Tài liệu Lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì thay thế bằng bản sao hợp pháp (Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011).

Cùng với các địa phương trong cả nước, hiện nay Nam Định đang tiến hành sắp xếp các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã giai đoạn 2023-2030 theo tinh thần Nghị quyết số 35/2023/UBTVQH ngày 12 tháng 07 năm 2023 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội Về việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã giai đoạn 2023 – 2030. Quá trình sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã ít nhiều sẽ tác động đến việc quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị. Tại Điều 24, Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy định: Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản

Cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu theo quy định sau đây:

1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó;

2. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì tất cả các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định.

3. Tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý được quản lý như sau:

a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền;

b) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không có cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, được hình thành do chính hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân trong quá trình thực thi những chức năng nhiệm vụ hoặc chức trách được luật pháp quy định.

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa là giá trị chứng cứ hoặc giá trị thông tin chứa trong đó có thể cung cấp bằng chứng hoặc cung cấp thông tin có ảnh hưởng ở mức độ nhất định nào đó tới quá trình và kết quả hoạt động xã hội trong các lĩnh vực như: chính trị, khoa học, kinh tế và các lĩnh vực khác. Thực tiễn đã chứng minh: bất cứ cơ quan nào, dù lớn hay nhỏ, là cơ quan khoa học kỹ thuật hay cơ quan quản lý hành chính trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, ít nhiều đều cần đến tài liệu lưu trữ hoặc dùng làm căn cứ để giải quyết những công việc cụ thể hoặc tìm ở đấy những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch chủ trương, chính sách, đề ra các quyết định về quản lý, về giáo dục truyền thống yêu nước, về chủ nghĩa anh hùng cách mạng.

Việc thực hiện Luật lưu trữ về quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản và ý nghĩa của tài liệu Lưu trữ đã nêu ở trên, hi vọng trong thời gian tới tỉnh Nam Định thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã thì việc quản lý tài liệu lưu trữ được thực hiện đúng quy định, không để xảy ra những trường hợp đáng tiếc: tài liệu bị tích đống, mối mọt, mất tài liệu, tài liệu bị phân tán, không được tập trung./.