Bạn có thắc mắc những vạch đen trắng trên sản phẩm là gì không? Đó chính là mã vạch (barcode), chứa đựng thông tin về sản phẩm và được đọc bởi máy quét mã vạch. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết giúp bạn dễ dàng sử dụng máy quét mã vạch để tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Máy quét mã vạch là gì?
Máy quét mã vạch, còn được gọi là đầu đọc mã vạch, là thiết bị điện tử đọc dữ liệu từ mã vạch được in trên sản phẩm. Mã vạch bao gồm các vạch kẻ khác nhau, tượng trưng cho thông tin về sản phẩm đó. Để giải mã và lưu trữ thông tin, máy quét cần được kết nối với hệ thống máy tính.
Mã vạch được sử dụng rộng rãi trên nhiều mặt hàng để dễ dàng nhận dạng sản phẩm. Chúng có mặt ở cửa hàng bán lẻ trong quá trình mua bán, tại kho hàng để quản lý tồn kho, trên hóa đơn để hỗ trợ kế toán và nhiều ứng dụng khác.
Các loại mã vạch thường gặp:
Mã vạch 1D:
Là loại mã đơn giản, được tạo thành từ các vạch đen và trắng, có thể chứa thông tin như danh mục, kích thước và màu sắc của sản phẩm. Bạn thường thấy mã vạch 1D trên bao bì sản phẩm, dưới dạng mã sản phẩm toàn cầu (UPC).
Mã vạch 2D:
Phức tạp hơn so với mã 1D, mã 2D có thể lưu trữ nhiều thông tin hơn văn bản đơn thuần, chẳng hạn như giá cả, mức tồn kho, thậm chí cả hình ảnh sản phẩm. Ưu điểm này khiến mã 2D được hỗ trợ bởi nhiều loại máy quét mã vạch hiện đại.
Các bước sử dụng máy quét mã vạch:
Bước 1: Chọn máy quétmã vạch phù hợp.
Trước khi bắt đầu, điều quan trọng là lựa chọn máy quét phù hợp với nhu cầu của bạn. Có nhiều loại máy quét mã vạch khác nhau, bao gồm máy quét có dây, máy quét không dây và đầu đọc cố định. Hãy cân nhắc khối lượng sản phẩm cần quét, môi trường sử dụng và ngân sách khi đưa ra quyết định.
Bước 2: Bật nguồn máy quét mã vạch.
Hầu hết máy quét mã vạch đều dễ dàng vận hành. Đầu tiên, hãy tìm nút nguồn trên thiết bị và nhấn để bật máy. Một số máy quét mã vạch yêu cầu bạn giữ nút nguồn trong vài giây cho đến khi thấy đèn báo hoặc nghe tiếng bíp, cho biết máy đã sẵn sàng hoạt động.
Bước 3: Kết nối máy quét mã vạch (Nếu cần thiết).
Nếu máy quét của bạn không dây hoặc kết nối với máy tính, hãy đảm bảo nó được ghép nối hoặc kết nối chính xác. Thực hiện theo hướng dẫn của nhà sản xuất để thiết lập kết nối qua Bluetooth, USB hoặc các phương pháp được hỗ trợ khác. Bước này cần thiết cho máy quét không dây hoặc có dây, nhưng có thể bỏ qua nếu bạn đang sử dụng máy quét cầm tay độc lập.
Bước 4: Hướng máy quét vào mã vạch.
Bây giờ máy quét đã được bật nguồn và kết nối (nếu cần), hãy bắt đầu quét mã vạch đầu tiên của bạn. Giữ máy quét với đầu đọc mã vạch hướng về phía mã vạch bạn muốn đọc. Đảm bảo máy quét ở khoảng cách hợp lý với mã vạch, thường là vài inch và căn chỉnh tia laser hoặc camera của máy quét với mã vạch.
Bước 5: Kích hoạt quét mã vạch (Trigger).
Hầu hết máy quét đều có nút kích hoạt (trigger), thường nằm ở phía trên, bên hông hoặc mặt sau thiết bị. Đây là nút bạn nhấn để bắt đầu quá trình quét. Nhẹ nhàng nhấn nút kích hoạt trong khi hướng máy quét vào mã vạch.
Bước 6: Xác nhận quét mã vạch thành công.
Khi bạn nhấn nút kích hoạt, máy quét sẽ phát ra tín hiệu như đèn sáng hoặc tiếng bíp báo hiệu đã ghi nhận thành công dữ liệu mã vạch. Giữ máy quét ổn định cho đến khi nhận được tín hiệu này để đảm bảo quét chính xác.
Bước 7: Hiển thị dữ liệu quét.
Sau khi xác nhận quét mã vạch, dữ liệu sẽ được hiển thị trên màn hình thiết bị được kết nối hoặc màn hình của máy quét, tùy theo từng model. Dữ liệu này có thể là mã sản phẩm, số serial hoặc bất kỳ thông tin nào được mã hóa trong mã vạch.
Bước 8: Lưu trữ hoặc sử dụng dữ liệu.
Bây giờ bạn đã có dữ liệu quét mã vạch, hãy tận dụng nó cho các mục đích khác nhau, chẳng hạn như cập nhật kho hàng, xử lý bán hàng hoặc theo dõi lô hàng. Thực hiện theo hướng dẫn của phần mềm quản lý để lưu trữ hoặc sử dụng dữ liệu hiệu quả.
Bước 9: Tắt nguồn máy quét mã vạch (nếu cần thiết).
Sau khi hoàn thành công việc quét mã vạch, bạn nên tắt nguồn máy quét mã vạch để tiết kiệm pin. Tìm lại nút nguồn và nhấn giữ cho đến khi máy tắt hẳn.
Kết luận
Sử dụng máy quét mã vạch là một quy trình đơn giản nhưng mang lại hiệu quả đáng kể trong việc quản lý hàng tồn kho và nhập liệu dữ liệu. Bài viết trên đây hy vọng giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng máy quét mã vạch để tối ưu hóa hiệu quả công việc. Chúc bạn thành công!
>>> Xem thêm:
HƯỚNG DẪN GHÉP NỐI NHIỀU MÁY QUÉT MÃ VẠCH NEWLAND HR3280-BT (TỐI ĐA 7 MÁY) VÀO CHUNG 1 GIÁ ĐỠ
HƯỚNG DẪN NHANH CÁCH KẾT NỐI MÁY QUÉT MÃ VẠCH NEWLAND BS8080 VỚI HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG
HƯỚNG DẪN CÁCH CẬP NHẬT FIRMWARE CHO MÁY QUÉT MÃ VẠCH HONEYWELL
HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP MÁY QUÉT MÃ VẠCH CHO KHO HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP
HƯỚNG DẪN CÁCH KẾT NỐI MÁY QUÉT MÃ VẠCH VỚI MÁY TÍNH, ĐIỆN THOẠI VÀ TABLET
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VÀ CÀI ĐẶT MÁY QUÉT MÃ VẠCH HONEYWELL CHO NGƯỜI MỚI
TỔNG HỢP CÁC LỖI MÁY QUÉT MÃ VẠCH THƯỜNG GẶP, NGUYÊN NHÂN VÀ CÁCH KHẮC PHỤC
