PDA  là viết tắt của cụm từ Personal Digital Assisstant, là thiết bị kỹ thuật số cầm tay gọn nhẹ, hỗ trợ cho nhân viên thực hiện các tác vụ,  thường được ứng dụng trong những công việc quản lý kho, kiểm kê hàng hóa. 

Hiện nay, việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch đã trở nên thông dụng và thiết yếu hơn. máy quét mã vạch kiểm kho PDA hỗ trợ người sử dụng dễ dàng kiểm kê hàng hóa trong kho hàng và quản lý số lượng hàng với tốc độ nhanh, độ chính xác cao. 

Nhờ sử dụng máy quét mã vạch kiểm kho PDA, doanh nghiệp sẽ giảm được rất nhiều thời gian và chi phí vận hành

Phân loại những loại máy quét mã vạch kiểm kho PDA

Máy quét mã vạch kiểm kho PDA phân loại gồm: 

Terminal - kiểu điện thoại bàn phím: hỗ trợ các tính năng cơ bản bao gồm quét mã vạch và kiểm tra thông tin hàng hóa, chịu được va đập và rơi từ độ cao tối đa đến 3m

Mobile computer - kiểu điện thoại thông minh: có màn hình cảm ứng lớn và hệ điều hành như một chiếc smartphone, trang bị bộ vỏ chắc chắn, chịu được va đập

Kiểu toàn năng gồm cả màn hình và bàn phím phục vụ cho nhiều tác vụ, hỗ trợ toàn diện cho người sử dụng kiểm kê và quản lý kho hàng nâng cao

Kiểu báng súng: thiết bị thường có cỡ lớn theo tiêu chuẩn công nghiệp nên cần tích hợp thêm tay cầm như báng súng hỗ trợ cho người sử dụng dễ dàng mang theo.

Kiểu đeo tay: kiểu dáng nhỏ gọn đeo được ngay trên ngón tay để người sử dụng vừa có thể kiểm kê hàng hóa vừa bốc xếp hàng hóa cùng một lúc, làm hai việc cùng lúc. 

Kiểu gắn lắp cố định trên xe nâng, xe tải hay xe đẩy có tính ứng dụng cực cao, có tính di động tốt, được sử dụng nhiều ở những kho hàng có quy mô lớn. 

Những lí do sử dụng máy quét mã vạch PDA

• Quản lý chính xác số lượng hàng tồn kho

Nhờ thiết kế không dây mang lại tính di động cao, máy quét mã vạch kiểm kho PDA có thể mang đến mọi ngóc ngách của kho hàng. Với việc quét mã vạch, người sử dụng không còn lo về việc kiểm kê sai số lượng hàng hóa và sai mã hàng hóa đang được tồn kho - một vấn đề nhức nhối đối với những doanh nghiệp không quản lý hàng hóa bằng mã vạch. 

Độ chính xác được đánh giá là 100% vì máy móc làm việc theo đúng nguyên tắc được xây dựng sẵn, luôn mang lại độ tin cậy, hiệu quả và tính chính xác cao hơn con người. 

• Tiết kiệm thời gian và nhân công kiểm kê hàng hóa

Theo phương pháp kiểm kê truyền thống, con người sẽ thực hiện 100% các tác vụ từ việc đếm số lượng hàng hóa đến việc ghi chép số liệu, sắp xếp sổ sách, thống kê làm báo cáo,... tất cả đều được thực hiện bởi 1 hoặc nhiều nhân viên kho. Phương pháp này khiến doanh nghiệp vừa tốn kém chi phí thuê nhiều nhân công, đồng thời cũng mất thời gian thực hiện từng công việc và dễ xảy ra sai sót trong quá trình kiểm kê. Tùy theo quy mô kho hàng mà số lượng nhân công và thời gian cũng sẽ tăng lên theo tỷ lệ thuận. 

Phương pháp sử dụng máy quét mã vạch kiểm kho PDA thì sao? Trước hết, việc kiểm kê hàng hóa chỉ đơn giản là đi quét mã vạch của từng thùng hàng hoặc sản phẩm bằng máy quét mã vạch kiểm kho PDA, thiết bị sẽ thực hiện toàn bộ hoạt động theo đúng một quy trình được xác định sẵn, dữ liệu kiểm kê sẽ được đẩy lên hệ thống báo cáo, người quản lý cuối cùng sẽ thực hiện thống kê số liệu về hàng hóa và thực hiện báo cáo đồng nhất. Dù cho kho hàng của doanh nghiệp lớn hơn thì chỉ cần 2 - 3 nhân viên kiểm kê hàng hóa, đối với những kho hàng cỡ khủng cũng chỉ tăng lên lượng nhân viên nhỏ. 

• Dễ dàng tìm kiếm sản phẩm, dữ liệu sản phẩm

Khi cần tìm kiếm thông tin về một hàng hóa, sản phẩm, việc tra dữ liệu mã hàng đó khá vất vả và tốn thời gian - một việc làm “hại não hại mắt”. Sử dụng máy PDA quét mã, bạn có thể trích xuất được toàn bộ thông tin liên quan đến mã sản phẩm nhanh chóng ngay trên phần mềm quản lý dữ liệu hay trên file excel. Nhờ việc lưu trữ dữ liệu trên phần mềm quản lý kho, dữ liệu sẽ được bảo vệ và backup thường xuyên nên không cần lo lắng về mất dữ liệu. 

• Báo cáo kết quả công việc nhanh chóng, dễ dàng - giảm thiệt hại 

Trong các công đoạn quản lý hàng hóa hay sản xuất, các mặt hàng được di chuyển và thay đổi diễn ra với số lượng lớn. Các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất, thường mất khá nhiều thời gian để nhận được dữ liệu hàng hóa sau mỗi công đoạn, quy trình. Theo thống kê của các doanh nghiệp sản xuất, thời gian nhanh nhất để nhận được báo cáo về hàng hóa thường là sau khoảng 2 - 3 ngày kiểm kê. 

Sử dụng máy kiểm kho PDA, toàn bộ quy trình được rút ngắn đáng kể, trong đó công đoạn mất thời gian nhất là nhập liệu các dữ liệu về hàng hòa đã được tự động hóa. Báo cáo sẽ được thực hiện ngay khi kết thúc kiểm kê hàng hóa tại kho với độ chính xác cao.