Hàng triệu hóa đơn được trao đổi giữa người bán và người mua mỗi ngày - nhưng việc gửi và xử lý hóa đơn theo truyền thống lại liên quan đến các thủ tục thủ công tốn nhiều nhân công và dễ xảy ra lỗi. Hóa đơn điện tử cung cấp một giải pháp thay thế. Quản lý hóa đơn điện tử cho phép các tổ chức đơn giản hóa chức năng kinh doanh phổ biến này. Với hóa đơn điện tử, nhà cung cấp có thể tự động tạo và gửi hóa đơn cho khách hàng ở định dạng kỹ thuật số có cấu trúc, và khách hàng có thể tự động hóa việc xử lý và thanh toán các hóa đơn đó. Lợi ích bao gồm tăng hiệu quả, ít lỗi hơn và chu kỳ thanh toán ngắn hơn.

Hóa đơn điện tử (E-Invoicing) là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn kỹ thuật số chứa thông tin thanh toán được trình bày theo định dạng có cấu trúc, được truyền điện tử từ nhà cung cấp đến khách hàng. Hóa đơn điện tử mang lại những lợi thế đáng kể cho cả người bán và khách hàng của họ. Các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm và dịch vụ có thể tự động tạo hóa đơn điện tử từ các giao dịch bán hàng, thay vì phải tạo và in chúng theo cách thủ công. Các công ty nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp của họ có thể tự động hóa các bước xử lý tốn nhiều nhân công, chẳng hạn như đối chiếu ba chiều hóa đơn với đơn đặt hàng và lô hàng.

Những điểm cần nhớ

• Hóa đơn điện tử (HĐĐT) liên quan đến việc tạo và gửi hóa đơn kỹ thuật số ở định dạng có cấu trúc cho phép xử lý hóa đơn tự động.
• Hóa đơn điện tử có thể được tự động tạo và xử lý bởi phần mềm kế toán hoặc các giải pháp ERP.
• Lợi ích của hóa đơn điện tử bao gồm giảm thiểu thao tác thủ công, ít lỗi hơn, xử lý hóa đơn nhanh hơn và cải thiện lưu thông tiền mặt.

Giải thích về Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có thể loại bỏ các thủ tục xuất hóa đơn thủ công tốn thời gian, dễ xảy ra lỗi và tốn kém. Theo truyền thống, nhân viên đã tạo hóa đơn bằng tay, sau đó nhét chúng vào phong bì và gửi thư cho khách hàng hoặc gửi email chúng dưới dạng ảnh PDF. Đây là một quá trình đòi hỏi nhiều nhân công và dễ dẫn đến lỗi nhập dữ liệu. Sau đó, khách hàng thực hiện các quy trình tương tự tốn nhiều nhân công, bao gồm kiểm tra thủ công hóa đơn với hồ sơ mua hàng và lô hàng nhận được trước khi thanh toán, thường bằng séc. Hóa đơn điện tử cho phép các doanh nghiệp tự động hóa quy trình phải trả trong khi đồng thời cho phép khách hàng tự động hóa quy trình phải thu, đặc biệt là khi các chức năng hóa đơn điện tử được tích hợp vào các ứng dụng kinh doanh của họ.

Mặc dù việc áp dụng hóa đơn điện tử đã phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây, nhưng nguồn gốc của nó có thể bắt nguồn từ những năm 1960, khi các doanh nghiệp bắt đầu sử dụng mạng trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) và định dạng dữ liệu điện tử thời kỳ tiền internet để trao đổi hóa đơn và thông tin kinh doanh khác. (Công nghệ này vẫn được sử dụng rộng rãi trong một số ngành.) Nhiều hệ thống hóa đơn điện tử hiện nay sử dụng các nền tảng đám mây hiện đại hơn và định dạng XML để trao đổi hóa đơn.

Hóa đơn điện tử hoạt động như thế nào?

Doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi ích lớn nhất từ hóa đơn điện tử khi nó được tích hợp vào phần mềm kế toán hoặc hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Sự tích hợp này cho phép các công ty tự động hóa nhiều hoặc thậm chí tất cả các bước xử lý hóa đơn. Giả sử một công ty thường lập hóa đơn cho khách hàng sau khi đã giao hàng cho họ. Lúc đó, hệ thống ERP có thể tự động tạo và gửi hóa đơn mà không cần nhập thêm bất kỳ dữ liệu nào, sử dụng thông tin trong đơn đặt hàng của khách hàng. Bởi vì các hóa đơn đó có định dạng kỹ thuật số có cấu trúc, nên khách hàng nhận được hóa đơn có thể trực tiếp nhập chúng vào các ứng dụng kinh doanh của họ. Phần mềm kinh doanh của khách hàng sau đó có thể tự động hóa việc xử lý hóa đơn, bao gồm các bước quan trọng như đối chiếu thông tin trong hóa đơn với đơn đặt hàng ban đầu và với hàng hóa nhận được. Nếu mọi thứ khớp nhau, khách hàng sẽ thanh toán hóa đơn.

Loại hóa đơn

Hóa đơn có thể được phân loại theo mục đích sử dụng trong kinh doanh. Dưới đây là một số loại hóa đơn phổ biến nhất:

§ Hóa đơn bán hàng: Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất. Doanh nghiệp tạo hóa đơn bán hàng để yêu cầu thanh toán khi bán hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng. Thông tin tiêu chuẩn trên hóa đơn bao gồm tên và thông tin liên lạc của nhà cung cấp và khách hàng, số hóa đơn, hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp, số tiền cần thanh toán, hạn thanh toán và phương thức thanh toán được chấp nhận.

§ Hóa đơn tạm tính: Được người bán sử dụng để cung cấp ước tính trước khi cung cấp bất kỳ hàng hóa hoặc dịch vụ nào, loại hóa đơn này chứa chi phí ước tính, mô tả công việc và bất kỳ thông tin nào khác mà khách hàng có thể cần để quyết định có nên tiếp tục và đặt hàng hay không.

§ Hóa đơn quá hạn: Loại hóa đơn này được gửi cho khách hàng chưa thanh toán hóa đơn bán hàng vào ngày đến hạn. Nó có thể bao gồm phí trễ được quy định trong hợp đồng bán hàng. Hóa đơn cần được gửi cho khách hàng càng sớm càng tốt sau ngày đến hạn và bao gồm tất cả các chi tiết có trên hóa đơn bán hàng ban đầu.

§ Giấy báo có (Nợ): Doanh nghiệp gửi giấy báo có, còn được gọi là hóa đơn tín dụng, khi cần cung cấp chiết khấu hoặc hoàn tiền. Giấy báo có có thể được phát hành nếu sản phẩm bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển hoặc để sửa chữa lỗi lập hóa đơn trước đó.

§ Giấy báo nợ (Công): Còn được gọi là hóa đơn ghi nợ, tài liệu này cho biết doanh nghiệp cần tăng số tiền khách hàng nợ. Ví dụ, doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn ghi nợ nếu số tiền ban đầu được tính cho một dự án chỉ là ước tính và doanh nghiệp sử dụng nhiều thời gian và tài nguyên hơn dự kiến ban đầu.

§ Hóa đơn kết hợp: Loại hóa đơn này kết hợp các khoản phí tín dụng và ghi nợ thành một hóa đơn. Số tiền ròng phản ánh số tiền khách hàng nợ.

§ Hóa đơn thương mại: Đây là một loại hóa đơn chuyên biệt cần thiết cho một số giao dịch quốc tế. Nó được sử dụng để thông quan và tính toán bất kỳ khoản thuế quan và thuế nhập khẩu nào. Tùy thuộc vào quốc gia liên quan, nó có thể bao gồm phân loại hải quan của hàng hóa, cũng như số lượng, trọng lượng hoặc khối lượng, mô tả và giá cả.

§ Hóa đơn bảng chấm công: Các doanh nghiệp tính phí cho dịch vụ của họ theo giờ hoặc theo ngày thường gửi hóa đơn bảng chấm công. Hóa đơn bảng chấm công bao gồm số giờ làm việc và giá theo giờ được tính. Các chuyên gia sử dụng hóa đơn bảng chấm công bao gồm luật sư, nhà tư vấn và nhà tâm lý học.

§ Hóa đơn tạm tính: Các dự án lớn thường được hoàn thành theo từng giai đoạn, với các khoản thanh toán tạm tính được thực hiện khi đạt được các mốc quan trọng. Các mốc quan trọng và thanh toán được thống nhất trước khi dự án bắt đầu. Hóa đơn tạm tính giúp các doanh nghiệp nhỏ quản lý dòng tiền của họ trên các dự án lớn.

§ Hóa đơn cuối: Loại hóa đơn này được gửi khi hoàn thành một dự án lớn. Nó chi tiết số tiền nợ sau khi trừ bất kỳ khoản thanh toán tạm tính nào khỏi tổng chi phí dự án.

§ Hóa đơn định kỳ: Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ liên tục hoặc lặp lại thường sử dụng hóa đơn định kỳ, được phát hành hàng tháng hoặc theo các khoảng thời gian đều đặn khác. Ví dụ về các doanh nghiệp phát hành hóa đơn định kỳ bao gồm các công ty cung cấp phần mềm dựa trên đám mây, dịch vụ truyền phát trực tuyến hoặc thẻ thành viên phòng tập thể dục.

Những thách thức của việc xuất hóa đơn thủ công được giải quyết bởi Hóa đơn điện tử

Suốt hàng trăm năm, nhân viên đã xử lý hóa đơn theo cách thủ công - và các nhà tuyển dụng cũng phải đối phó với những thách thức của việc xử lý thủ công trong thời gian dài như vậy. Dưới đây là một số hạn chế phổ biến nhất:

• Lỗi không chủ ý: Con người thường mắc sai lầm, vì vậy lỗi nhập liệu là điều gần như không thể tránh khỏi khi tạo hóa đơn thủ công. Lỗi khiến khách hàng khó chịu, có khả năng dẫn đến mất doanh thu và tốn thời gian, công sức để sửa chữa.
• Gây cản trở năng suất: Xử lý hóa đơn thủ công tốn nhiều thời gian không chỉ đối với nhà cung cấp mà còn cả khách hàng của họ, những người phải dành một lượng thời gian đáng kể để kiểm tra thủ công từng hóa đơn so với các đơn đặt hàng và biên nhận hàng hóa liên quan.
• Chi phí cao hơn: Việc phải in và gửi hóa đơn qua đường bưu điện sẽ tốn thêm chi phí cho phong bì và tem bưu, cộng với chi phí thời gian của nhân viên.
• Nguy cơ gian lận và thanh toán trùng lặp: Khi hóa đơn được tạo thủ công, thay vì được tạo trực tiếp từ các giao dịch, thì khả năng trùng lặp, thổi phồng hoặc hóa đơn giả mạo sẽ cao hơn.
• Trì hoãn thanh toán: Các quy trình thủ công có thể dẫn đến việc thanh toán hóa đơn chậm hơn. Đối với nhà cung cấp, sự chậm trễ tác động tiêu cực đến dòng tiền. Đối với khách hàng, điều đó có nghĩa là có thể bỏ lỡ các chiết khấu khi thanh toán sớm.

Lợi ích của Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ giảm chi phí, ít lỗi hơn đến cải thiện lưu thông tiền mặt. Nhiều lợi ích này bắt nguồn từ việc hóa đơn điện tử tạo điều kiện tự động hóa rộng rãi hơn các quy trình kế toán và thanh toán cho cả nhà cung cấp và khách hàng. Các lợi ích bao gồm:

• Nâng cao năng suất: Hóa đơn điện tử giúp giảm đáng kể nhu cầu về nỗ lực thủ công cho các nhà cung cấp. Nhân viên không cần phải dành thời gian nhập dữ liệu vì hệ thống ERP tự động tạo và gửi hóa đơn điện tử khi các giao dịch bán hàng được ghi nhận hoặc sản phẩm được giao cho khách hàng. Điều này giúp nhân viên có thêm thời gian để tập trung vào các hoạt động cấp cao hơn.
• Ít lỗi hơn: Dữ liệu giao dịch được tự động sao chép vào hóa đơn điện tử, loại bỏ khả năng xảy ra lỗi nhập liệu. Điều này cũng làm giảm khả năng xảy ra tranh chấp thanh toán tốn thời gian và gây khó chịu.
• Đối chiếu và xác thực tự động: Đối với khách hàng, hóa đơn điện tử giúp đơn giản hóa việc đối chiếu tự động hóa đơn với các tài liệu mua hàng và vận chuyển (đối chiếu ba chiều) để đảm bảo hóa đơn phản ánh chính xác những gì đã được đặt hàng và nhận được. Điều này có thể tiết kiệm một lượng lớn công sức. Nhà cung cấp có thể dễ dàng hơn để đối chiếu các khoản thanh toán nhận được với các giao dịch bán hàng ban đầu.
• Giảm chi phí: Giảm thiểu nỗ lực thủ công và độ chính xác cao hơn dẫn đến chi phí thấp hơn cho cả nhà cung cấp và khách hàng.
• Cải thiện lưu thông tiền mặt: Hóa đơn điện tử có thể rút ngắn đáng kể chu kỳ thanh toán, cải thiện dòng tiền cho nhà cung cấp. Tự động hóa giúp đảm bảo rằng các nhà cung cấp có thể gửi hóa đơn nhanh chóng, nghĩa là khách hàng có thể thanh toán nhanh hơn do họ có thể nhanh chóng xác nhận tính hợp lệ của các hóa đơn nhận được.
• Chiết khấu của nhà cung cấp: Nhiều nhà cung cấp cung cấp chiết khấu cho việc thanh toán nhanh chóng - và áp dụng hình phạt khi thanh toán chậm. Hóa đơn điện tử có thể giúp khách hàng thanh toán nhanh hơn và tận hưởng các ưu đãi thanh toán sớm của nhà cung cấp.
• Ít tác động đến môi trường: Hóa đơn điện tử loại bỏ giấy, mực và phong bì khỏi quy trình lập hóa đơn, giảm thiểu tác động đến môi trường.

Thách thức của Hóa đơn điện tử

Mặc dù hóa đơn điện tử có nhiều lợi ích, nhưng cũng cần lưu ý đến những trở ngại tiềm ẩn trong quá trình triển khai. Chuyển sang hóa đơn điện tử có thể liên quan đến việc thay đổi quy trình nội bộ của công ty và cách thức tương tác với khách hàng và nhà cung cấp. Ở một số khu vực, cũng có những cân nhắc về tuân thủ. Dưới đây là một số thách thức tiềm ẩn:

• Thay đổi quy trình làm việc: Hóa đơn điện tử có thể thay đổi quy trình phải thu và phải trả. Mặc dù những thay đổi này có thể giúp nhân viên dễ dàng hơn, nhưng một số người có thể không thích ý tưởng từ bỏ các quy trình quen thuộc, lâu đời. Điều quan trọng là phải giáo dục họ trước.
• Sự phản kháng của khách hàng: Không phải tất cả khách hàng đều có thể tận dụng đầy đủ lợi ích của hóa đơn điện tử. Một số thậm chí có thể không quen nhận hóa đơn qua email. Một số quốc gia yêu cầu khách hàng phải đồng ý trước khi nhà cung cấp có thể gửi cho họ hóa đơn điện tử.
• Bộ lọc thư rác: Nếu hóa đơn điện tử được gửi qua email, chúng có thể nằm trong thư mục spam của khách hàng. Điều này có thể tránh được bằng cách có một cổng thông tin khách hàng nơi hóa đơn được gửi đến và khách hàng có thể được thông báo.
• Tuân thủ theo quy định: Nhiều quốc gia yêu cầu các công ty sử dụng các định dạng và mạng hóa đơn điện tử cụ thể khi kinh doanh với các tổ chức khu vực công, và trong một số trường hợp, thậm chí cả khi giao dịch với các doanh nghiệp khác. Các yêu cầu phổ biến khác bao gồm chữ ký điện tử, báo cáo thuế tự động và lưu trữ hóa đơn điện tử trong một khoảng thời gian nhất định.

Tiêu chuẩn hóa đơn điện tử

Các tiêu chuẩn hóa đơn điện tử định nghĩa các bộ loại hóa đơn, định dạng và cú pháp với mục tiêu cho phép các doanh nghiệp trao đổi và xử lý tự động hóa đơn và các tài liệu kinh doanh khác. Ở nhiều quốc gia, các công ty phải tuân thủ các tiêu chuẩn hóa đơn điện tử để kinh doanh với các cơ quan chính phủ; một số quốc gia yêu cầu các doanh nghiệp sử dụng các tiêu chuẩn hóa đơn điện tử ngay cả đối với các giao dịch với các doanh nghiệp khác. Có rất nhiều tiêu chuẩn, dưới đây là một số tiêu chuẩn phổ biến hơn:

• Ngôn ngữ kinh doanh toàn cầu (UBL) là một bộ tiêu chuẩn cho các tài liệu kinh doanh dựa trên XML đã được Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế (ISO) thông qua. Cục Dự trữ Liên bang, cùng với một nhóm ngành, đang phát triển một dự án thí điểm dựa trên UBL cho một hệ thống trao đổi hóa đơn điện tử B2B (doanh nghiệp-doanh nghiệp) được tiêu chuẩn hóa ở Hoa Kỳ.
• Peppol là một mạng lưới và bộ thông số kỹ thuật để trao đổi tài liệu kinh doanh được sử dụng bởi nhiều nước châu Âu. Nó cũng đã được các quốc gia khác áp dụng, bao gồm Úc và Singapore.
• Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI) X12 là một tổ chức phát triển các tiêu chuẩn cho tin nhắn chuỗi cung ứng được truyền qua EDI, bao gồm cả hóa đơn tiêu chuẩn mà người bán có thể sử dụng để yêu cầu thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ. Các tập con của tiêu chuẩn X12 đã được phát triển để sử dụng trong ngành bán lẻ, dầu khí, điện tử, ô tô và các ngành khác.
• Trao đổi dữ liệu điện tử cho Quản trị, Thương mại và Vận tải (EDIFACT) là một tiêu chuẩn quốc tế do Liên Hợp Quốc phát triển. Nó bao gồm một bộ tin nhắn tiêu chuẩn để trao đổi tài liệu kinh doanh. Nó được sử dụng rộng rãi bởi các công ty lớn ở Hoa Kỳ và châu Âu.

Cách tạo Hóa đơn điện tử

Các chi tiết về việc tạo hóa đơn điện tử có thể thay đổi tùy thuộc vào phần mềm bạn chọn (chi tiết hơn về vấn đề này ở phần dưới). Tuy nhiên, các bước cơ bản sẽ tương tự nhau:

1. Thông báo cho khách hàng. Trước khi bắt đầu gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng, hãy đảm bảo họ sẵn sàng và có khả năng nhận chúng. Ở một số quốc gia, bạn có thể cần sự đồng ý bằng văn bản của họ. Nếu bạn sẽ gửi hóa đơn qua email cho họ, hãy đảm bảo bạn có địa chỉ email chính xác.
2. Thiết lập hóa đơn điện tử. Phần mềm kế toán tiên tiến cho phép các doanh nghiệp thiết lập hóa đơn tự động và tùy chỉnh mẫu hóa đơn cho các nhu cầu riêng của khách hàng. Đảm bảo định dạng hóa đơn điện tử của bạn bao gồm tất cả thông tin cần thiết để xác định giao dịch, nhà cung cấp và khách hàng, cùng các chi tiết khác, chẳng hạn như phương thức thanh toán được chấp nhận và bất kỳ khoản thuế hoặc chiết khấu nào có thể áp dụng.
3. Tạo hóa đơn. Lý tưởng nhất, phần mềm kế toán của bạn sẽ tự động tạo hóa đơn điện tử từ các đơn đặt hàng bán hàng, bao gồm bất kỳ khoản thuế hoặc chiết khấu của khách hàng.
4. Gửi hóa đơn. Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email hoặc thông qua cổng an toàn.

Lựa chọn Giải pháp Hóa đơn điện tử

Khi lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử, hãy cân nhắc đến tiềm năng tối đa hóa hiệu quả hoạt động bằng cách tự động hóa các quy trình tài chính. Các khả năng hóa đơn điện tử được tích hợp vào các bộ phần mềm kinh doanh toàn diện có thể giúp các công ty đạt được mục tiêu đó. Ví dụ, phần mềm ERP hàng đầu có thể tự động tạo hóa đơn điện tử từ các giao dịch bán hàng. Giải pháp của bạn cũng cần có khả năng tuân thủ các yêu cầu về lưu trữ tài liệu, tính toán thuế chính xác và bao gồm chữ ký điện tử khi cần thiết. Nếu công ty của bạn kinh doanh quốc tế, hãy tìm kiếm giải pháp có các khả năng như hỗ trợ đa tiền tệ và đa ngôn ngữ.

Câu hỏi thường gặp về Hóa đơn điện tử

1. Làm thế nào để tạo hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử có thể được tạo theo cách thủ công, sử dụng mẫu hoặc tự động từ phần mềm kinh doanh của công ty. Một số hệ thống ERP có thể tự động tạo hóa đơn điện tử từ các giao dịch bán hàng và gửi cho khách hàng.

2. Hóa đơn điện tử và thanh toán điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (e-invoicing) liên quan đến việc tạo và gửi hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn, có cấu trúc. Hóa đơn điện tử có thể được tạo tự động bởi phần mềm kinh doanh của nhà cung cấp và cũng có thể được xử lý tự động bởi khách hàng. Hóa đơn điện tử và thanh toán điện tử là các thuật ngữ tương tự nhau. Cả hai đều liên quan đến việc tạo một hóa đơn kỹ thuật số được gửi cho khách hàng. Thanh toán điện tử thường cũng bao gồm các phương thức thanh toán điện tử cho hóa đơn.

3. Sự khác biệt giữa EDI và hóa đơn điện tử là gì?

EDI là một công nghệ được sử dụng để trao đổi tài liệu kinh doanh, bao gồm cả hóa đơn điện tử. Nó được phát triển lần đầu tiên vào những năm 1960. Các doanh nghiệp phải kết nối với một mạng lưới chuyên biệt để gửi hoặc nhận hóa đơn. Nó chủ yếu được sử dụng bởi các công ty lớn trong nhiều ngành nghề. Ngược lại, hầu hết các hệ thống hóa đơn điện tử hiện đại đều dựa trên internet và sẵn sàng cho các công ty thuộc mọi quy mô.

4. Ai đủ điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử?

Bất kỳ công ty nào cũng có thể gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng của mình, miễn là những khách hàng đó có thể nhận hóa đơn qua internet hoặc cổng thông tin trực tuyến. Ở một số quốc gia, nhà cung cấp phải có sự đồng ý của khách hàng.

5. Sự khác biệt giữa hóa đơn và hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn dưới dạng kỹ thuật số và chứa thông tin thanh toán theo định dạng có cấu trúc. Điều này giúp việc xử lý hóa đơn tự động dễ dàng hơn. Nó được gửi cho khách hàng qua email hoặc thông qua một cổng an toàn.

Hệ thống hóa đơn điện tử là gì?

Hệ thống hóa đơn điện tử cho phép các công ty tạo và gửi hóa đơn điện tử. Sau đó, hóa đơn điện tử có thể được gửi qua email cho khách hàng hoặc khách hàng có thể truy cập chúng thông qua cổng thông tin khách hàng. Hóa đơn điện tử có thể là một tính năng của hệ thống kế toán hoặc hệ thống ERP rộng hơn.