nền tảng đám mây và web. | Thiết bị cũ và các nền tảng họp mới. |
Chưa chắc phòng họp của bạn nên nối theo hướng USB hay IP?
Gửi phần mềm họp bạn đang dùng và những khối đã có sẵn trong phòng để đội kỹ thuật của chúng tôi đề xuất cách nối phù hợp.
Hotline: 091 696 2335 (Zalo) | Email: marketing@tanhungha.com.vn
Màn hình, bộ điều khiển và chia sẻ nội dung
Ba khối này lo phần hiển thị và thao tác trong phòng. Màn hình cho thấy người ở đầu bên kia, bộ điều khiển giúp bắt đầu cuộc họp và phần chia sẻ nội dung đưa tài liệu lên màn hình.
Màn hình: chọn theo khoảng cách nhìn
Kích thước màn hình phải khớp khoảng cách nhìn. Nếu người ngồi cuối phòng không đọc được nội dung chia sẻ thì màn hình chưa phù hợp với phòng dù độ phân giải cao. Phòng lớn có thể dùng nhiều màn hình để vừa xem người dự họp từ xa vừa xem nội dung chia sẻ.
Có thể tính nhanh theo hướng dẫn khoảng cách nhìn của AVIXA, hiệp hội nghe nhìn quốc tế. Người ngồi xa nhất cách màn hình không quá khoảng 6 lần chiều cao hình và khoảng 4 lần khi cần đọc bảng tính hoặc chữ dày. Bảng dưới áp công thức này cho màn hình tỷ lệ 16:9.
| Cỡ màn hình | Xa nhất để xem hình (6 lần chiều cao hình) | Xa nhất để đọc chữ dày (4 lần chiều cao hình) |
| 55 inch | 4,1 m. | 2,7 m. |
| 65 inch | 4,9 m. | 3,2 m. |
| 75 inch | 5,6 m. | 3,7 m. |
| 86 inch | 6,4 m. | 4,3 m. |
Chiều cao hình tính từ đường chéo và tỷ lệ 16:9 nên các con số chỉ là ước tính để chọn cỡ màn hình.
Phòng họp cần viết, trình chiếu và cộng tác ngay trên một màn hình thì dùng được màn hình tương tác. Innoteck, công ty thành viên của THH Holdings, có danh mục màn hình tương tác dùng cho phòng họp.
Bộ điều khiển: bắt đầu cuộc họp không cần thao tác trên máy tính
Bộ điều khiển cảm ứng riêng cho phép bắt đầu và quản lý cuộc họp mà không phải thao tác trên máy tính phòng họp. Phòng họp dùng chung nên có bộ điều khiển để nhân viên thao tác giống nhau dù trình độ kỹ thuật khác nhau.
Chia sẻ nội dung: có dây, không dây và máy chiếu vật thể
Phần chia sẻ nội dung đưa tài liệu lên màn hình để người ở cả hai đầu cùng xem. Kết nối có dây hoặc không dây tuỳ quy trình của doanh nghiệp.
Tài liệu giấy chưa có bản mềm như hợp đồng gốc hay bản vẽ tay cần máy chiếu vật thể. Thiết bị này quay trực tiếp tài liệu và đưa hình lên màn hình. Phần lớn phòng họp chỉ cần camera hội nghị nên máy chiếu vật thể là khối tuỳ chọn.
Phần mềm họp, mạng và phòng họp: ba yếu tố ngoài thiết bị
Ba yếu tố này không nằm trong danh sách thiết bị nhưng quyết định cuộc họp có chạy tốt hay không: phần mềm họp, mạng và không gian phòng họp.
Phần mềm họp quản lý cuộc họp và người tham gia còn thiết bị lo ghi và phát hình, tiếng. Một giải pháp hội nghị hoàn chỉnh cần cả phần cứng lẫn phần mềm. Mạng chuyển dữ liệu giữa phòng họp và nền tảng họp.
Không gian phòng quyết định phần còn lại. Camera không phủ hết chỗ ngồi hoặc micro đặt xa người nói đều làm một hệ thống đủ năng lực vẫn cho trải nghiệm kém. Màn hình khó nhìn hay phòng có nhiều tiếng vang cũng gây hiệu quả tương tự.
Doanh nghiệp có nhiều phòng nên tính thêm việc giám sát thiết bị, cập nhật và xử lý lỗi từ xa ngay khi chọn thiết bị. Một phòng chạy tốt ngày đầu vẫn có thể khó bảo trì về sau nếu bộ phận IT không làm được những việc này từ xa.
Ba lỗi hay gặp khi lắp phòng họp và cách tránh
Ba lỗi dưới đây không nằm trong thông số thiết bị nhưng làm cuộc họp kém đi sau khi lắp. Cả ba tránh được từ lúc chọn thiết bị và chọn vị trí.
Kéo dài cáp USB quá giới hạn
Cáp USB dài hơn khuyến nghị dễ bị nhiễu nên camera đặt xa máy tính cần tính trước đường đi dây. Khuyến nghị tối đa của cáp USB 2.0 là 5 m, còn cáp USB 3.0 và 3.1 khoảng 2 đến 3 m. Xa hơn thì cần bộ kéo dài USB qua cáp mạng.
Năm 2019, AVer công bố hai camera USB VB342 và CAM520 kéo dài được 100 m qua cáp mạng Cat6a hoặc Cat7 bằng bộ kéo dài của hãng Icron. Với model đang chọn, bạn gửi khoảng cách đi dây cho Tân Hưng Hà để đội kỹ thuật tư vấn.
Đặt camera quá cao hoặc quá thấp
Camera gắn quá cao hoặc quá thấp làm người dự họp trông thiếu tự nhiên và giảm cảm giác nhìn thẳng vào nhau. Hướng dẫn của hãng thiết bị khuyên đặt camera ngang hoặc cao hơn tầm mắt một chút và sát màn hình chính.
Một hướng dẫn kỹ thuật nghe nhìn nêu độ cao tối ưu của camera là 42 đến 52 inch, tức khoảng 107 đến 132 cm tính từ sàn. Con số này dựa trên chiều cao mắt của người ngồi.
Phòng kính và hai nguồn âm thanh chạy cùng lúc
Vách kính là bề mặt cứng nên vang hơn bề mặt mềm. Phòng họp thường thêm cây xanh hoặc tấm tiêu âm để giảm vang, rồi mới chọn thiết bị có khử vọng như FONE540.
Lỗi thứ hai gây vọng là để laptop của người dự họp bật micro và loa trong khi hệ thống phòng họp đang chạy. Hai nguồn âm thanh chồng nhau nên bạn dùng một nguồn duy nhất cho cả phòng.
Thiết bị gom nhiều khối hay mua từng khối?
Thiết bị gom nhiều khối làm số món cần lắp ít đi nhưng không làm danh sách 7 khối ngắn lại. Khối nào cũng vẫn phải có mặt và chỉ khác nhau ở chỗ nằm chung một thiết bị hay nằm riêng.
Cấu hình tích hợp giống một máy làm trọn nhiều công đoạn còn cấu hình mô-đun tách riêng camera, micro, loa, máy tính và bộ điều khiển. Bảng dưới so hai cách theo bốn tiêu chí:
| Tiêu chí | Cấu hình tích hợp | Cấu hình mô-đun |
| Thiết bị và dây cáp | Gom nhiều chức năng vào ít thiết bị hơn nên giảm số dây cáp và số thiết bị cần quản lý. | Nhiều thiết bị riêng nên cần lên kế hoạch kỹ hơn. |
| Công lắp đặt | Giảm công lắp đặt. | Tốn công hơn nhưng linh hoạt hơn với phòng có yêu cầu riêng. |
| Camera | Camera tích hợp giúp giảm công lắp đặt ở phòng nhỏ. | Camera rời linh hoạt hơn ở phòng lớn. |
| Micro | Phòng nhỏ dùng được dàn micro tích hợp trong thiết bị. | Phòng vừa và lớn có thể cần nhiều micro đặt trên bàn hoặc gắn trần. |
- Video bar gom camera, micro và loa trong một thiết bị, ví dụ video bar hội nghị truyền hình AVer VB342 Pro.
- Bộ camera kèm loa gom camera và loa, ví dụ camera kèm loa AVer VC520 Pro3.
- Bộ khối rời tách camera, micro, loa và máy tính thành từng thiết bị riêng.
Cấu hình tích hợp không mặc định tốt hơn cho phòng nhỏ và cấu hình mô-đun cũng không mặc định cần cho mọi phòng lớn. Bạn chọn theo yêu cầu của phòng. Sau đó, dùng bảng 7 khối làm danh sách kiểm: khối nào chưa có thiết bị đảm nhận thì phòng họp còn thiếu khối đó.
Phát hiện khối thiếu từ sớm giúp khỏi phải bổ sung thiết bị sau khi lắp. Khi đã biết đủ 7 khối thì bước tiếp theo là chọn thiết bị theo phòng và theo phần mềm họp đang dùng. Danh mục thiết bị hội nghị truyền hình AVer liệt kê camera, video bar và loa hội nghị để bạn đối chiếu với từng khối.
Tại sao chọn Tân Hưng Hà?
- Bảo hành chính hãng: Thiết bị hội nghị truyền hình AVer mà Tân Hưng Hà cung cấp được bảo hành chính hãng.
- Khảo sát và kiểm tra tương thích: Tân Hưng Hà khảo sát phòng họp, chọn vị trí đặt thiết bị, kiểm tra tương thích với phần mềm họp bạn đang dùng và hỗ trợ lắp đặt.
- Đội kỹ thuật hai miền: Tân Hưng Hà có kỹ thuật viên tại TP.HCM và Hà Nội để hỗ trợ sau bán hàng trong nước.
Ba thông tin nên ghi ra trước khi hỏi giá
Trước khi hỏi giá, bạn ghi ra ba thông tin:
- Phần mềm họp phòng đang dùng.
- Các khối đã có sẵn trong 7 khối.
- Cách nối định dùng là USB hay IP.
Ba thông tin này cho biết khối nào còn thiếu và khối xử lý chạy ở đâu.
Nhờ vậy, đội kỹ thuật đề xuất được cấu hình sát với phòng của bạn và khối nào bạn chưa rõ thì hai bên cùng khảo sát.
Muốn đội kỹ thuật Tân Hưng Hà đối chiếu danh sách 7 khối với phòng họp của bạn thì gọi 091 696 2335 (Zalo) hoặc gửi email về marketing@tanhungha.com.vn.
