Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp hạch toán hàng tồn kho dựa trên kết quả kiểm kê thực tế hàng tồn kho vào cuối kỳ kế toán. Theo phương pháp này, hàng tồn kho không được hạch toán theo từng lần nhập, xuất mà chỉ được hạch toán vào cuối kỳ kế toán.

Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kiểm kê định kỳ thường được áp dụng ở các công ty có danh mục hàng hóa, nguyên vật liệu lớn.

1. Phương pháp kiểm kê định kỳ là gì?

Hàng tồn kho là những tài sản mà doanh nghiệp dự trữ để bán ra hoặc sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Hàng tồn kho bao gồm:

• Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ
• Hàng hóa mua đang đi trên đường
• Sản phẩm dở dang
• Thành phẩm, hàng hóa, hàng gửi bán
• Hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp

Khái niệm “Phương pháp kiểm kê định kỳ”

Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất.

Đây là phương pháp hạch toán hàng tồn kho căn bản mà các kế toán kho cần nắm được.

Ưu điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ:

• Phương pháp này đơn giản, dễ thực hiện.
• Tiết kiệm chi phí kiểm kê.

Vì những ưu điểm này nên phương pháp kiểm kê định kỳ phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, chủng loại đa dạng và có số lượng tương đối lớn; hoặc doanh nghiệp sản xuất một loại hàng hóa, sản phẩm.

Nhược điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ:

• Giá trị hàng tồn kho trên sổ sách kế toán không phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng tồn kho.
• Có thể dẫn đến sai sót trong việc tính giá thành sản phẩm, hàng hóa.

2. Cách hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Hạch toán khi mua hàng

Khi mua hàng, kế toán ghi nhận giá trị mua hàng vào tài khoản mua hàng. Khi hàng hóa về nhập kho, kế toán sẽ căn cứ vào số lượng thực tế nhập kho để ghi nhận giá trị hàng hóa nhập kho vào tài khoản hàng tồn kho.

Ví dụ: Công ty A mua 100 sản phẩm với giá mua 10.000 đồng/sản phẩm. Giá trị mua hàng là 1.000.000 đồng. Số lượng thực tế nhập kho là 90 sản phẩm.

Kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 156: 900.000

Có TK 153: 900.000

Hạch toán khi bán hàng

Khi bán hàng, kế toán ghi nhận giá trị bán hàng vào tài khoản bán hàng. Khi hàng hóa xuất kho, kế toán sẽ căn cứ vào số lượng thực tế xuất kho để ghi nhận giá trị hàng hóa xuất kho vào tài khoản giá vốn hàng bán.

Ví dụ: Công ty A bán 90 sản phẩm với giá bán 12.000 đồng/sản phẩm. Giá trị bán hàng là 1.080.000 đồng. Số lượng thực tế xuất kho là 90 sản phẩm.

Kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 511: 1.080.000

Có TK 632: 1.080.000

Hạch toán khi kết thúc kỳ kế toán

Khi kết thúc kỳ kế toán, kế toán tiến hành kiểm kê thực tế hàng tồn kho. Căn cứ vào kết quả kiểm kê, kế toán sẽ điều chỉnh giá trị hàng tồn kho trên sổ sách kế toán cho phù hợp với giá trị thực tế.

Ví dụ: Kết quả kiểm kê thực tế của công ty A cho thấy số lượng hàng tồn kho là 90 sản phẩm với giá trị 990.000 đồng. Giá trị hàng tồn kho trên sổ sách kế toán là 1.080.000 đồng.

Kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 632: 90.000

Có TK 156: 90.000

3. Cách tính giá trị xuất kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Công thức tính giá trị hàng hóa được xuất trong kỳ: