Trong kế toán, có hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho: phương pháp kiểm kê định kỳ và phương pháp kiểm kê thường xuyên.
Phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán hàng tồn kho dựa trên kết quả kiểm kê thực tế hàng tồn kho vào cuối kỳ kế toán. Theo phương pháp này, hàng tồn kho không được hạch toán theo từng lần nhập, xuất mà chỉ được hạch toán vào cuối kỳ kế toán.
Phương pháp kiểm kê thường xuyên
Phương pháp kiểm kê thường xuyên là phương pháp hạch toán hàng tồn kho dựa trên hạch toán hàng tồn kho theo từng lần nhập, xuất. Theo phương pháp này, hàng tồn kho được hạch toán liên tục, theo dõi chi tiết từng lần nhập, xuất, tồn kho.
Việc lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phụ thuộc vào các yếu tố sau:
Giá trị hàng tồn kho
Giá trị hàng tồn kho là yếu tố quan trọng quyết định đến việc lựa chọn phương pháp kiểm kê. Nếu hàng tồn kho có giá trị thấp, việc kiểm kê thường xuyên sẽ tốn kém chi phí hơn lợi ích thu được. Do đó, các doanh nghiệp có hàng tồn kho có giá trị thấp thường áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ.
Chi phí kiểm kê
Chi phí kiểm kê là chi phí phát sinh cho việc tổ chức, thực hiện kiểm kê hàng tồn kho. Chi phí này bao gồm chi phí nhân công, chi phí vật tư, chi phí đi lại,... Nếu chi phí kiểm kê lớn hơn lợi ích thu được, doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ.
Yêu cầu quản lý
Yêu cầu quản lý là yếu tố quan trọng quyết định đến việc lựa chọn phương pháp kiểm kê. Nếu doanh nghiệp cần nắm bắt chi tiết tình hình hàng tồn kho, cần kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho thì nên áp dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên.
Sau đây, Tân Hưng Hà xin đưa ra bảng so sánh, phân tích các yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định Lựa chọn phương pháp kế toán kiểm kê hàng tồn kho
| Phương pháp kiểm kê thường xuyên | Phương pháp kiểm kê định kỳ | |
| Nội dung | -Hạch toán hàng tồn kho dựa trên hạch toán hàng tồn kho theo từng lần nhập, xuất. - Hàng tồn kho được hạch toán liên tục, theo dõi chi tiết từng lần nhập, xuất, tồn kho. - Doanh nghiệp theo dõi thường xuyên, liên tục, có hệ thống |
- Hạch toán hàng tồn kho dựa trên kết quả kiểm kê thực tế hàng tồn kho vào cuối kỳ kế toán. - Hàng tồn kho không được hạch toán theo từng lần nhập, xuất mà chỉ được hạch toán vào cuối kỳ kế toán. - Doanh nghiệp không theo dõi thường xuyên - Phương pháp chỉ phản ánh hàng hóa tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh hàng xuất - nhập trong kỳ |
| Chứng từ SD | - Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho - Bản kiểm kê hàng tồn kho Kế toán nhận chứng từ xuất nhập hàng hóa từ thủ kho, kiểm tra và phân loại chứng từ theo từng chủng loại, từng nhóm hàng hóa, ghi giá hạch toán và tính tiền cho từng chứng từ |
- Biên bản kiểm kê hàng tồn kho - Bảng tính hạch toán hàng tồn kho |
| Cách hạch toán | Khi mua hàng: Nợ TK 156: Giá trị hàng mua Có TK 111, 112, 331,...: Giá trị hàng mua Khi bán hàng: Nợ TK 511: Giá trị hàng bán Có TK 632: Giá trị hàng bán |
Khi mua hàng: Nợ TK 153: Giá trị hàng mua Có TK 111, 112, 331,...: Giá trị hàng mua Khi bán hàng: Nợ TK 511: Giá trị hàng bán Có TK 632: Giá trị hàng bán Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế, kế toán điều chỉnh giá trị hàng tồn kho trên sổ sách kế toán cho phù hợp với giá trị thực tế. |
| Ví dụ khi mua hàng: Công ty A mua 100 sản phẩm với giá mua 10.000 đồng/sản phẩm. Giá trị mua hàng là 1.000.000 đồng. |
Kế toán ghi nhận như sau: Nợ TK 156: 1.000.000 Có TK 111: 1.000.000 |
Kế toán ghi nhận như sau: Nợ TK 153: 1.000.000 Có TK 111: 1.000.000 Cuối kỳ, nếu kết quả kiểm kê thực tế cho thấy số lượng hàng tồn kho là 90 sản phẩm thì kế toán điều chỉnh giá trị hàng tồn kho như sau: Nợ TK 632: 100.000 Có TK 153: 100.000 |
| Đối tượng áp dụng | Áp dụng cho các doanh nghiệp có hàng tồn kho có giá trị cao, ít chủng loại, số lượng nhỏ hoặc doanh nghiệp cần nắm bắt chi tiết tình hình hàng tồn kho. | Áp dụng cho các doanh nghiệp có hàng tồn kho có giá trị thấp, đa chủng loại, số lượng lớn hoặc doanh nghiệp sản xuất một loại hàng hóa, sản phẩm. |
| Ưu Điểm | - Giá trị hàng tồn kho trên sổ sách kế toán phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng tồn kho. - Hạn chế sai sót trong việc ghi chép, quản lý và tính giá thành sản phẩm, hàng hóa. - Nắm bắt, quản lý hàng tồn kho thường xuyên, liên tục góp phần điều chỉnh nhanh chóng kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp |
Phương pháp này đơn giản, dễ thực hiện, tiết kiệm chi phí kiểm kê |
| Nhược điểm | Phương pháp này phức tạp, khó thực hiện, tốn kém chi phí kiểm kê. | - Giá trị hàng tồn kho trên sổ sách kế toán không phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng tồn kho. - Có thể dẫn đến sai sót trong việc tính giá thành sản phẩm, hàng hóa. - Công việc kiểm tra không thường xuyên tình hình xuất nhập hàng hóa gây hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán trong quản lý - Khó phát hiện sai sót nếu kiểm kê hàng thực tế nhập kho không trùng với số liệu thực tế |
