SỔ ĐĂNG KÝ TÀI SẢN LÀ GÌ? TẠI SAO ĐỘ CHÍNH XÁC CỦA NÓ LẠI QUAN TRỌNG VỚI DOANH NGHIỆP

By Administrator

December 5, 2023, 2:08 pm0 lượt xem

SỔ ĐĂNG KÝ TÀI SẢN LÀ GÌ? TẠI SAO ĐỘ CHÍNH XÁC CỦA NÓ LẠI QUAN TRỌNG VỚI DOANH NGHIỆP

Có một câu nói nổi tiếng trong lĩnh vực quản lý tài sản: “Nếu bạn có thể đếm tất cả tài sản của mình, bạn sẽ luôn thu được lợi nhuận”, nhưng có tới 81% các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có cái nhìn chính xác về tài sản của họ, chưa nói đến việc truy cập vào sổ đăng ký tài sản.

Hầu hết các doanh nghiệp dựa vào bút và giấy hoặc bảng tính để quản lý hàng tồn kho và tài sản của họ. Ngay cả trong trường hợp các doanh nghiệp có hệ thống Phần mềm Quản lý Tài sản, vẫn có xu hướng xuất dữ liệu tài sản sang bảng tính. Kết quả là mức độ loại bỏ hàng tồn kho đã tăng đáng kể.

Trong khi các doanh nghiệp lớn có đội ngũ kế toán và kiểm toán viên giúp họ tận dụng giá trị của tài sản vật chất của họ, thì các doanh nghiệp nhỏ có xu hướng có thái độ “tự làm”. Đặc biệt là khi nói đến việc quản lý tài sản, điều này thường có tác động đến dòng tiền, nợ và các nguồn tài chính.

Sổ đăng ký tài sản là gì?

Ở dạng đơn giản nhất, sổ đăng ký tài sản là danh sách chi tiết được tổng hợp về tất cả tài sản kinh doanh của doanh nghiệp. Tài sản có thể là tài sản vật chất/cố định, tài sản CNTT, tài sản kỹ thuật số hoặc tài sản cụ thể liên quan đến hoạt động như trường học hoặc khách sạn. Nó bao gồm các chi tiết về tài sản như vị trí, tình trạng, chủ sở hữu và giá trị.

Tải xuống - Mẫu ví dụ Sổ đăng ký tài sản MIỄN PHÍ

Mục đích của việc lập sổ đăng ký tài sản là giúp doanh nghiệp biết được trạng thái, ngày mua sắm, địa điểm, giá cả, khấu hao và giá trị hiện tại của từng tài sản.

Mặc dù việc xây dựng và duy trì sổ đăng ký tài sản hàng ngày có vẻ giống như rất nhiều công việc của quản trị viên, nhưng nó có thể có tác động tích cực tổng thể đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Nhiều đến mức việc đăng ký chính xác có thể tăng doanh thu kinh doanh và dòng tiền từ 5 – 18%.

Các lợi ích khác của việc duy trì sổ đăng ký tài sản chính xác bao gồm:

Cung cấp sự minh bạch hoàn toàn của tất cả dữ liệu về tài sản.
Đảm bảo tất cả tài sản vẫn tuân thủ các tiêu chuẩn quy định.
Cung cấp bản ghi kiểm toán chính xác.
Giúp theo dõi và quản lý tài sản.
Ngăn chặn tài sản bị mất hoặc bị đánh cắp bằng dữ liệu vị trí chính xác.
Cho phép tính khấu hao.
Dự toán chi phí bảo trì, sửa chữa.

Những thông tin nào nên có trong sổ đăng ký tài sản?

Có rất nhiều mẫu sổ đăng ký tài sản tùy thuộc vào yêu cầu của mỗi doanh nghiệp, tuy nhiên mỗi sổ đăng ký sẽ yêu cầu dữ liệu tài sản cụ thể như:

Tài sản là gì?
Vị trí chính xác của từng tài sản.
Chi tiết mua sắm bao gồm ngày mua và giá cả.
Tuổi thọ ước tính.
Giá trị khấu hao.
Chi tiết về bảo hành và các điều khoản tuân thủ.
Lịch sử bảo trì bao gồm sửa chữa và thời gian ngừng hoạt động.

Mặc dù dễ xảy ra lỗi và không lý tưởng để mở rộng quy mô nhưng bảng tính có thể hữu ích khi các doanh nghiệp nhỏ có dưới 100 tài sản có tổng giá trị dưới 3 tỷ đồng.

Những gì được đưa vào sổ đăng ký tài sản thường được điều chỉnh bởi chính sách vốn hóa. Ví dụ: nếu một doanh nghiệp quyết định ghi lại tất cả tài sản có giá trị mua là 60 triệu đồng thì sổ đăng ký tài sản của doanh nghiệp đó sẽ chỉ chứa những tài sản có giá trị mua tối thiểu là 60 triệu đồng. Tức là, một chiếc máy tính trị giá 40 triệu đồng sẽ không được đưa vào sổ đăng ký tài sản.

Chính sách vốn hóa khác nhau đối với mỗi tổ chức; một số doanh nghiệp có mức khởi đầu là 10 triệu đồng sẽ khác với những doanh nghiệp có điểm khởi đầu là 150 triệu đồng. Chính sách vốn hóa quy định giá trị tối thiểu của tài sản mà doanh nghiệp muốn quản lý.

Cách tạo sổ đăng ký tài sản

Sử dụng bảng tính

Khi sử dụng phần mềm Microsoft Excel hoặc Google Docs, bạn sẽ cần sao chép mẫu đăng ký tài sản mẫu miễn phí tải miễn phí phía trên hoặc tự tạo mẫu của riêng mình. Sau khi quyết định, bạn cần đảm bảo bảng tính đăng ký tài sản có các trường chính xác phù hợp với yêu cầu của bạn. Bao gồm:

ID nội dung duy nhất (Unique asset ID)
Vị trí (Location)
Mô tả (Description)
Số seri (Serial number)
Ngày mua (Purchase date)
Thông tin nhà cung cấp (Supplier information)
Chi phí mua hàng (Purchase Cost)
Tỷ lệ khấu hao (Depreciation rate)
Chủ sở hữu/Được giao cho (Owner/Assigned to)

Mỗi nội dung sẽ được chỉ định hàng riêng và thông tin sẽ được trình bày trong các cột. Thường cần nhiều bảng tính cho các loại tài sản khác nhau và để tránh đặt ra giới hạn.

Sổ đăng ký tài sản cố định dạng bảng tính sau đó có thể được chia sẻ với người dùng phù hợp, người có thể nhập và chỉnh sửa dữ liệu. Bảng tính sẽ yêu cầu nhập nhiều dữ liệu thủ công. Như vậy, khi mỗi tài sản được mua, bán hoặc yêu cầu thông tin mới thì nó phải được nhập bằng tay.

Sử dụng sổ đăng ký tài sản dạng bảng tính có thể là một cách đơn giản và hiệu quả để quản lý tài sản của bạn, đặc biệt nếu bạn có số lượng tài sản nhỏ. Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều tài sản hơn hoặc muốn có một hệ thống quản lý tài sản mạnh mẽ hơn thì bạn nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý tài sản chuyên dụng.

Sử dụng phần mềm quản lý tài sản

Quá trình tạo sổ đăng ký tài sản bằng Phần mềm Quản lý Tài sản tương tự như các giai đoạn ban đầu. Ví dụ, bạn vẫn cần thêm các trường chính xác phù hợp với loại tài sản của mình. Nhưng quá trình diễn ra suôn sẻ hơn khi có nhiều nhà cung cấp cung cấp các giải pháp kéo và thả đơn giản.

Các doanh nghiệp cũng có thể thêm một lượng lớn dữ liệu cho một tài sản và kết nối tất cả thông tin đó trong một bảng điều khiển.

Giải pháp phần mềm sổ đăng ký tài sản cũng cung cấp khả năng truy cập dữ liệu đám mây. Điều này có nghĩa là dữ liệu có thể được chỉnh sửa trên máy tính để bàn, máy tính bảng và thiết bị di động bất cứ lúc nào. Nó cũng cung cấp một nguồn dữ liệu trung thực, trong khi bảng tính có thể dễ dàng được sao chép và cung cấp các bộ dữ liệu không chính xác.

Nó cũng có thể được liên kết với các thiết bị quản lý tài sản cho phép hệ thống tự động cập nhật thông tin tài sản, chẳng hạn như vị trí mà không cần nhập dữ liệu thủ công.

Các loại sổ đăng ký tài sản khác nhau

Loại sổ đăng ký tài sản mà một công ty xây dựng có thể hoàn toàn phụ thuộc vào quy mô hoạt động của họ. Sổ đăng ký không chỉ có thể ở dạng giấy tờ, bảng tính hoặc phần mềm sổ đăng ký tài sản chuyên dụng mà còn có thể cụ thể cho loại tài sản.

Phân loại sổ đăng ký tài sản:

Tài sản cố định.
Tài sản CNTT (IT).
Tài sản kỹ thuật số.
Tài sản cơ sở vật chất.
Tài sản thông tin.
Tài sản phần cứng.

Các doanh nghiệp nhỏ có xu hướng chỉ có một sổ đăng ký tài sản bao gồm dữ liệu của tất cả các tài sản. Thông thường, khi các doanh nghiệp chỉ có một sổ đăng ký, nó được gọi là sổ đăng ký tài sản. Nhưng, tùy thuộc vào chính sách vốn hóa của doanh nghiệp, nó cũng có thể bao gồm các tài sản cố định có thể di chuyển.

Ví dụ: nếu sổ đăng ký bao gồm tất cả các tài sản có giá trị hơn 40 triệu đồng, thì xe công ty cũng có thể được tính trong sổ đăng ký tài sản cố định.

Trong khi đó, các công ty lớn hơn, tùy thuộc vào ngành, có thể có tới ba loại sổ đăng ký tài sản khác nhau bao gồm tài sản CNTT và tài sản kỹ thuật số của họ. Trong trường hợp này, dữ liệu tài sản được lưu trữ sẽ khác nhau tùy thuộc vào sổ đăng ký.

Các trường dữ liệu thường có trong sổ đăng ký tài sản

Mô tả tài sản (Description).
Ngày mua (Purchase date).
Giá mua (Purchase price).
Vị trí của tài sản (Location).
Chủ sở hữu tài sản (Owner).
Người sử dụng tài sản (User).
Mã vạch hoặc số sê-ri của tài sản (Barcode or Serial Number).
Bảo hiểm (Insurance coverage).
Giá trị hiện tại của tài sản (The current value of assets).
Phương pháp khấu hao được sử dụng (Depreciation method used).
Thông tin bảo hành từ nhà sản xuất (The warranty information from the manufacturer).
Thông tin bảo trì (Maintenance information).
Thời gian tồn tại còn lại của tài sản (The remaining life of an asset).
Giá trị bán lại ước tính (Giá trị thu hồi) của tài sản (Salvage Value of the asset).

Các trường dữ liệu thường có trong sổ đăng ký tài sản CNTT (IT)

Loại tài sản - Tài sản phần cứng hoặc phần mềm (Hardware or Software).
Vị trí của tài sản: Nền tảng đám mây, riêng tư,tại chỗ hay công cộng.
Hệ điều hành (Operating System).
Ngày gia hạn bản quyền (Licence Renewal Date).
Ngày bắt đầu bản quyền (Licence Start Date).
Người dùng (User).
Bảo hiểm mạng (Cyber Insurance Coverage).
Phương pháp khấu hao được sử dụng (Depreciation Method Used).

Các trường dữ liệu thường có trong sổ đăng ký tài sản kỹ thuật số

Mô tả tài sản (Description).
Vị trí của tài sản (Location).
Tài sản được sở hữu hoặc có bản quyền (Owned or Copyrighted).
Người dùng tài sản (User).
Phương pháp khấu hao được sử dụng (Method Used).
Bảo hiểm kỹ thuật số (Digital Insurance Cover).
Định dạng nội dung (Format).
Rủi ro bảo quản (Preservation Risk).
Loại tài sản kỹ thuật số (Type of Digital).
Giá trị ước tính của tài sản kỹ thuật số (Value of Digital Asset).

Cách duy trì sổ đăng ký tài sản chính xác một cách nhất quán

Khi tạo sổ đăng ký tài sản, doanh nghiệp nên xuất tất cả tài sản được ghi lại trong phần mềm kế toán hoặc phần mềm Quản lý Tài sản của mình.

Bước tiếp theo là thực hiện kiểm tra vật lý. Kiểm tra vật lý có thể dễ dàng hơn nếu các doanh nghiệp đã gắn thẻ tài sản của họ bằng các thẻ theo dõi như mã vạch hoặc thẻ RFID.

Sau khi kiểm tra, doanh nghiệp có thể so sánh danh sách tài sản từ hệ thống kế toán hoặc quản lý tài sản của mình với các tài sản đã được kiểm tra vật lý. Điều không thể tránh khỏi là các doanh nghiệp có thể sẽ thấy sự khác biệt giữa các tài sản đã kiểm tra và danh sách tài sản của mình. Các tài sản bị thiếu về mặt kỹ thuật được gọi là tài sản ma, thường bị xóa bỏ.

Sau khi một công ty đã tạo sổ đăng ký tài sản cố định chính, việc cập nhật và duy trì nó chính xác có thể là một thách thức. Đặc biệt nếu tài sản liên tục di chuyển qua nhiều địa điểm. Hầu hết các công ty sẽ gắn thẻ tài sản của họ bằng nhãn theo dõi để có thể theo dõi chuyển động theo thời gian thực.

Tầm quan trọng của việc kiểm toán tài sản và phương pháp khấu hao

Mặc dù việc duy trì sổ đăng ký tài sản chính xác bằng kỹ thuật số là rất quan trọng nhưng nó có thể được bổ sung bằng kiểm toán thực tế để tăng hiệu quả của sổ đăng ký.

Kiểm tra vật lý cung cấp thông tin quan trọng "Những gì bạn thấy là những gì bạn nhận được", có thể khó nắm bắt bằng kỹ thuật số. Ví dụ: hao mòn do yếu tố môi trường gần như không thể mô tả đầy đủ mà không có kiểm toán thực tế.

Một lợi ích khác của kiểm toán thực tế là nó mang lại sự tin cậy đáng kể về tính chính xác của sổ đăng ký tài sản của doanh nghiệp. Kết quả là, họ được trang bị tốt hơn để xử lý các cuộc kiểm tra bên ngoài và các tình huống liên quan đến tuân thủ.

Phương pháp khấu hao là một yếu tố khác cần được ghi nhận để quản lý tốt hơn các chiến lược quản lý tài sản cố định. Thông thường, cơ quan thuế sẽ quy định loại phương pháp khấu hao được áp dụng cho tài sản. Bốn phương pháp khấu hao phổ biến nhất là:

1. Phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
2. Phương pháp khấu hao theo dư số giảm dần kép.
3. Phương pháp khấu hao theo đơn vị sản xuất.
4. Phương pháp khấu hao theo tổng số các năm.

Tại sao độ chính xác lại là một thách thức với sổ đăng ký tài sản cố định?

Thông thường, các công ty dựa vào bảng tính để quản lý tài sản của họ. Mặc dù bảng tính có thể dễ sử dụng, nhưng chúng không được thiết kế để duy trì độ chính xác của sổ đăng ký tài sản.

Hầu hết thông tin liên quan đến tài sản là động. Chẳng hạn như vị trí, người dùng, giá trị khấu hao, thông tin bảo hành và lịch sử bảo trì. Do đó, rất khó để duy trì độ chính xác của bảng tính khi quản lý thông tin động. Ngoài ra, trong hầu hết các trường hợp, nhiều nhóm nhập thông tin khác nhau.

Chính vì lý do này, Phần mềm Quản lý Tài sản đáng tin cậy rất có lợi để duy trì độ chính xác của sổ đăng ký tài sản. Hầu hết phần mềm sổ đăng ký tài sản hiện đại đều dựa trên nền tảng đám mây, có nghĩa là nhiều nhóm từ nhiều địa điểm có thể chỉnh sửa dữ liệu cùng một lúc.

Trong tương lai với tính năng theo dõi dựa trên IoT, cho phép thiết bị truyền vị trí và trạng thái của nó, việc duy trì đăng ký chính xác có thể sẽ yêu cầu ít đầu vào thủ công hơn. Ví dụ: một máy nén sẽ cập nhật vị trí của nó và truyền thông tin đó đến cơ sở dữ liệu phần mềm. Điều này có nghĩa là không cần thực hiện các tác vụ thủ công để cập nhật dữ liệu thiết bị.

Các câu hỏi thường gặp

Mục đích của việc lập sổ đăng ký tài sản là gì?

Mục đích của sổ đăng ký tài sản là cải thiện cách doanh nghiệp quản lý và duy trì tài sản của mình bằng cách hiển thị tất cả chúng trong một hệ thống có thể truy cập được. Nó bao gồm tất cả thông tin liên quan đến từng nội dung, bao gồm nội dung ID, vị trí, ngày mua,...