Trong cuộc sống hiện nay, không khó để chúng ta gặp được các loại mã vạch, như trên lon nước, trên chiếc bút bi hay thậm chí trong thanh toán tiêu dùng… cho thấy mã vạch đã đi sâu vào đời sống ra sao.
Tuy nhiên, việc sử dụng mã vạch ra sao vẫn còn nhiều người chưa biết. Tân Hưng Hà xin cung cấp các thông tin liên quan trong bài viết này.
1. Mã vạch là gì?
Mã vạch là dạng mã hóa thông tin dưới dạng các đường đen và trắng được sắp xếp theo một quy tắc nhất định để tạo thành một mã duy nhất đại diện cho một sản phẩm, hàng hóa, thiết bị,...
Mã vạch đã xuất hiện trong thời gian dài và được sử dụng rộng rãi trong mọi đời sống xã hội, nhưng lí do vì sao mã vạch xuất hiện và sử dụng như thế nào lại là vấn đề nhiều người không biết.
Đến nay, có nhiều doanh nghiệp vẫn chưa biết và sử dụng mã vạch ứng dụng vào công việc mà vẫn sử dụng những phương pháp truyền thống như ghi chép bằng tay.
- Vì sao mã vạch xuất hiện và có lợi gì khi sử dụng mã vạch
Cho dù là ở thời điểm hiện tại, khi công nghệ kỹ thuật đang phát triển với tốc độ vô cùng nhanh và thay đổi liên tục hàng ngày, nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý hàng hóa, sản phẩm và nhiều hơn nữa bằng việc thực hiện thủ công so sánh mã số, tên sản phẩm. Phương thức này rất tốn kém thời gian và dễ xảy ra sai lầm, khiến cho năng suất và tốc độ phát triển của doanh nghiệp bị đình trệ.
Mã vạch ra đời đã thay đổi được hiện trạng này nhờ ứng dụng được nhiều thiết bị công nghệ vào quá trình quản lý giúp công việc xác định hàng hóa, sản phẩm trở nên dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn.
Mã vạch lần đầu tiên được phát minh bởi Norman Joseph Woodland và Bernard Silver vào năm 1949. Mã vạch đầu tiên là một mã vạch tuyến tính, được tạo thành từ các đường đen và trắng xen kẽ. Mã vạch tuyến tính được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, bao gồm bán lẻ, vận tải, sản xuất,...
Vào năm 1973, mã vạch hai chiều đầu tiên được phát minh bởi Georges Laurer. Mã vạch hai chiều có thể chứa nhiều thông tin hơn mã vạch tuyến tính, giúp cải thiện hiệu quả và hiệu suất của các quy trình kinh doanh.
Mã vạch đã giái quyết được những vấn đề nào?
Những người bắt đầu làm kinh doanh online qua hình thức affliate hay với số vốn nhỏ thường không gặp phải những vấn đề về quản lý hàng hàng ngay từ đầu. Nhưng theo thời gian, khi số lượng đơn hàng tăng lên khiến cho việc trữ hàng trở nên cần thiết, khiến họ gặp phải những vấn đề cơ bản của quản lý hàng hóa.
Khi số lượng về các mặt hàng trở nên phức tạp, việc quản lý thủ công bằng mã số đã trở nên lạc hậu thì ứng dụng công nghệ đã trở nên cần thiết, và hạch tâm của mọi giải pháp công nghệ là mã vạch.
Mỗi một mã vạch sẽ đại diện cho một loại mặt hàng, hàng hóa hay bất kỳ thứ gì được xác định… được quản lý bằng cơ sở dữ liệu. Thông qua các thiết bị giải mã là máy quét mã vạch, người quản lý có thể dễ dàng trích xuất thông dễ dàng, có độ chính xác cao.
Bắt đầu bằng phương pháp quản lý bằng mã vạch, nhiều loại công nghệ đã được phát triển với tốc độ cao giúp tăng năng suất sản xuất, quản lý và vận hành gấp hàng trăm, hàng nghìn lần so với thời điểm mã vạch mới ra đời vài chục năm trước.
Số hóa các loại dữ liệu vốn được ghi chép thủ công
Ghi chép thủ công có nhiều hạn chế trong quản lý hàng hóa như tên gọi không thống nhất, quá nhiều loại mẫu mã khác nhau cho cùng một mặt hàng… khiến cho sự quản lý trở nên lỏng lẻo, dễ sai lầm.
Việc đưa thông tin liên quan đến hàng hóa lên Cơ sở dữ liệu - database sẽ là giúp kinh doanh trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn. Tại thời điểm năm 2023, các doanh nghiệp đang dần chú trọng hơn trong việc phát triển các Cơ sở dữ liệu nhờ lợi ích vô cùng lớn mà nó mang lại.
Nhập, xuất thông tin trở nên dễ dàng hơn
Không còn chỉ sử dụng phương pháp thủ công, nhờ số hóa các loại dữ liệu thành các dạng mã vạch là bước đầu để sử dụng các thiết bị công nghệ vào việc nhập xuất hàng hóa lên cơ sở dữ liệu. Các thiết bị cơ bản như máy in mã vạch, máy quét mã vạch đã trở thành vật dụng phổ thông phục vụ cho quản lý hàng hóa. Nhờ thế mà giá cả các thiết bị này trải rộng từ thấp đến cao với nhiều tiêu chuẩn cho từng lĩnh vực, ngành nghề khác nhau.
Công việc kiểm kê hàng hóa tồn kho đã không còn nặng nhọc nữa
Một trong những quy trình vất vả và dễ xảy ra sai sót, gây ra thiệt hại lớn cho doanh nghiệp là kiểm kê hàng tồn kho. Với những doanh nghiệp không sử dụng mã vạch, mỗi lần kiểm kho sẽ như một cuộc chiến và sự sai sót là không thể tránh khỏi. Vấn đề sẽ trở nên phức tạp và nghiêm trọng hơn khi nhân viên kiểm kho có cách gọi tên sản phẩm khác nhau, không thống nhất.
Tuy nhiên, bằng ứng dụng mã vạch vào quản lý, nhân viên kiểm kho chỉ cần sử dụng thiết bị máy kiểm kho, tất cả vấn đề trên đều được giải quyết dễ dàng. Máy kiểm kho sẽ quét mã vạch của từng thùng hàng, từng sản phẩm và tự động kiểm đếm số lượng dựa trên mã vạch sản phẩm theo quy trình định sẵn. Các quy trình này đều được chuẩn hóa, được máy móc làm việc nên sẽ không thể xảy ra sai sót và làm sai.
3. Sự phát triển không ngừng của công nghệ dựa trên mã vạch
Phương pháp quản lý bằng mã vạch đã mở ra hướng phát triển vô hạn cho lĩnh vực quản lý. Ban đầu, hàng hóa được quản lý bằng mã vạch chỉ giới hạn trong nhập, xuất hàng tồn kho và kiểm soát hướng di chuyển của các mặt hàng, tạo thuận tiện cho quản lý và nâng cao năng suất lao động. Và dần dần, mã vạch đã thâm nhập sâu vào từng lĩnh vực và trở nên phổ biến đến nỗi, bất cứ ngành nghề kinh doanh nào cũng áp dụng mã vạch và không còn chỉ giới hạn tại quản lý hàng hóa.
Trong y tế, mã vạch được dùng lên các vòng tay y tế để ghi lại thông tin y tế quan trọng của một người, chẳng hạn như tên, tuổi, nhóm máu, dị ứng và các thông tin khác. Vòng tay y tế thường được đeo ở cổ tay hoặc cánh tay của bệnh nhân, và có thể được làm từ nhiều loại vật liệu khác nhau, chẳng hạn như nhựa, vải hoặc giấy
Trong logistics, mã vạch trở thành mã số cho những đơn hàng vận chuyển - hay còn gọi mã vận đơn, để cả người gửi - người nhận và nhà cung cấp dịch vụ kiểm soát lộ trình và vị trí của đơn hàng
Trong tài chính - ngân hàng, mã QR code đã trở thành phương thức thanh toán và chuyển khoản thông dụng đến mức hầu hết được sử dụng.
Và các thiết bị hỗ trợ vô cùng đa dạng cũng xuất hiện. Đơn giản như 1 chiếc điện thoại thông mình cũng có thể quét mã vạch lấy thông tin sản phẩm, hay chuyên dụng hơn là những chiếc máy quét mã vạch, máy kiểm kho PDA và hàng loạt các thiết bị tích hợp chuyên dụng khác.
Dựa trên nhu cầu như vậy, các loại mã vạch cũng ra đời và đáp ứng nhu cầu khách quan. Hiện nay, có hàng chục loại mã vạch khác nhau, tổng hợp lại có thể phân loại thành:
- Mã vạch 1D: là loại mã vạch được tạo thành từ các đường đen và trắng xen kẽ, được sắp xếp theo một quy tắc nhất định để tạo thành một mã duy nhất. Mã vạch 1D có thể chứa một lượng thông tin hạn chế, thường chỉ là một số hoặc một chuỗi ký tự
- Mã vạch 2D: loại mã vạch được tạo thành từ các ô vuông xen kẽ, được sắp xếp theo một quy tắc. Mã vạch 2D có thể chứa một lượng thông tin lớn hơn mã vạch 1D, thường là một chuỗi ký tự, hình ảnh hoặc thậm chí là một video. Mã vạch 2D thường được sử dụng trong các ứng dụng đòi hỏi khả năng chứa dữ liệu lớn.
Từ các loại mã vạch này, các công nghệ nhận dạng cũng từ đó phát triển mạnh mẽ và hỗ trợ cho công nghệ Tự Động Hóa trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là quản lý và sản xuất công nghiệp.
Chỉ từ mã vạch, các loại dữ liệu nhận dạng cũng đã phát triển ra nhiều loại hình khác nhau, có thể phân ra như sau:
- Mã vạch
- RFID
- Sinh trắc học như vân tay, mống mắt
- Smart card
- OCR
Các công nghệ nhận dạng đã không còn giới hạn mà ngày càng phát triển về hướng máy móc tự động hóa trên cơ sở lấy mã vạch làm trung tâm. Qua đó cho thấy, ứng dụng mã vạch vào quản lý là điều tất yếu của mỗi doanh nghiệp.
