Tính năng ẩn ít ai biết của Microsoft Office
Trước khi chi tiền cho các font chữ hay phần mềm chuyên dụng, bạn nên khám phá một trong những tính năng tích hợp sẵn nhưng ít người biết đến của Microsoft Office: Tạo và in mã vạch. Với Word, bạn có thể in nhiều loại mã vạch khác nhau, từ mã 1D như CODE128, CODE39, UPC A, UPC E, đến mã 2D phổ biến như mã QR (QR Code). Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách tận dụng tính năng này.
Cách tạo bảng mã vạch trong Excel
Bước 1: Tạo bảng dữ liệu.
Đầu tiên, bạn hãy tạo một bảng trong Excel theo các bước dưới đây:
- Cột đầu tiên: Đặt tên là “Type” và nhập ba loại mã vạch: Code128, Code39, và mã QR.
- Cột thứ hai: Đặt tên là “Label” và tạo ba mã tương ứng: 987654321, CLEARLY123 và Clearly Inventory is easy!.
- Cột thứ ba: Đặt tên là “Barcode” và nhập ba giá trị tương ứng, lần lượt là 987654321, CLEARLY123 và Clearly Inventory is easy!. Đây là thông tin sẽ được mã hóa thành mã vạch.
* Lưu ý: Đối với mã Code39, bạn cần phải thêm dấu sao (*) ở đầu và cuối của mã. Ví dụ: CLEARLY123. Nếu không có dấu sao, máy quét mã vạch sẽ không thể đọc được thông tin chính xác.
Bước 2: Lưu tập tin Excel.
Khi đã tạo bảng, hãy lưu tập tin Excel này trong thư mục "My Data Sources" nằm trong thư mục "My Documents". Đây là vị trí mà Word sẽ tìm kiếm các bảng khi thực hiện trộn thư (Mail Merge). Bạn có thể sử dụng thư mục khác, nhưng để đơn giản, nên lưu theo hướng dẫn này.
Hãy đặt tên tập tin là BarCodeExample.xlsx để dễ dàng tham khảo trong các bước tiếp theo.
Bước 3: Mở Word và chọn tab "Mailings".
Đầu tiên, mở một tài liệu mới trong Word và chọn tab Mailings. Nếu bạn không thấy tab này, có thể bạn cần tùy chỉnh thanh công cụ của mình để kích hoạt nó. Bạn có thể tra cứu trên Google cách làm nếu cần. Có thể bạn sẽ thấy Word có mục menu “Barcode”, nhưng tính năng này thường không hoạt động hiệu quả.
Bước 4: Nhấn vào “Labels”.
Trong tab Mailings, nhấn vào Labels để mở hộp thoại cho phép bạn chọn loại nhãn in.
Bước 5: Chọn loại nhãn cụ thể.
Hãy nhấp vào khu vực chọn loại nhãn (Có thể bạn sẽ thấy nó không thể click được nhưng thực tế là vẫn click được). Sau đó, chọn loại nhãn Avery US Letter, 5161 Easy Peel Address Labels. Đây là loại nhãn chúng ta sẽ sử dụng trong ví dụ này. Tuy nhiên, bạn có thể chọn bất kỳ loại nhãn nào phù hợp với nhu cầu của mình.
Bước 6: Nhấn vào nút "New Document".
Nhiều người thường mắc sai lầm khi nhấn vào nút Print ngay từ hộp thoại này. Thay vào đó, hãy nhấn vào New Document. Đừng vội hãy kiên nhẫn làm theo các bước tiếp theo!
Bước 7: Kiểm tra tài liệu mới của bạn.
Khi nhấn vào New Document, tài liệu mới sẽ xuất hiện với các đường viền của nhãn. Đến lúc này, bạn sẽ thấy mình có hai tài liệu Word đang mở: tài liệu gốc và tài liệu mới có các đường viền nhãn. Hãy chắc chắn rằng bạn đang làm việc với tài liệu có đường viền nhãn.
Bước 8: Nhấp lại vào tab "Mailings" trong tài liệu mới.
Trong tài liệu mới, nhấp vào tab Mailings một lần nữa để thấy các tùy chọn trộn thư (Mail Merge). Nếu không click vào, các bước tiếp theo sẽ không hiển thị đúng cách.
Bước 9: Chọn “Select Recipients”.
Bước này có thể hơi lạ nhưng thực chất chúng ta đang chọn một bảng hoặc bảng tính chứa các giá trị (ở đây là các mã vạch). Vì tính năng này thường được sử dụng để gửi thư, Microsoft gọi dữ liệu này là “Recipients” (Người nhận). Tuy nhiên, trong trường hợp này, những người nhận đó chính là mã vạch của bạn.
Bước 10: Chọn danh sách mã vạch của bạn.
Click vào Use an Existing List…. Đây là lúc tập tin Excel mà chúng ta đã tạo và lưu ở phần đầu của hướng dẫn này sẽ được sử dụng. Hãy chọn tập tin đó để bắt đầu trộn dữ liệu và in mã vạch.
Bước 11: Chọn tập tin Excel đã lưu.
Nhớ rằng tôi đã khuyên bạn lưu file trong thư mục My Data Sources? Đây là lý do. Microsoft Word sẽ tự động mở thư mục đó khi bạn nhấp vào Select Recipients. Điều này giúp tiết kiệm thời gian.
Tìm và chọn file BarCodeExample.xlsx mà chúng ta đã lưu trước đó. Nếu bạn đã làm đúng hướng dẫn, bạn sẽ thấy tập tin đó ở vị trí này. Sau đó, nhấn Open để bắt đầu quá trình trộn thư.
Bước 12: Chọn bảng tính trong Excel.
Nếu trong tập tin Excel của bạn có nhiều bảng tính, Word sẽ yêu cầu bạn chọn bảng. Đối với ví dụ này, chúng ta sẽ chọn Sheet1$ như đã hiển thị. Nếu bạn chỉ có một bảng tính thì chỉ cần chọn bảng đó và nhấn OK.
Bước 13: Chèn trường gộp (Merge Field).
Tiếp theo, nhấn vào Insert Merge Field trong tab Mailings. Đây là nơi bạn sẽ chèn các trường dữ liệu từ file Excel vào các nhãn trong Word. Trường dữ liệu bạn chọn sẽ tương ứng với cột trong bảng Excel.
Bước 14: Chọn “Type”.
Khi nhấp vào Insert Merge Field, bạn sẽ thấy các lựa chọn giống như tiêu đề cột trong bảng Excel của mình. Đầu tiên, chúng ta sẽ chọn trường Type để chèn loại mã vạch vào nhãn.
Bước 15: Đảm bảo trường gộp merge nằm ở nhãn đầu tiên.
Sau khi chèn thành công trường MERGEFIELD, bạn sẽ thấy một đoạn mã giữa các dấu ngoặc nhọn. Đây là đoạn mã giúp Word lấy dữ liệu từ cột Type trong bảng Excel và điền vào vị trí nhãn đó.
* Lưu ý: Dữ liệu bên trong dấu ngoặc nhọn này sẽ không xuất hiện trong bản in cuối cùng mà chỉ là mã điều khiển. Vì vậy, dù nhìn có vẻ như nội dung không vừa với nhãn, bạn không cần lo lắng, miễn là dữ liệu phù hợp. Một điểm quan trọng khác: Bạn không thể chỉ tạo một MERGEFIELD bằng cách gõ dấu ngoặc nhọn và đặt nội dung ở giữa. Vì vậy, đừng nghĩ đến việc làm như vậy. Hãy thực hiện theo cách tôi đang hướng dẫn bạn trong bài tập này.
Bước 16: Chèn trường gộp (Merge Field) thứ 2 là nhãn “Label”.
Giống như việc chèn trường Type, lần này chúng ta sẽ chèn trường Label. Đây là phần “đọc được bằng mắt” trên nhãn, giúp người sử dụng dễ dàng nhận biết thông tin, thay vì chỉ thấy mã vạch. Việc tách riêng trường Label và Barcode là một thực hành tốt vì đôi khi mã vạch có chứa những ký tự đặc biệt mà người dùng không cần nhìn thấy.
* Quan trọng: Nếu bạn nhìn thấy dấu << >> thay vì mã, hãy đặt con trỏ chuột vào trong và nhấp chuột phải để chọn Toggle Field Codes. Điều này sẽ hiển thị mã đúng cách.
Bước 17: Chèn trường gộp “Barcode”.
Lặp lại các bước tương tự cho trường Barcode. Bạn sẽ thấy cả ba trường Type, Label và Barcode được hiển thị. Để làm cho nhãn dễ đọc hơn, hãy thêm dấu hai chấm và khoảng trống giữa trường Type và Label, sau đó nhấn phím Enter để đưa trường Barcode xuống dòng mới. Bây giờ, nhãn của bạn sẽ có định dạng rõ ràng hơn.
Thêm một dấu hai chấm và khoảng trống giữa các trường Type và Label, sau đó nhấn Return hoặc Enter để đưa trường ghép BARCODE xuống dòng khác. Khi làm xong, nhãn của bạn sẽ trông giống như hình bên dưới.
Bước 18: Thay đổi “FIELD” thành “BARCODE”.
Đây là phần quan trọng nhất! Tôi phải thừa nhận rằng phần này đã tốn của tôi hơn hai giờ nghiên cứu để tìm ra. Vì một lý do nào đó, Microsoft không muốn bạn biết điều này. Bạn cần thay đổi từ “FIELD” thành “BARCODE”. Trước tiên, đánh dấu từ FIELD trong mã và thay bằng BARCODE. Đây chính là bí quyết để Word hiểu rằng bạn muốn tạo một mã vạch từ dữ liệu.
Bước 19: Đặt loại mã vạch.
Cuối cùng, bạn cần chỉ định loại mã vạch mà Word sẽ tạo. Ví dụ, để tạo mã vạch CODE128, bạn sẽ gõ “CODE128” vào mã. Bạn cũng có thể sử dụng CODE39 hoặc mã QR nếu cần.
Bước 20: Chèn mã cho nhãn tiếp theo.
Để thêm mã vạch vào nhãn tiếp theo, trước tiên bạn cần di chuyển con trỏ chuột đến góc trên cùng bên trái của vùng nhãn kế tiếp. Sau đó, vào tab Mailings và chọn Rules.
Bước 21: Chọn “Next Record”.
Trong menu Rules, nhấp vào tùy chọn Next Record. Đây là bước quan trọng vì nó yêu cầu Word lấy dữ liệu từ hàng tiếp theo trong bảng Excel. Nếu không có trường này, Word sẽ chỉ lặp lại dữ liệu của cùng một hàng, thay vì sử dụng các giá trị từ hàng mới.
Bước 22: Sao chép các trường gộp (Merge Field).
Bây giờ, bạn hãy sao chép tất cả các trường gộp Merge Field từ nhãn đầu tiên (bao gồm các trường như Type, Label, và Barcode).
Bước 23: Dán vào nhãn tiếp theo.
Sau khi đã sao chép, dán các trường này sau trường Next Record ở nhãn tiếp theo. Tiếp tục thực hiện tương tự cho các nhãn còn lại.
Bước 24: Thay đổi loại mã vạch.
Nếu bạn muốn sử dụng các loại mã vạch khác nhau, đây là lúc để tùy chỉnh. Ví dụ, với nhãn thứ hai, bạn có thể thay thế mã CODE128 bằng CODE39. Tương tự, đối với nhãn cuối cùng, bạn có thể thay mã CODE128 thành QR bằng cách chỉ cần gõ "QR" mà không thêm từ "CODE" trước đó.
Bước 25: Kết thúc quá trình và hợp nhất nhãn mã vạch.
Sau khi đã chèn các trường dữ liệu và mã vạch, chúng ta cần hoàn thiện quá trình. Nhấp vào Finish & Merge trong tab Mailings.
Bước 26: Chọn "Edit Individual Documents".
Thay vì chọn Print Documents, hãy chọn Edit Individual Documents. Lựa chọn này sẽ tạo ra một tài liệu hoàn chỉnh mà bạn có thể chỉnh sửa theo ý muốn.
Trong hộp thoại mới, đảm bảo tùy chọn All được chọn để áp dụng cho tất cả các nhãn, sau đó nhấp OK.
Bước 27: Xem thành quả.
Chúc mừng bạn! Bạn vừa hoàn tất việc tạo mã vạch chỉ với Microsoft Word và Excel. Đây là lúc để tự hào về thành quả của mình!
Bước 28: Sắp xếp bố cục nhãn mã vạch.
Tuy nhiên, có thể bạn sẽ thấy việc di chuyển mã vạch hơi khó khăn do định dạng mặc định của Microsoft. Để thay đổi, hãy nhấp vào mã vạch và chọn Square để dễ dàng di chuyển và sắp xếp.
Bước 29: Sắp xếp lại các mã vạch khác.
Lặp lại các bước tương tự cho các mã vạch còn lại để đảm bảo bố cục hoàn chỉnh.
Bước 30: In nhãn mã vạch.
Cuối cùng, hãy nhấp vào File rồi chọn Print để in các nhãn mã vạch của bạn. Bạn có thể in thử trên giấy thường trước khi sử dụng nhãn dán thực tế.
Kết luận
Phương pháp trên là một cách tiết kiệm để tạo mã vạch hàng loạt mà không cần đầu tư vào phần mềm hoặc thiết bị mới. Bạn có thể tạo thử với các loại mã vạch khác nhau. Nếu cần thêm thông tin về cách sử dụng trường MERGEBARCODE và các tùy chọn khác, hãy tham khảo trang hỗ trợ của Microsoft.
Việc sử dụng Microsoft Word và Excel để tạo mã vạch giúp bạn tiết kiệm chi phí mà vẫn đạt được hiệu quả cao, đặc biệt là khi cần xử lý số lượng lớn nhãn mã vạch.
>>> Xem thêm:
CẨM NANG VỀ MÁY IN MÃ VẠCH TỪ A ĐẾN Z CHO DOANH NGHIỆP
CÁCH CÀI ĐẶT SET KHỔ GIẤY DECAL MÁY IN MÃ VẠCH 1, 2 VÀ 3 TEM CHO NGƯỜI MỚI
DỊCH VỤ IN VÀ GIA CÔNG TEM NHÃN DECAL DÁN SẢN PHẨM GIÁ RẺ TẠI HÀ NỘI