Phần mềm chấm công tính lương là gì? 7 Tiêu chí chọn cho nhà máy sản xuất

Cuối ca đêm, quản đốc gộp bảng chấm công từ 3 tổ để chuyển lên phòng nhân sự. Ca gãy vắt qua nửa đêm phải tách tay thành 2 khối giờ. Công nhân xin xác nhận tăng ca nhưng không có điện thoại thông minh để chụp lại bảng phân ca. Đến kỳ lương, chỉ một dòng Excel gõ sai công thức là cả xưởng kéo lên khiếu nại.

Để giải quyết triệt để những bất cập trên, phần mềm chấm công tính lương ra đời như một giải pháp toàn diện. Hệ thống kết nối trực tiếp dữ liệu từ thiết bị (vân tay, khuôn mặt, thẻ từ) để tự động tính toán và xuất bảng lương mà không cần qua file Excel trung gian. Tuy nhiên, so với khối văn phòng, bài toán nhân sự tại các nhà máy sản xuất phức tạp hơn hẳn với 4 thách thức đặc thù: xử lý ca kíp đan xen, tính toán tăng ca chuẩn luật, giải quyết việc công nhân không dùng điện thoại và tích hợp đồng bộ với phần mềm kế toán hiện hữu.

Vậy, phần mềm chấm công tính lương giải quyết 4 bài toán khó này ra sao? Và đâu là những tiêu chí cốt lõi, nhà máy cần cân nhắc trước khi lựa chọn?

Phần mềm chấm công tính lương là gì?

Phần mềm chấm công tính lương cho nhà máy là hệ thống quản trị kết nối trực tiếp thiết bị chấm công phần cứng với công thức tính lương động. Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu giờ công, ca xoay, tăng ca rồi chuyển thành bảng lương chi tiết cho từng công nhân theo đúng quy định pháp luật lao động, không cần xử lý qua file Excel trung gian.

Hệ thống gồm 2 thành phần gắn liền nhau:

• Thiết bị chấm công: Máy chấm công vân tay, nhận diện khuôn mặt hoặc thẻ từ, đặt tại cổng xưởng hoặc từng chuyền sản xuất.
• Bộ xử lý tính lương: Phần mềm nhận dữ liệu giờ ra vào từ thiết bị, áp công thức lương và hệ số tăng ca, xuất ra bảng lương theo kỳ.

Phần mềm tính lương cho khối văn phòng chỉ cần cộng giờ hành chính là xong. Nhà máy thì khác: bộ xử lý phải gánh được ca xoay theo tuần và ca vắt nửa đêm nên ba phần tiếp theo sẽ đi vào từng bài toán riêng này.

Phần mềm chấm công tính lương xử lý ca đêm, ca gãy, ca xoay như thế nào?

Ba dạng ca gây khó nhất cho tính lương thủ công là ca đêm, ca gãy và ca xoay. Phần mềm xử lý bằng cách gán mỗi khung giờ vào đúng loại ca trước khi tính tiền, thay vì cộng dồn tổng giờ công thành một khối. Cách làm này giống việc chia hàng vào từng khay riêng trước khi cân: chỉ cần bỏ nhầm một món sang khay bên cạnh là cả lô ra số sai.

Cụ thể, phần mềm xử lý 3 loại ca này như sau:

• Ca gãy: Là ca làm việc bị chia đôi trong ngày, chẳng hạn sáng 6h đến 10h, nghỉ, rồi chiều 14h đến 18h. Phần mềm nhận diện qua 2 lần chấm công riêng biệt, tránh cộng nhầm khoảng nghỉ giữa 2 nửa ca thành giờ công.
• Ca xoay: Là ca công nhân đổi theo tuần hoặc theo chu kỳ, sáng chiều đêm luân phiên. Loại ca này cần bảng phân ca động khai báo trước, để phần mềm biết ngày nào công nhân thuộc ca nào mà tính đúng hệ số.
• Ca đêm vắt qua 2 ngày: Là trường hợp phức tạp nhất. Với ca 22h đến 06h, nếu công nhân ở lại làm thêm đến 08h, phần mềm cần tách ra 3 khối giờ khác nhau: giờ ca chính (22h đến 06h), giờ tăng ca đêm (trong khung 22h đến 06h nếu vượt định mức) và giờ tăng ca sau ca (06h đến 08h, tính theo hệ số ban ngày).

Đây chính là chỗ Excel hay sai nhất. Một dòng công thức copy lệch là hệ số của cả một tổ đi sai và kỳ lương sau phòng nhân sự phải ngồi truy lại từng người.

Cách tính lương tăng ca theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP

Tăng ca tại nhà máy sản xuất áp nhiều hệ số khác nhau tùy thời điểm làm thêm, không phải một mức cố định. Phần mềm chấm công tính lương cần khai báo sẵn các hệ số này để tự động áp đúng, thay vì để kế toán tra cứu tay từng trường hợp.

Dòng cuối bảng là chỗ dễ tính thiếu nhất. Làm thêm giờ vào ban đêm gộp 3 cấu phần chứ không phải một hệ số duy nhất, giống hóa đơn tiền điện tính theo bậc thang: người dùng không trả một mức giá chung mà trả nhiều bậc cộng lại.

Trong đó phần 20% tính trên tiền lương giờ ban ngày của chính ngày đó: 100% nếu là ngày thường mà công nhân chưa làm thêm ban ngày, 150% nếu ngày thường đã có làm thêm ban ngày, 200% nếu là ngày nghỉ hằng tuần và 300% nếu là ngày lễ, Tết.

Hệ số trong bảng là mức tối thiểu theo luật, doanh nghiệp trả cao hơn thì được nhưng thấp hơn thì không. Vì vậy phần mềm cần cho phép khai báo hệ số riêng của từng doanh nghiệp trên nền các mức tối thiểu này, để vừa đúng luật vừa khớp quy chế lương nội bộ. Công thức và ví dụ tính cho từng loại ca nằm ở bài cách tính công ca kíp, ca đêm và tăng ca cho công nhân sản xuất.

Vì sao công nhân xưởng cần giải pháp chấm công không phụ thuộc điện thoại?

Nhiều phần mềm chấm công phổ biến trên thị trường được thiết kế cho nhân viên văn phòng, dùng ứng dụng di động kết hợp định vị GPS để xác nhận giờ vào ra. Cách này không phù hợp với công nhân trong xưởng sản xuất.

Nhà máy áp quy định an toàn lao động và bảo mật quy trình không cho phép mang điện thoại cá nhân vào khu vực chuyền sản xuất. Quy định này vừa tránh mất tập trung khi vận hành máy, vừa tránh rò rỉ hình ảnh dây chuyền hoặc mẫu sản phẩm.

Vì vậy, phần mềm chấm công tính lương cho nhà máy cần dựa vào thiết bị phần cứng kết nối trực tiếp qua mạng nội bộ (LAN). Thiết bị vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt đặt cố định tại cổng xưởng hoặc đầu mỗi chuyền vừa tuân thủ quy định an toàn, vừa đảm bảo mọi công nhân chấm công được dù không sở hữu điện thoại thông minh.

7 tiêu chí chọn phần mềm chấm công tính lương cho nhà máy sản xuất

Phần lớn bảng tiêu chí chọn phần mềm trên thị trường viết chung cho mọi loại hình doanh nghiệp. Với nhà máy sản xuất, 7 tiêu chí dưới đây cụ thể hơn, bám sát 3 bài toán vừa phân tích:

1. 1. Xử lý được ca đêm, ca gãy, ca xoay: Không chỉ tính giờ công theo ca hành chính cố định.
2. 2. Áp đúng hệ số tăng ca theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP: Tách rõ từng loại hệ số thay vì gộp chung một mức.
3. 3. Chấm công không phụ thuộc điện thoại cá nhân: Dùng thiết bị vân tay hoặc khuôn mặt kết nối trực tiếp mạng nội bộ.
4. 4. Khai báo được công thức lương theo lương sản phẩm hoặc lương khoán: Không chỉ tính theo lương thời gian như khối văn phòng.
5. 5. Kết nối được với phần mềm kế toán hoặc ERP (hệ thống quản lý doanh nghiệp) đang dùng: Qua API hoặc xuất file theo định dạng chuẩn, không bắt buộc đổi toàn bộ hệ thống kế toán hiện có.
6. 6. Có báo cáo đối chiếu lịch sử chấm công: Truy lại được từng lần quẹt thẻ khi công nhân khiếu nại sai lệch.
7. 7. Đơn vị cung cấp hỗ trợ triển khai tại chỗ: Khảo sát quy chế lương thực tế của nhà máy, không chỉ hướng dẫn qua video từ xa.

Sau 7 tiêu chí này, nhà máy còn phải chọn mô hình triển khai (on-premise hay cloud), vì mô hình làm đổi tổng chi phí sau 5 năm; bài on-premise hay cloud: nên chọn mô hình nào cho phần mềm nhân sự nhà máy so sánh các khoản này.

Tại sao chọn Tân Hưng Hà?

Nắm vững 7 tiêu chí lựa chọn phần mềm kể trên mới chỉ là điều kiện cần. Điều kiện đủ để dự án thành công là một quá trình đánh giá thực tế: khảo sát kỹ lưỡng quy chế lương hiện tại của nhà máy và đối chiếu khắt khe với năng lực của phần mềm, trước khi đặt bút cam kết triển khai.

Tân Hưng Hà là đại lý FTS HRM, phần mềm quản trị nhân sự do First Trust Việt Nam phát triển, có sẵn bộ xử lý ca kíp và tăng ca theo đúng các nguyên tắc trình bày ở trên.

• Báo giá theo quy chế lương thực tế: Không áp một cấu hình chung cho mọi nhà máy.
• Demo thực chiến cùng chuyên gia FTS: Trả lời được câu hỏi kỹ thuật về ca kíp, tăng ca ngay trong buổi demo.
• Một đầu mối làm việc: khách hàng trao đổi nhu cầu và nhận báo giá bản quyền FTS HRM qua Tân Hưng Hà.

Sự khác biệt cốt lõi nhất giữa phần mềm nhà máy và văn phòng nằm ở năng lực xử lý ca kíp và bám sát luật lao động. Hãy dùng 7 tiêu chí trong bài viết này làm kim chỉ nam trước khi quyết định đầu tư. Bởi lẽ, nếu phần mềm không xử lý đúng ca đêm/ca gãy/ca xoay, tính hệ số tăng ca theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP và chấm công không cần smartphone thì cuối cùng, phòng nhân sự vẫn phải vật lộn sửa file Excel và đau đầu giải quyết các loại khiếu nại.

Sẵn sàng tự động hóa bảng lương cho xưởng của bạn? Tân Hưng Hà cùng hệ thống FTS HRM tự tin sở hữu sẵn bộ công cụ giải quyết triệt để mọi bài toán phân ca và tính công phức tạp nhất.

Đừng ngần ngại, hãy để chuyên gia của chúng tôi tư vấn hoàn toàn miễn phí dựa trên chính quy chế lương thực tế của nhà máy bạn: Gọi hotline 091 696 2335 (Zalo) hoặc email marketing@tanhungha.com.vn để được tư vấn phần mềm chấm công tính lương phù hợp với quy chế lương của nhà máy.