Quản lý tài liệu là tập hợp các hoạt động nhằm tổ chức, lưu trữ, bảo quản và sử dụng hiệu quả các tài liệu trong một tổ chức, doanh nghiệp; bao gồm các quy trình và thủ tục để tạo lập, phân loại, lưu trữ, truy cập, bảo mật, sử dụng và tiêu hủy tài liệu theo quy định.
Tài liệu tồn tại dưới hai dạng là văn bản cứng hoặc dạng kỹ thuật số. Quản lý tài liệu là hoạt động thiết yếu cho mọi tổ chức. Việc quản lý tài liệu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc, tiết kiệm chi phí, tăng cường tuân thủ quy định và bảo vệ thông tin. Doanh nghiệp nên áp dụng các công nghệ hỗ trợ để nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu

1. Tầm quan trọng của quản lý tài liệu
Hệ thống phần mềm quản lý tài liệu (Document Manager System - DMS) là một phần của quá trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý và vận hành hiệu quả, cho phpes nhân viên dễ dàng tiếp cận, sắp xếp và lưu trữ file, tài liệu:

• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Việc tự động hóa các quy trình quản lý tài liệu như lưu trữ, phân loại, tìm kiếm, phê duyệt... giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thủ tục thủ công, nâng cao hiệu quả chung của doanh nghiệp
• Nâng cao hiệu quả làm việc nhờ đảm bảo dễ dàng tìm kiếm các tài liệu cần thiết và truy cập thông tin nhanh trong thời gian ngắn, nhờ đó cải thiện khả năng ra quyết định.
• Tối ưu hóa chi phí vận hành: quản lý tài liệu điện tử giúp giảm đáng kể không gian lưu trữ vật lý, hạn chế thất thoát, thất lạc tài liệu quan trọng. Đặc biệt, tự động hóa quy trình quản lý tài liệu giúp giảm thiểu chi phí nhân công, in ấn, sao chép tài liệu…
• Bảo vệ thông tin và tài sản trí tuệ nhờ chức năng phân quyền, hạn chế các truy cập trái phép vào các thông tin không đủ quyền hạn, các thông tin nhạy cảm, bảo vệ bí mật kinh doanh và tài sản trí tuệ của doanh nghệp. Đồng thời, phát hiện và ngăn chặn hành vi xâm nhập từ bên ngoài.
• Nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp

2. Các tính năng chính của hệ thống quản lý tài liệu hiệu quả
Quản lý tài liệu sẽ trở nên hiệu quả khi doanh nghiệp sở hữu riêng một hệ thống quản lý tài liệu DMS. Việc dưa các tài liệu lên drive chỉ giải quyết vấn đề kỹ thuật số các tài liệu cứng, không đảm bảo được các lợi ích khác đã được nói ở mục Tầm quan trọng của Quản lý tài liệu

3. Phân loại giúp tìm kiếm dễ dàng
Hệ thống phần mềm quản lý tài liệu có nhiều chức năng và giải pháp giúp người sử dụng lập các chỉ mục, phân loại tài liệu để tìm kiếm dễ dàng hơn. Có thể hiểu đơn giản, một tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực hoặc liên quan đến nhiều yếu tố, có thể được đặt nhiều chỉ mục cùng lúc.
Người sử dụng có thể tìm kiếm tất cả tài liệu trong một ngày hoặc liên quan đến khách hàng nhất định… Hệ thống quản lý tải liệu sẽ cho phép bạn tìm kiếm từ khóa hoặc câu chữ trong tài liệu.

4. Quy trình làm việc tự động
Quy trình làm việc tự động tạo ra một chuỗi các hành động logic, phân công nhiệm vụ và chỉ định người thay thế trong trường hợp vắng mặt nhân viên. Hệ thống quản lý quy trình làm việc cũng xác định quy trình nào sẽ kích hoạt quy trình làm việc, ví dụ như lưu trữ hóa đơn đến hoặc các tài liệu khác.
Ngoài ra, việc đặt deadline hoặc thay đổi trạng thái tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu cũng có thể khởi động quy trình làm việc.
Một hệ thống quản lý và kiểm soát quy trình hiệu quả giúp quản lý và nhân viên theo dõi từng bước của quy trình. Các quy trình làm việc phù hợp để tự động hóa thường bao gồm nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại và các bước dễ dàng xác định.

5. Khả năng tích hợp hệ thống quản lý tài liệu
Hồ sơ kỹ thuật số, biểu mẫu và quy trình làm việc cũng có thể được sử dụng bởi hệ thống quản lý nguồn nhân lực và bảng lương. Với tính năng tích hợp email, bạn không còn phải quản lý các dự án từ hộp thư đến, nơi nhân viên thường gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin. Email và tệp đính kèm có thể được lập chỉ mục và lưu trữ trực tiếp trong tệp dự án chính xác từ hộp thư đến hệ thống quản lý tài liệu.

6. Hệ thống quản lý tài liệu hoạt động như thế nào?
Hiểu cách thức hoạt động của hệ thống quản lý tài liệu có thể giúp bạn quyết định hệ thống nào phù hợp với doanh nghiệp của mình. Dưới đây là những tính năng của một hệ thống quản lý tài liệu.
Hiểu rõ phương thức hoạt động của hệ thống phần mềm quản lý tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp có thể đưa ra lựa chọn hệ thống phù hợp nhất. Dưới đây là các tính năng chính của một hệ thống phần mềm quản lý tài liệu

a) Chụp và xử lý tài liệu cho văn phòng không giấy tờ
Phần mềm quản lý tài liệu sử dụng nhiều phương pháp để thu thập tài liệu điện tử và chuyển đổi tài liệu giấy sang dạng kỹ thuật số. Các hệ thống này hoạt động thông qua nhiều phương pháp chụp tài liệu khác nhau, bao gồm:

• Scan tài liệu: Tích hợp với máy photocopy đa chức năng văn phòng, máy scan tốc độ cao, máy tính để bàn và điện thoại thông minh để quét tài liệu giấy. Các bản quét này có thể tự động lập chỉ mục, lưu trữ, gửi cho nhân viên phụ trách hoặc kích hoạt quy trình làm việc.
• Nhận dạng ký tự quang học (OCR): Chuyển đổi văn bản từ hình ảnh thành dữ liệu có thể sử dụng trong phần mềm quản lý tài liệu.
• Chụp email: Lập chỉ mục và lưu trữ email và tệp đính kèm trực tiếp từ hộp thư đến vào thư mục dự án chính xác.
• Chụp fax: Chuyển đổi fax sang dạng kỹ thuật số thay vì in ấn.
• Nhập dữ liệu từ các hệ thống khác: Nhập tài liệu từ các hệ thống khác vào DMS, ví dụ: gửi tài liệu đến thư mục "đã xem" để phân phối cho đúng người theo quy trình làm việc.
• Biểu mẫu điện tử: Thay thế các tài liệu giấy lỗi thời, PDF khó điều hướng và nhập dữ liệu thủ công bằng các biểu mẫu trực tuyến tiện lợi, được tiêu chuẩn hóa. Biểu mẫu kỹ thuật số tự động nhập dữ liệu từ người điền và có trường bắt buộc để loại bỏ sai sót và tiết kiệm thời gian.

b) Theo dõi và quản lý tài liệu để tăng năng suất
Khi tài liệu được lưu trữ trong hệ thống, người dùng có thể theo dõi và quản lý chúng, mang lại hiệu quả cao hơn trong quy trình nội bộ, bảo mật tốt hơn và giảm thiểu lỗi. Dưới đây là các cách thức thực hiện:

• Kiểm soát truy cập: Tạo các điều khiển truy cập dựa trên vai trò hoặc đăng nhập để giới hạn quyền truy cập vào tài liệu cho từng nhóm hoặc cá nhân. Ví dụ: nhân viên bán hàng không cần xem tất cả hóa đơn của bộ phận kế toán. Việc giới hạn quyền truy cập giúp bảo vệ thông tin bí mật và quyền riêng tư.
• Nhật ký kiểm tra: Theo dõi ai đã xem, thay đổi hoặc in tài liệu để hỗ trợ các yêu cầu tuân thủ. Nhật ký này cũng giúp bạn hiểu khối lượng công việc của từng cá nhân hoặc nhóm trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó dễ dàng đặt mục tiêu và phân công trách nhiệm.
• Quản lý phiên bản: Khi người dùng được ủy quyền mở tài liệu để chỉnh sửa, trạng thái tài liệu sẽ hiển thị là "đã kiểm xuất". Sau đó, tài liệu sẽ chuyển sang chế độ chỉ đọc cho người dùng khác. Mỗi khi tài liệu được kiểm tra lại, nó sẽ tự động nhận được một số phiên bản mới.

c) Lưu trữ tài liệu an toàn để khôi phục sau thảm họa
Tài liệu kỹ thuật số an toàn hơn tài liệu giấy vì:

• Bản sao kỹ thuật số không bị rách, hao mòn hoặc phai màu. Chúng không thể bị thất lạc, đánh cắp hoặc bị bỏ lại trong phòng nghỉ một cách tình cờ.
• Quản lý tài liệu kỹ thuật số sử dụng các giao thức mã hóa và bảo mật được cập nhật nhất. Khi bạn gửi tài liệu nhạy cảm, chúng sẽ được bảo vệ tốt hơn khỏi tin tặc so với khi bạn quét và gửi chúng qua email.

7. Các loại hệ thống quản lý tài liệu
Lựa chọn hệ thống quản lý tài liệu phù hợp (DMS) phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm cấu trúc CNTT, ngân sách, chuyên môn và nhu cầu cụ thể của tổ chức. Dưới đây là phân tích ưu và nhược điểm của từng loại hệ thống để giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt:
 

a) Ưu điểm của việc chuyển sang hệ thống đám mây
Với phần mềm đám mây, tài liệu và dữ liệu được đặt ở vị trí trung tâm trên các máy chủ đám mây. Thay vì tự mua và quản lý tài nguyên, bạn mua chúng dưới dạng giải pháp SaaS, thường trả tiền cho đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm. Nó không có chi phí cấp phép ban đầu và phí hỗ trợ và bảo trì được tích hợp sẵn.  
Hãy xem xét điều này:
•    Chi phí thấp: Không cần đầu tư ban đầu cho phần cứng và cơ sở hạ tầng, thay vào đó chỉ trả phí thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm.
•    Dễ dàng triển khai và quản lý: Nhà cung cấp dịch vụ đám mây chịu trách nhiệm bảo trì và cập nhật hệ thống, giải phóng nguồn lực CNTT của bạn cho các nhiệm vụ khác.
•    Khả năng truy cập linh hoạt: Truy cập tài liệu từ mọi nơi, mọi thiết bị có kết nối internet, thúc đẩy cộng tác hiệu quả.
•    Bảo mật cao: Dữ liệu được lưu trữ trên nhiều máy chủ an toàn trong trung tâm dữ liệu, đảm bảo khả năng phục hồi sau thảm họa.

b) Tại sao chọn phần mềm quản lý tài liệu tại chỗ (on-premises)?
Nếu công ty có nhiều tài nguyên CNTT, có thể hợp lý khi triển khai hệ thống quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc bên trong trung tâm dữ liệu của riêng bạn cùng với các ứng dụng khác.
Hãy xem xét điều này:
•    Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Khả năng kiểm soát và tùy chỉnh hệ thống bị hạn chế, phụ thuộc vào chính sách của nhà cung cấp dịch vụ.
•    Rủi ro bảo mật: Mặc dù bảo mật cao, vẫn có nguy cơ tiềm ẩn về rò rỉ dữ liệu nếu nhà cung cấp gặp sự cố.
•    Chi phí có thể tăng theo thời gian: Phí thuê bao có thể tăng dần theo thời gian, dẫn đến chi phí vận hành cao hơn trong dài hạn.

c) Đôi khi sự kết hợp của cả hai là phù hợp nhất
không có hệ thống nào là hoàn hảo, dù cho công nghệ phát triển mạnh đến thế nào. Doanh nghiệp khi triển khai hệ thống có thể cân nhắc đến sử dụng mô hình lai, kết hợp giữa hệ thống phần mềm quản lý tài liệu trên cloud với phần mềm cục bộ để bổ sung ưu điểm và hạn chế các nhược điểm.
 

8. Quản lý tài liệu sẽ hoạt động như thế nào cho doanh nghiệp?
Quản lý tài liệu hiệu quả mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tiết kiệm lợi nhuận, sự hài lòng của khách hàng tốt hơn, nâng cao tinh thần của nhân viên và tuân thủ dễ dàng hơn các quy định của liên bang, tiểu bang và ngành.
Với phần mềm quản lý tài liệu, các công ty thuộc mọi quy mô đều tăng khả năng đổi mới bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công, tẻ nhạt khiến nhân viên mất tập trung vào công việc dựa trên kiến thức và ra quyết định quan trọng.