Việc đặt hàng hóa, dịch vụ mà không có quy trình giống như nấu ăn không có công thức. Bạn sẽ không biết cần thêm gì, dẫn đến cuối cùng là một mớ lộn xộn và kết quả không như mong muốn.

Trên thực tế, theo ước tính, việc sai lệch hàng tồn kho trên toàn cầu, bao gồm chi phí mất doanh thu do hàng tồn dư và hết hàng, gây thiệt hại khổng lồ lên tới 1,1 nghìn tỷ USD. Bên cạnh đó, lãng phí hàng tồn kho và sản xuất hàng năm lên tới 163 tỷ USD, chủ yếu do lỗi của con người.

Để tránh nhầm lẫn, giao hàng trễ, thiếu hàng tồn kho và ảnh hưởng đến mối quan hệ với nhà cung cấp, bạn cần có một mẫu phiếu yêu cầu mua hàng phù hợp với loại hình kinh doanh và hàng hóa, dịch vụ bạn mua.

Bài viết dưới đây chia sẻ cho bạn năm mẫu miễn phí, có thể tùy chỉnh cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, cùng với các mẹo và phương pháp thực hiện tốt nhất để tạo các loại phiếu yêu cầu mua hàng khác nhau nhằm nâng cao hiệu quả và giảm thiểu lãng phí.

Phiếu yêu cầu mua hàng (PO) là gì?

Phiếu yêu cầu mua hàng (Purchase Order - PO) là một văn bản chính thức giữa người mua và người bán, nêu chi tiết các thông tin như thông số kỹ thuật của sản phẩm, số lượng, giá cả, ngày giao hàng và các điều khoản. Nó giúp giảm thiểu hiểu lầm và tranh chấp, cung cấp một khuôn khổ minh bạch để quản lý hàng tồn kho, lập kế hoạch tài chính và lưu trữ hồ sơ.

Cách tạo mẫu phiếu yêu cầu mua hàng (PO)

Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng được thiết kế tốt là rất quan trọng để duy trì sự rõ ràng và hiệu quả trong các giao dịch kinh doanh. Bạn có thể muốn tạo mẫu riêng của mình thay vì sử dụng mẫu có sẵn nếu doanh nghiệp của bạn yêu cầu các trường cụ thể cho các đơn hàng của mình.

Dưới đây là các yếu tố chính bạn cần bắt đầu, cũng như các bước thực hiện tốt nhất cho hệ thống PO của bạn.

Mở tài liệu và thêm thương hiệu công ty:

Để tạo mẫu phiếu yêu cầu mua hàng có thương hiệu chuyên nghiệp, trước tiên bạn cần mở một tài liệu mới bằng phần mềm chỉnh sửa ưa thích của mình như Google Sheets, Excel hoặc Microsoft Word.

Chủ yếu tập trung vào việc kết hợp thương hiệu của công ty, chẳng hạn như logo, màu sắc thương hiệu và phông chữ. Việc tích hợp các yếu tố thương hiệu của bạn sẽ nâng cao tính chuyên nghiệp và nhận diện tổng thể của các tài liệu phiếu yêu cầu mua hàng của bạn.

Thêm các chỗ trống cho thông tin nhà cung cấp và đơn hàng:

Chỉ định các phần cụ thể của tài liệu cho thông tin nhà cung cấp và thông tin đơn hàng. Để trống các chỗ trống cho các yếu tố sau:

• Số PO.
• Thông tin người mua.
• Thông tin nhà cung cấp.
• Chi tiết mặt hàng.
• Chi tiết vận chuyển.
• Giá cả và các điều khoản.
• Ngày đến hạn.
• Thông tin liên lạc.

Lưu một bản sao mẫu đơn hàng của bạn với các chỗ trống. Bây giờ bạn đã có một mẫu hệ thống mà bạn có thể sử dụng sau này để đơn giản hóa quy trình tạo phiếu yêu cầu mua hàng và đảm bảo bạn không bao giờ bỏ sót một thông tin quan trọng nào.

Thêm thông tin doanh nghiệp của bạn:

Khi bạn đã sẵn sàng để gửi phiếu yêu cầu mua hàng, hãy hoàn thành mẫu của bạn với thông tin của công ty và nhà cung cấp của bạn trong các chỗ trống được chỉ định. Sau đó, điền vào các chi tiết cụ thể cho giao dịch này như:

• Tên sản phẩm.
• Số lượng.
• Giá thỏa thuận.
• Mã sản phẩm duy nhất.
• Ngày giao hàng mong muốn.
• Bất kỳ điều khoản hoặc điều kiện đặc biệt nào.

Lưu bản sao:

Sau khi bạn đã hoàn thành phiếu yêu cầu mua hàng, hãy đảm bảo lưu một bản sao để lưu hồ sơ. Điều này đảm bảo việc lưu giữ hồ sơ hiệu quả và giảm thiểu rủi ro mất thông tin.

Ngoài ra, nếu bạn lại làm việc với cùng một nhà cung cấp hoặc có các giao dịch lặp lại với họ, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách đơn giản là điều chỉnh ngày tháng và chi tiết vận chuyển trên các phiếu yêu cầu mua hàng trong tương lai.

Duy trì mẫu đơn:

Thiết lập hệ thống để cập nhật mẫu của bạn. Thường xuyên xem xét nó để đảm bảo nó phản ánh bất kỳ thay đổi nào về thương hiệu hoặc chi tiết liên lạc của công ty bạn. Việc duy trì nhất quán mẫu phiếu yêu cầu mua hàng của bạn sẽ giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi và đảm bảo cách tiếp cận được chuẩn hóa theo thời gian.

5 mẫu phiếu yêu cầu mua hàng miễn phí

1. Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng tiêu chuẩn:

Phiếu yêu cầu mua hàng tiêu chuẩn (Purchase Order - PO) chứa các thông tin cần thiết cho một giao dịch đơn giản. Mẫu này tuân theo các quy trình tốt nhất về phiếu yêu cầu mua hàng, chẳng hạn như duy trì sự nhất quán về định dạng và ngôn ngữ trong toàn bộ tài liệu.

Ngoài ra, mẫu còn bao gồm các yếu tố tiêu chuẩn như:

• Số phiếu yêu cầu mua hàng (PO number): Mã ID duy nhất được gán cho mỗi phiếu yêu cầu mua hàng để theo dõi và tham khảo.
• Thông tin người mua và người bán (Buyer and vendor information): Mục này bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của người mua và người bán.
• Chi tiết đơn hàng (Order detail): Mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ được mua, bao gồm số lượng và bất kỳ mã hoặc ghi chú nào có liên quan.
• Chi tiết vận chuyển (Shipping detail): Chi tiết phương thức vận chuyển, địa điểm giao hàng và ngày dự kiến giao hàng.
• Giá cả (Price): Mục giá ghi rõ ràng đơn giá, tổng chi phí, thuế áp dụng và bất kỳ chiết khấu nào liên quan đến các mặt hàng được mua.
• Ngày đến hạn (Due date): Ngày đến hạn thanh toán và giao hàng để đảm bảo trách nhiệm của cả hai bên.

Tải mẫu phiếu PO tiêu chuẩn

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tải file trên Google Drive mà không cần yêu cầu quyền chỉnh sửa

2. Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng dành riêng cho bán lẻ:

Bên cạnh các thông tin cơ bản về người mua, người bán giống như mẫu phiếu yêu cầu mua hàng tiêu chuẩn, mẫu dành riêng cho bán lẻ thường tập trung chi tiết hơn vào thông tin nhà cung cấp.

Thông tin bổ sung này được đưa vào để giúp quản lý mức tồn kho hiệu quả hơn, đàm phán các điều khoản có lợi với nhà cung cấp và đảm bảo luồng hàng hóa ổn định và kịp thời.

• Mã sản phẩm (SKU): Đây là mã định danh duy nhất cho từng mặt hàng. Nó giúp việc quản lý hàng tồn kho dễ dàng hơn nhờ có thể theo dõi và nhận dạng sản phẩm nhanh chóng.
• Thời gian đặt hàng (Lead time): Thời gian đặt hàng là khoảng thời gian giữa lúc đặt hàng và nhận được hàng. Bằng cách ghi chú thời gian này, các nhà bán lẻ có thể lên kế hoạch hàng tồn kho hiệu quả, tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
• Số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ): Thông thường, nhà cung cấp sẽ đặt ra số lượng sản phẩm tối thiểu mà nhà bán lẻ phải mua trong một đơn hàng. Liệt kê số lượng này trong phiếu yêu cầu mua hàng đảm bảo đơn hàng đáp ứng các yêu cầu về sản xuất hoặc logistics. Nó cũng có thể mang lại lợi thế về chi phí, đặc biệt đối với các nhà bán lẻ mua hàng với số lượng lớn.

Tải mẫu phiếu PO dành cho bán lẻ

3. Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng dành cho Thương mại điện tử:

Phiếu yêu cầu mua hàng cho thương mại điện tử (TMĐT) nhìn chung khá giống với phiếu dành cho bán lẻ. Tuy nhiên, một số mặt hàng TMĐT có thể là sản phẩm kỹ thuật số, đòi hỏi thông tin khác biệt so với hàng hóa vật lý. Bên cạnh đó, do người mua chủ yếu dựa vào hình ảnh và mô tả trực tuyến để đánh giá sản phẩm, các mẫu phiếu yêu cầu mua hàng TMĐT thường tập trung mô tả chi tiết hơn.

Thông tin sản phẩm kỹ thuật số: Đối với các mặt hàng kỹ thuật số, bạn có thể cần thêm các chi tiết như:

• Giấy phép phần mềm (Software License): Nếu mua phần mềm, bạn cần ghi rõ loại giấy phép (license) cần thiết, chẳng hạn như giấy phép sử dụng cá nhân hay thương mại.
• Thông tin đăng ký (Subscription): Nếu mua gói đăng ký dịch vụ, hãy ghi rõ thời hạn đăng ký và các điều khoản liên quan.
• Mã truy cập (Access code): Nếu sản phẩm yêu cầu mã kích hoạt hoặc truy cập, hãy yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thông tin này trong phiếu yêu cầu mua hàng.

Tải mẫu phiếu PO dành cho Thương mại điện tử (TMĐT)

4. Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng dành cho sản xuất:

Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng cho sản xuất đòi hỏi chú ý đến các yêu cầu cụ thể của quy trình sản xuất. Loại phiếu này thường bao gồm các chi tiết như vật liệu, kích thước, lịch trình sản xuất và tiêu chuẩn chất lượng.

Bằng cách nêu rõ ràng các yêu cầu về vật liệu, bạn có thể ngăn ngừa lãng phí sản xuất do lỗi sản phẩm. Việc lên lịch trình sản xuất hiệu quả trong phiếu yêu cầu mua hàng cũng giúp tránh lãng phí thời gian và nhân công do chờ đợi máy móc, sản xuất thừa hoặc thời gian vận chuyển quá lâu.

Những thông tin quan trọng cần có trong mẫu phiếu yêu cầu mua hàng dành cho sản xuất gồm:

• Danh mục nguyên vật liệu (BOM): BOM liệt kê các nguyên liệu thô, thành phần và chi tiết lắp ráp cần thiết để sản xuất sản phẩm cuối cùng. Bao gồm yếu tố này giúp nhà cung cấp hiểu rõ các đầu vào cần thiết, tránh sai sót và chậm trễ.
• Lịch trình sản xuất (Production Schedule): Lịch trình nêu rõ thời gian dự kiến diễn ra từng giai đoạn sản xuất. Điều này giúp cả hai bên phối hợp hoạt động, phân bổ nguồn lực hiệu quả và đáp ứng thời hạn giao hàng.
• Yêu cầu kiểm soát chất lượng (Quality control requirement): Nêu rõ các tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng trong phiếu yêu cầu mua hàng giúp tạo khuôn khổ trách nhiệm, đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng mong muốn.
• Chi tiết đóng gói (Packaging detail): Bao gồm thông số kỹ thuật đóng gói giúp bảo vệ sản phẩm trong quá trình vận chuyển và lưu kho.

Tải mẫu phiếu PO dành cho sản xuất

5. Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng dành cho bán buôn:

Nếu bạn đang hoạt động trong lĩnh vực bán buôn, việc sử dụng mẫu phiếu yêu cầu mua hàng phù hợp là rất cần thiết, đặc biệt là đối với các đơn hàng số lượng lớn và nhiều mặt hàng. Bên cạnh các thông tin tiêu chuẩn như chi tiết sản phẩm, số lượng và giá cả, mẫu phiếu yêu cầu mua hàng bán buôn thường tập trung vào các điều khoản cụ thể liên quan đến quy mô của đơn hàng.

Những thông tin quan trọng cần lưu ý trong mẫu phiếu yêu cầu mua hàng bán buôn:

• Cấu trúc giá (Pricing structure): Nêu rõ ràng cấu trúc giá, đặc biệt là chiết khấu theo khối lượng để đảm bảo tính minh bạch ngay từ đầu. Điều này giúp bạn dễ dàng so sánh giá cả và đưa ra quyết định mua hàng phù hợp.
• Điều khoản vận chuyển (Ship term): Các điều khoản vận chuyển như FOB (Free on Board - Người bán chịu trách nhiệm giao hàng lên tàu) hoặc CIF (Cost, Insurance, Freight - Người bán chịu trách nhiệm tới khi hàng lên tàu, bao gồm chi phí, bảo hiểm và vận chuyển) sẽ giúp xác định rõ ai (người mua hay người bán) chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển và thời điểm rủi ro mất mát hư hỏng được chuyển giao.
• Tùy chọn tùy chỉnh (Customization option): Bạn có thể ghi chú các tùy chọn tùy chỉnh sản phẩm như kiểu dáng, màu sắc, kích thước hoặc thậm chí là yêu cầu đóng gói để đảm bảo sản phẩm sẵn sàng bán lẻ. Bằng cách nêu rõ các yêu cầu này, bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức cho cả hai bên.

​​​​​​​Tải mẫu phiếu PO dành cho bán buôn

Kết luận

Sử dụng những mẫu phiếu yêu cầu mua hàng được thiết kế riêng cho từng loại hình kinh doanh sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình đặt hàng, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.

Ngoài những thông tin được chia sẻ trong bài viết, bạn cũng có thể tham khảo thêm các nguồn tài nguyên hữu ích khác để tìm hiểu chi tiết hơn về cách tạo và sử dụng phiếu yêu cầu mua hàng hiệu quả. Chúc bạn thành công!

>>> Xem thêm:

TỔNG HỢP CÁC MẪU HÓA ĐƠN MIỄN PHÍ FILE WORD, EXCEL

MẪU BÁO CÁO BÁN HÀNG THEO NGÀY BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ CHO NGƯỜI MỚI

MẪU FILE QUẢN LÝ BÁN HÀNG BẰNG EXCEL ĐƠN GIẢN VÀ MIỄN PHÍ CHO NGƯỜI MỚI

5+ MẪU FILE QUẢN LÝ XUẤT NHẬP TỒN KHO BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ

MẪU FILE QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ DÀNH CHO DOANH NGHIỆP CHO THUÊ THIẾT BỊ

TOP 10+ MẪU BẢNG TÍNH VÀ FILE QUẢN LÝ TÀI SẢN BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ CHO DOANH NGHIỆP

TIPS HƯỚNG DẪN LÀM BÁO CÁO HÀNG TỒN KHO + MẪU BÁO CÁO HÀNG TỒN KHO MIỄN PHÍ

TOP 5 MẪU FILE QUẢN LÝ KHO HÀNG BẰNG EXCEL HIỆU QUẢ VÀ MIỄN PHÍ

TỔNG HỢP CÁC MẪU EXCEL KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO CHO DOANH NGHIỆP