Hủy hóa đơn điện tử là vô hiệu hóa giá trị sử dụng của chứng từ hoặc hóa đơn đã được lập trên hệ thống phần mềm hóa đơn, để hóa đơn đó không còn tồn tại và không thể tham chiếu, truy cập. Vậy làm sao để thực hiên?

Vì sao cần hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 để chuyển sang Thông tư 78

Việc hủy hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Thông tư 32/2011/TT-BTC (TT32) để chuyển sang Thông tư 78/2021/TT-BTC là bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi hệ thống HĐĐT của doanh nghiệp. Hủy HĐĐT đúng quy trình đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán và tuân thủ pháp luật.

Lý do cần hủy HĐĐT theo TT32:

• Chuyển đổi hệ thống HĐĐT: Thông tư 78 quy định thay đổi về cấu trúc, nội dung, quy trình xuất HĐĐT so với Thông tư 32. Doanh nghiệp cần hủy HĐĐT cũ theo Thông tư 32 để chuyển sang hệ thống mới.
• Đảm bảo tính chính xác dữ liệu kế toán: Hủy HĐĐT cũ giúp điều chỉnh dữ liệu kế toán phù hợp với hệ thống mới, đảm bảo tính chính xác và thống nhất, tạo điều kiện quản lý và kiểm tra thuế.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Thông tư 78 quy định doanh nghiệp phải hủy HĐĐT cũ trước khi chuyển sang hệ thống mới. Vi phạm có thể dẫn đến biện pháp xử phạt.

Quy trình hủy HĐĐT theo TT32:

1. Lập tờ khai TB03/AC: Doanh nghiệp lập tờ khai thông báo kết quả hủy HĐĐT theo mẫu Bộ Tài chính quy định, bao gồm thông tin về HĐĐT bị hủy như mã số, ký hiệu, số lượng, lý do hủy.
2. Ký số và nộp tờ khai TB03/AC: Doanh nghiệp ký số và nộp tờ khai qua hệ thống kê khai điện tử của cơ quan thuế.
3. Hủy HĐĐT: Doanh nghiệp ghi hoặc đóng dấu "Hủy" lên HĐĐT và lưu giữ theo quy định.

Lưu ý khi hủy HĐĐT theo TT32:

1. Chỉ hủy HĐĐT khi đã hoàn tất nghĩa vụ thuế đối với HĐĐT đó:

Lý do:

• Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu thuế: Hủy HĐĐT trước khi hoàn tất nghĩa vụ thuế có thể dẫn đến sai sót trong dữ liệu thuế, ảnh hưởng đến việc quản lý và kiểm tra thuế của cơ quan thuế.
• Tránh trường hợp doanh nghiệp hủy HĐĐT để trốn tránh nghĩa vụ thuế.

Hậu quả nếu vi phạm:

• Dữ liệu thuế sai sót, ảnh hưởng đến việc quản lý và kiểm tra thuế.
• Doanh nghiệp có thể bị phạt theo quy định của pháp luật về thuế.

2. Lưu giữ HĐĐT đã hủy và tờ khai TB03/AC theo quy định pháp luật:

Lý do:

• Cung cấp bằng chứng về việc hủy HĐĐT: Khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp cần xuất trình HĐĐT đã hủy và tờ khai TB03/AC để chứng minh việc hủy HĐĐT là hợp pháp.
• Làm căn cứ cho việc quản lý thuế: Dữ liệu về HĐĐT đã hủy và tờ khai TB03/AC giúp cơ quan thuế quản lý thuế hiệu quả hơn.

Hậu quả nếu vi phạm:

• Không thể xuất trình bằng chứng về việc hủy HĐĐT khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Gây khó khăn cho việc quản lý thuế của cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp có thể bị phạt theo quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ thuế.

3. Vi phạm quy định về hủy HĐĐT sẽ bị xử phạt theo quy định pháp luật:

Mức phạt: Mức phạt đối với hành vi vi phạm quy định về hủy HĐĐT được quy định tại Nghị định số 15/2022/NĐ-CP về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 200/2013/NĐ-CP quy định về quản lý hóa đơn.

• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với mỗi hành vi vi phạm.
• Buộc hủy hóa đơn đã xuất và hoàn thuế đã nộp đối với hóa đơn bị hủy.

Hậu quả:

• Doanh nghiệp bị ảnh hưởng đến uy tín trong kinh doanh.
• Gây khó khăn cho việc quản lý thuế của cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu vi phạm nghiêm trọng.

Quy trình thực hiện hủy hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm

Để hủy hóa đơn theo Thông tư 32 một cách chính xác và hiệu quả, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập hệ thống phần mềm HTKK

1. Mở phần mềm HTKK và nhập mã số thuế của đơn vị.
2. Sau khi đăng nhập thành công, chọn mục "Hóa đơn".
3. Lựa chọn chức năng "Thông báo kết quả hủy hóa đơn".

Bước 2: Điền thông tin và lựa chọn phương thức hủy hóa đơn

1. Mở tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC.
2. Cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu của mẫu, bao gồm:
   • Thông tin về doanh nghiệp (tên, mã số thuế, địa chỉ...)
   • Thông tin về hóa đơn cần hủy (mã số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng...)
   • Lý do hủy hóa đơn
3. Ghi rõ phương thức hủy hóa đơn: cắt góc, đốt, xé nhỏ,... (khuyến nghị sử dụng phương thức cắt góc - cắt góc dưới bên phải, góc phần chữ ký thủ trưởng đơn vị).
4. Đối với hóa đơn điện tử: "Thực hiện hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử". Liên hệ nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được hỗ trợ hủy hóa đơn theo quy định.

Bước 3: Kết xuất file thông báo hủy hóa đơn

1. Lưu ý: File cần được kết xuất ở định dạng xml để dễ dàng nộp qua mạng internet.

Bước 4: Nộp tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC

1. Truy cập trang Thuế điện tử của Tổng cục Thuế (https://www.gdt.gov.vn/).
2. Đăng nhập bằng tên, mật khẩu và mã xác nhận đã được cấp.
3. Chọn mục "Nộp tờ khai".
4. Lựa chọn mẫu tờ khai TB03/AC đã được kết xuất ở bước 3.
5. Đăng ký số điện tử (nếu chưa đăng ký) và nộp tờ khai trực tuyến trên trang Thuế điện tử.
6. Lưu ý: Nếu chưa đăng ký tờ khai, cần thực hiện đăng ký trước khi nộp.

Bước 5: Hoàn tất quy trình hủy hóa đơn

1. Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã khai báo trên tờ khai TB03/AC.
2. Xác nhận nộp tờ khai.
3. Hệ thống sẽ thông báo kết quả nộp.
4. Lưu trữ hồ sơ hủy hóa đơn theo quy định (bao gồm tờ khai TB03/AC đã nộp và hóa đơn đã hủy).