Mã vạch là một hình ảnh hình chữ nhật hoặc hình vuông gồm các đường kẻ đen song song và khoảng trống trắng có độ rộng khác nhau. Ngày nay, các nhà bán lẻ áp dụng quản lý mã vạch để giúp việc xác định sản phẩm một cách nhanh chóng và chính xác. Đó là lý do giúp cho mã vạch được coi là một giải pháp quản lý hàng tồn kho thông minh. Đặc biệt hơn, COVID-19 đã thúc đẩy việc áp dụng máy quét/đọc mã vạch như một giải pháp không tiếp xúc an toàn phòng tránh dịch bệnh. Theo Grandview Research, thị trường máy đọc mã vạch toàn cầu có quy mô 6.79 tỷ đô la vào năm 2020 với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) là 6.7% từ năm 2021 đến năm 2028. Vậy “Mã vạch là gì?” và ứng dụng công nghệ mã số mã vạch có lợi ích gì cho doanh nghiệp?. Hãy cùng Tân Hưng Hà tìm hiểu qua bài viết  dưới đây.

Lịch sử của mã vạch

Norman Joseph Woodland và Bernard Silver đã nảy ra ý tưởng mã vạch dựa trên các ký hiệu trong mã Morse. Hai sinh viên mới tốt nghiệp của Viện Công nghệ Drexel, hiện là Đại học Drexel, đã nộp đơn xin cấp bằng sáng chế cho phát minh này vào năm 1949 và nhận được bằng sáng chế ba năm sau đó. Woodland đã tìm kiếm sự trợ giúp của công ty chủ quản, IBM, trong việc xây dựng công nghệ này, nhưng IBM cảm thấy những hạn chế công nghệ đang có hiệu lực tại thời điểm đó sẽ ngăn cản mã vạch bắt kịp.

Những người sáng lập đã bán bằng sáng chế cho công ty điện tử Philco vào năm 1962, và Philco sau đó đã bán nó cho RCA.

Ngành đường sắt là một trong những ngành đầu tiên thử nghiệm mã vạch vào đầu những năm 1960, với một dự án do David Jarrett Collins thuộc công ty điện tử Sylvania tiên phong. Để theo dõi chuyển động của toa xe, Collins đã tạo ra một mã vạch nhiều màu sắc được đặt ở bên cạnh toa xe và được quét bởi một thiết bị bên cạnh đường ray. Mặc dù đây là một bước tiến quan trọng đầu tiên, nhưng hệ thống này gặp một số vấn đề và Hiệp hội Đường sắt Mỹ đã từ bỏ nó vào cuối thập niên 70. Một người áp dụng sớm khác là General Motors, đã sử dụng mã vạch để theo dõi quá trình truyền động khi chúng di chuyển xung quanh nhà máy.

Mã vạch không thực sự được chú ý cho đến giữa những năm 70, khi các cửa hàng tạp hóa bắt đầu thử nghiệm chúng. Cũng trong khoảng thời gian đó, Hiệp hội Chuỗi Thực phẩm Quốc gia (NAFC) đã tiêu chuẩn hóa mã vạch cho ngành bằng cách phát triển một mã gồm 11 chữ số. Năm 1977, vẫn chỉ có một vài trăm siêu thị sử dụng mã vạch, nhưng đến năm 1980, hàng nghìn cửa hàng đã thêm chúng vào mỗi năm. Chẳng mấy chốc, mã vạch đã trở thành tiêu chuẩn không chỉ ở các cửa hàng tạp hóa mà còn ở hầu hết các môi trường bán lẻ.

Mã vạch đã đóng một vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả của chuỗi cung ứng và trải nghiệm của khách hàng. Chúng giúp các nhà bán lẻ theo dõi hàng tồn kho, thanh toán nhanh hơn và giảm thiểu lỗi thủ công. Ngoài ra, mã vạch còn được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác, chẳng hạn như sản xuất, chăm sóc sức khỏe và vận tải.

Ngày nay, mã vạch là một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Chúng được tìm thấy trên hầu hết các sản phẩm mà chúng ta mua, từ thực phẩm, quần áo đến thuốc men. Mã vạch cũng được sử dụng trong nhiều ứng dụng khác, chẳng hạn như thẻ lên máy bay, vé sự kiện và thẻ khách hàng thân thiết.

Mã vạch là gì?

Mã vạch là một dạng biểu diễn các con số và ký tự có thể đọc được bằng máy tính. Nó thường bao gồm các dải đen và trắng song song có độ rộng khác nhau mà máy quét mã vạch có thể đọc được. Tuy nhiên, mã vạch có ý nghĩa gì trong bán lẻ? Ngày nay, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy các sọc như hình bên dưới trên bao bì sản phẩm tại các cửa hàng bán lẻ, cửa hàng tiện lợi và siêu thị. Sau khi ghi lại thông tin, máy quét mã vạch sẽ truyền thông tin số mã vạch theo thời gian thực đến phần cứng hệ thống bán hàng (POS) mà không cần sự can thiệp của con người.

Do đó, mã vạch giúp các nhà bán lẻ tự động hóa quá trình thu thập dữ liệu và giảm thiểu lỗi của con người khi theo dõi hàng tồn kho và xử lý các giao dịch tại điểm bán hàng (POS). Ngoài ra, mã vạch là một phần quan trọng trong quy trình mua sắm và quản lý hàng tồn kho tại kho hàng của nhà bán lẻ. Từ đó, bạn có thể theo dõi tồn kho của mình, hỗ trợ kế toán viên của bạn với hóa đơn và nhiều công dụng khác.

Các thành phần của mã vạch là gì?

Mã vạch phải được thiết kế một cách chính xác và đồng nhất để máy quét có thể đọc chúng và truyền dữ liệu đã mã hóa đến máy tính. Sử dụng các thành phần khác nhau, một mã vạch cũng có thể tiết lộ quốc gia xuất xứ, loại sản phẩm và nhà sản xuất.

Hình vẽ dưới đây cho thấy các phần khác nhau của mã vạch UPC, kèm theo giải thích về mỗi thành phần.

Vùng an toàn (Quiet Zone):

Vùng an toàn là một vùng trống nằm ở hai đầu của mã vạch. Nếu vùng an toàn không đủ rộng, máy quét sẽ khó đọc mã vạch. Do đó, khoảng cách lề tối thiểu từ thanh ngoài cùng của một ký hiệu đến thanh ngoài cùng của ký hiệu khác là 2.5 mm.

Chữ số hệ thống số (Number system digit): 

Chữ số đầu tiên đại diện cho loại sản phẩm trên mã UPC. Ví dụ, sản phẩm bán lẻ thường bắt đầu bằng 0 hoặc 1, sản phẩm dược phẩm bằng 3 và phiếu giảm giá bằng 5.

Mã nhà sản xuất (Manufacturer code):

Nhóm ký tự đầu tiên sau chữ số ban đầu (5 chữ số) thường xác định nhà sản xuất. GS1, tổ chức tiêu chuẩn toàn cầu quy định các mã UPC, chỉ định một mã số duy nhất cho mỗi nhà sản xuất.

Mã sản phẩm (Product code):

Tập ký tự tiếp theo (5 chữ số tiếp theo bên phải) xác định sản phẩm cụ thể và được tạo ra bởi nhà sản xuất.

Chữ số kiểm tra (Check Digit):

Chữ số kiểm tra là một chữ số dùng để xác thực mã vạch. Nhờ vào ký tự kiểm tra này, bạn có thể kiểm tra xem dữ liệu mã vạch được mã hóa trong mã vạch có chính xác không.

Mã vạch hoạt động như thế nào?

Mặc dù bạn có thể thấy mã vạch hàng ngày, nhưng bạn đã bao giờ tự hỏi chúng hoạt động như thế nào chưa? Dưới đây là cách mã vạch hoạt động:

1. 1. Trước hết, máy quét mã vạch sẽ sử dụng đèn bóng đốt hoặc tia laser để chiếu sáng qua mã vạch và sau đó chiếu sáng vào một bộ cảm biến ánh sáng siêu nhạy.
2. 2. Những đường đen trên mã vạch hấp thụ ánh sáng và các phần màu trắng của mã vạch sẽ phát sáng và phản chiếu lại.
3. 3. Máy quét sẽ phát hiện lượng ánh sáng được chuyển đổi thành dữ liệu có thể đọc bởi máy tính. Ví dụ, các phần đen không phản chiếu tốt sẽ được ghi nhận là 1 và các phần màu trắng được nhận dạng bởi bộ quét ánh sáng như là 0.
4. 4. Phần mềm quản lý hàng tồn kho sẽ nhận và giải mã thông tin này trên hệ thống.

Phân loại mã vạch

Có hai loại mã vạch cơ bản:

Mã vạch tuyến tính (Linear)/1D

Mã vạch tuyến tính hay mã vạch 1D, là những gì hầu hết mọi người hình dung khi họ nhìn thấy mã vạch - các thanh dọc màu đen có các số bên dưới. Đây là những gì hầu hết các cửa hàng đặt trên sản phẩm của họ. Mã vạch tuyến tính chứa các số, chữ và ký hiệu, liên kết mã vạch với một tập thông tin trong cơ sở dữ liệu với các chi tiết như tên sản phẩm, loại sản phẩm, kích thước và màu sắc. Mã vạch 1D phải được liên kết với cơ sở dữ liệu để hoạt động bình thường. Mã vạch tuyến tính thường được sử dụng trên hàng tiêu dùng, thẻ khách hàng thân thiết, nhãn vận chuyển và sách.

Mã vạch ma trận (Matrix)/2D

Mã vạch ma trận hoặc 2D có thể lưu trữ thông tin bổ sung, bao gồm số lượng, hình ảnh và URL trang web. Mã vạch 2D có thể hiển thị thông tin này mà không cần kết nối với cơ sở dữ liệu. Các công dụng phổ biến của mã vạch 2D là mã QR, có thể hướng người dùng đến một trang web cụ thể hoặc hoạt động như thẻ lên máy bay kỹ thuật số. Chúng cũng trở nên ngày càng phổ biến trong môi trường sản xuất có giá trị cao đòi hỏi theo dõi chi tiết về các bộ phận và sản phẩm như thiết bị y tế và dược phẩm.

Sự khác biệt chính

Trong khi mã vạch 1D chỉ có các đường ngang hoặc dọc, phiên bản 2D có thể có cả hai, cùng với các hình dạng và hoa văn khác. Điều này cho phép mã vạch 2D chứa tối đa 2.000 ký tự nhiều hơn so với 80 ký tự ở mã vạch 1D. Ngoài ra, nhiều loại máy quét khác nhau có thể đọc mã vạch 1D, trong khi mã vạch 2D yêu cầu máy quét tiên tiến hơn hoặc điện thoại thông minh. Cuối cùng, mã vạch 2D có thể có kích thước vật lý nhỏ hơn so với mã vạch 1D, vì vậy chúng thường thích hợp với các mặt hàng nhỏ có không gian hạn chế cho mã vạch.

Dưới đây là một số ví dụ về các loại mã vạch 1D và 2D phổ biến:

Mã vạch 1D:

• Mã UPC

Mã vạch UPC là viết tắt của Universal Product Code (Mã sản phẩm toàn cầu). Đây là một loại mã vạch tuyến tính. UPC chủ yếu dùng để xác định và theo dõi sản phẩm trong chuỗi cung ứng, từ khâu sản xuất đến phân phối và bán lẻ.

Mã vạch UPC có hai loại:

UPC-A: Bao gồm 12 chữ số. 

UPC-E: Bao gồm 6 chữ số. 

Lưu ý rằng UPC không chứa bất kỳ chữ cái hoặc ký hiệu nào.

• Mã EAN

Mã vạch EAN là viết tắt của European Article Number (Số sản phẩm châu Âu). Đây là một loại mã vạch tuyến tính. Mã vạch EAN tương tự như mã vạch UPC và được sử dụng để theo dõi và xác định sản phẩm theo cùng một cách. Điểm khác biệt chính duy nhất giữa hai loại mã vạch là UPC được sử dụng rộng rãi ở Mỹ, trong khi EAN được sử dụng ở châu Âu.

Mã vạch EAN có hai loại:

EAN-13: Bao gồm 13 chữ số.

 EAN-8: Bao gồm 8 chữ số. 

Lưu ý rằng EAN không chứa bất kỳ chữ cái hoặc ký hiệu nào.

• Mã code 39

Mã code 39 là một mã vạch tuyến tính có thể chứa chữ cái, số và ký tự đặc biệt. Đây là một trong những mã vạch phổ biến nhất trong các hệ thống nhận dạng, như theo dõi hàng tồn kho và quản lý sản phẩm.

Tên code 39 xuất phát từ việc mã này chỉ có thể chứa tối đa 39 ký tự. Tuy nhiên, trong bản cập nhật gần đây, giới hạn ký tự của mã code 39 đã được nâng lên 43.

Mã code 39 đã được áp dụng như một tiêu chuẩn quân sự của Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ.

• Mã code 128

Mã code 128 là một phiên bản nâng cấp của mã code 39. Đây là một mã vạch tuyến tính mật độ cao được xác định trong tiêu chuẩn ISO/IEC 15417:2007. Mã code 128 được sử dụng rộng rãi trong ngành vận chuyển và đóng gói để theo dõi, xác định và quản lý container và pallet.

Mã code 128 có khả năng mã hóa tất cả 128 ký tự theo chuẩn ASCII (American Standard Code for Information Interchange). Nó có thể chứa 232 ký tự, bao gồm các mã khởi đầu và kết thúc.

Code 128 có ba loại:

Code 128A: Mã hóa các ký tự ASCII từ 00 đến 95, các ký tự đặc biệt và FNC (Mã chức năng) 1–4.

Code 128B: Mã hóa các ký tự ASCII từ 32 đến 127, các ký tự đặc biệt và FNC 1–4.

Code 128C: Mã hóa dữ liệu số học thành các cặp ký tự từ 00 đến 99 và FNC1.

• Mã Interleaved 2 of 5

Interleaved 2 of 5 là một mã vạch tuyến tính chứa mật độ thanh rất cao. Nó chỉ có khả năng mã hóa dữ liệu số (0-9). Interleaved 2 of 5 luôn có một số chẵn các chữ số.

Interleaved 2 of 5 thường được sử dụng trong ngành sản xuất, vận chuyển và kho vận để theo dõi pallet, thùng, hộp và các loại container khác.

• Mã Codabar

Mã Codabar là một trong những loại mã vạch tuyến tính ra đời đầu tiên. Nó còn được gọi là Code-A-Bar, Ames Code, NW-7, Monarch, Code 2 of 7, Rationalized Codabar, ANSI/AIM BC3-1995, hoặc USD-4.

Mã Codabar có khả năng mã hóa số (0 đến 9) và các ký hiệu ("-," "$," ":," "/," "+," và ";"). Nó có khả năng lưu trữ tối đa 32 ký tự (bao gồm các ký tự bắt đầu và kết thúc).

Mã Codabar được sử dụng rộng rãi trong các thư viện, ngân hàng máu của Mỹ và các ngành giao hàng đóng gói qua đêm.

• Mã GS1 DataBar 

Mã GS1 DataBar, còn được gọi là RSS hoặc Reduced Space Symbology, là một loại mã vạch tuyến tính POS (điểm bán hàng) được GS1 áp dụng vào tháng 1 năm 2011. Đây là thế hệ mới của họ mã UPC/EAN.

Mã GS1 DataBar chỉ mã hóa các chữ số (0 đến 9). Nó có khả năng mang GTIN-12 hoặc GTIN-13 của nhà sản xuất ở định dạng dữ liệu 14 chữ số. Nó hỗ trợ các loại mã hóa khác nhau, chẳng hạn như xếp chồng và đa hướng.

Do mã GS1 DataBar có thể chứa thông tin như ngày hết hạn, số lô và mã lô, nên nó thường được sử dụng để quản lý và theo dõi hàng tồn kho trong các lĩnh vực thực phẩm và chăm sóc sức khỏe.

Mã vạch 2D:

• Mã QR (QR code)

Mã QR (QR code) còn được gọi là Quick Response Code (Mã phản hồi nhanh), là một mã vạch 2D. Nó sử dụng các mẫu hình vuông và hình chữ nhật đen và trắng nhỏ để lưu trữ thông tin. Mã này được phát minh vào năm 1994 bởi Denso Wave, một công ty con của Toyota Motor Corporation.

Mã QR có khả năng mã hóa tất cả các loại dữ liệu (chữ số số học, bảng chữ cái, ký tự Kanji và mã nhị phân). Thông thường, nó chứa một bộ chỉ mục, định danh hoặc theo dõi dẫn người dùng đến một trang web hoặc ứng dụng.

Vì khả năng lưu trữ một lượng thông tin lớn (hơn 7.000 số hoặc 4.000 chữ cái), Mã QR thường được sử dụng trong các chiến dịch quảng cáo và khuyến mãi.

• Mã Datamatrix

Mã Datamatrix là một mã vạch 2D chứa các ô vuông hoặc hình chữ nhật đen và trắng nhỏ được sắp xếp theo một mô hình ma trận. Nó có khả năng lưu trữ tối đa 2.335 ký tự số hoặc chữ cái và có khả năng mã hóa tất cả các ký tự chuẩn ASCII.

Mã Datamatrix có các thuật toán sửa lỗi vượt trội, có nghĩa là máy quét có thể đọc và nhận dạng dữ liệu của mã vạch ngay cả khi 30% điểm ảnh (pixel) bị hỏng.

Datamatrix thường được sử dụng trong các ngành công nghiệp chăm sóc sức khỏe, sản xuất ô tô và điện tử.

• Mã PDF417

Mã PDF417 còn được gọi là Portable Data File 417, là một loại mã vạch 2D chứa nhiều hàng tuyến tính xếp chồng. Nó có khả năng mã hóa các chữ số, chữ cái, ký tự Kanji và mã nhị phân. PDF417 được định nghĩa trong tiêu chuẩn ISO/IEC 15438:2015.

Mã PDF417 thường được tìm thấy trên nhãn nhận dạng vật liệu nguy hiểm, vé máy bay, thị thực, hồ sơ sức khỏe và thẻ ID.

Bộ An ninh Nội địa Mỹ đã áp dụng mã vạch PD417 làm công nghệ vùng đọc được cho thẻ nhận dạng do tiểu bang cấp và giấy phép lái xe tuân thủ RealID.

Cách tạo mã vạch

Các công ty cần một số lượng nhỏ mã vạch có thể sử dụng gộp thư hoặc công cụ trực tuyến miễn phí để tạo mã vạch của họ và sau đó in chúng bằng máy in thông thường. Tuy nhiên, điều này có thể nhanh chóng trở nên kém hiệu quả khi nhu cầu của bạn tăng lên.

Một lựa chọn hiệu quả hơn là sử dụng phần mềm kế toán hoặc quản lý hàng tồn kho của bạn để tạo mã vạch - ngay cả các hệ thống cơ bản thường có khả năng này và sẽ giúp việc liên kết từng mã vạch với các bản ghi mặt hàng cụ thể trong cơ sở dữ liệu sản phẩm của bạn trở nên đơn giản. Đối với hầu hết các doanh nghiệp, việc kết hợp công nghệ này với máy in mã vạch được thiết kế đặc biệt để in tem nhãn sẽ là điều hợp lý.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần mã vạch để sử dụng bên ngoài - ví dụ, để theo dõi các mặt hàng được bán thông qua nhà bán lẻ bên thứ ba - cần đăng ký thông qua GS1. Tổ chức này tính một khoản phí ban đầu cũng như phí gia hạn hàng năm và giá cả sẽ khác nhau tùy thuộc vào số lượng mã vạch bạn cần. GS1 sẽ cung cấp cho công ty của bạn một ID duy nhất, được gọi là GS1 Company Prefix, sẽ là một phần của tất cả mã vạch của bạn. Thành viên này cũng cung cấp cho bạn quyền truy cập vào GS1 Data Hub, nơi bạn có thể tạo và quản lý mã vạch của mình và xuất các tệp đó sang máy in.

GS1 là một tổ chức quốc tế và hỗ trợ mã vạch UPC và EAN, cũng như các mã 2D khác nhau.

Dưới đây là một số bước cơ bản để tạo mã vạch:

1. 1. Chọn loại mã vạch phù hợp với nhu cầu của bạn. Có nhiều loại mã vạch khác nhau, mỗi loại có ưu điểm và nhược điểm riêng. Một số loại mã vạch phổ biến nhất bao gồm UPC, EAN, Code 39 và Code 128.
2. 2. Tạo dữ liệu cho mã vạch của bạn. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng phần mềm kế toán hoặc quản lý hàng tồn kho của bạn hoặc bằng cách sử dụng công cụ trực tuyến. Dữ liệu mã vạch thường bao gồm số sản phẩm, ngày hết hạn và số lô.
3. 3. Tạo mã vạch của bạn. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng phần mềm tạo mã vạch hoặc bằng cách sử dụng công cụ trực tuyến.
4. 4. In mã vạch của bạn. Bạn có thể in mã vạch của mình bằng máy in thông thường hoặc bằng máy in mã vạch chuyên dụng.

Nếu bạn cần mã vạch để sử dụng bên ngoài, bạn cần đăng ký thông qua GS1. GS1 sẽ cung cấp cho bạn ID duy nhất của bạn, được gọi là GS1 Company Prefix. Bạn sẽ cần thêm GS1 Company Prefix vào tất cả mã vạch của mình.

Ưu và nhược điểm của công nghệ mã vạch

Ưu điểm của mã vạch

Công nghệ mã vạch được sử dụng trong hầu hết mọi ngành công nghiệp, bao gồm bán lẻ, chăm sóc sức khỏe, hậu cần và thực phẩm và đồ uống. Dưới đây là một số ưu điểm chính của công nghệ mã vạch:

• Cải thiện việc quản lý hàng tồn kho: Công nghệ mã vạch cho phép các nhà bán lẻ và kho bãi theo dõi và quản lý hàng tồn kho của họ một cách chính xác. Bằng cách quét các mặt hàng vào và ra khi chúng được bán hoặc nhận, các doanh nghiệp luôn biết chính xác lượng hàng họ có trong tay. Điều này đảm bảo rằng họ luôn có đúng lượng sản phẩm trên kệ và tránh mất doanh thu do tồn kho quá mức hoặc hết hàng. Hơn nữa, mã vạch giúp các cửa hàng bán lẻ theo dõi sản phẩm nào bán chạy và sản phẩm nào không. Điều này cho phép các cửa hàng bán lẻ đưa ra quyết định tốt hơn về việc mua và giảm giá sản phẩm, ngăn chặn tồn kho lỗi thời.
• Theo dõi dữ liệu thời gian thực: Mỗi khi một mã vạch được quét, dữ liệu như tên sản phẩm, mô tả và giá cả sẽ được gửi đến hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống quản lý doanh nghiệp của công ty. Dữ liệu này cho phép các doanh nghiệp theo dõi và phân tích các chỉ số quan trọng như khối lượng bán hàng, số lượng hàng hóa bán trung bình, doanh thu hàng tồn kho, giá trị giao dịch trung bình và giá trị hàng tồn kho theo thời gian thực. Các doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu này để đưa ra quyết định tốt hơn liên quan đến các chiến dịch tiếp thị và cải thiện hoạt động của mình.
• Loại bỏ lỗi của con người: Khi một sản phẩm đến các điểm khác nhau trong chuỗi cung ứng, thông tin như trọng lượng, giá cả và điểm đến vận chuyển của sản phẩm cần được nhập thủ công. Việc nhập dữ liệu thủ công rất dễ xảy ra lỗi của con người, chẳng hạn như lỗi đánh máy. Những lỗi nhập dữ liệu như vậy thường dẫn đến các vấn đề về thanh toán, quản lý hàng tồn kho sai lệch, tranh chấp về giá cả và các vấn đề khác. Với mã vạch, nhân viên không còn phải nhập dữ liệu sản phẩm thủ công vào hệ thống; tất cả những gì họ cần làm là quét mã vạch và để hệ thống thực hiện công việc của mình. Điều này loại bỏ lỗi của con người và đảm bảo rằng thông tin được chuyển chính xác và hiệu quả giữa các điểm khác nhau của chuỗi cung ứng.
• Quy trình thanh toán nhanh chóng và hiệu quả: Mã vạch được quét nhanh hơn nhiều so với việc nhập dữ liệu thủ công, do đó các giao dịch có thể được hoàn thành nhanh hơn nhiều. Điều này đặc biệt có lợi trong các giờ cao điểm khi có nhiều khách hàng xếp hàng đợi thanh toán. Hơn nữa, mã vạch cho phép khách hàng quét các mặt hàng tại quầy tự thanh toán, loại bỏ việc phải xếp hàng và chờ đợi nhân viên thu ngân. Điều này cải thiện trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng, dẫn đến doanh số cao hơn và uy tín cửa hàng tốt hơn.
• Giảm thời gian đào tạo nhân viên: Quét mã vạch là một quá trình tự giải thích và không yêu cầu nhiều đào tạo hoặc kỹ năng kỹ thuật. Điều này loại bỏ sự cần thiết phải đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm quét phức tạp, quản lý cơ sở dữ liệu hoặc ghi nhớ tên hoặc số sản phẩm. Kết quả là, nhân viên mới có thể bắt đầu quét sản phẩm và thực hiện các giao dịch ngay sau khi được tuyển dụng.

Nhược điểm của mã vạch

Mặc dù mã vạch có nhiều ưu điểm nhưng cũng có một số nhược điểm mà các doanh nghiệp cần lưu ý trước khi triển khai chúng trong hoạt động của mình.

Dưới đây là một số nhược điểm của việc sử dụng mã vạch:

• Dễ bị hư hỏng: Mã vạch dễ bị hư hỏng như xước, nhòe hoặc cắt trong khi xử lý sản phẩm. Mã vạch cũng bị hư hỏng do tiếp xúc với điều kiện thời tiết khắc nghiệt như mưa hoặc ánh sáng mặt trời trực tiếp. Một khi mã vạch bị hư hỏng, nó sẽ không thể đọc được bởi hệ thống quét và cần được thay thế. Điều này gây ra sự chậm trễ và gián đoạn hoạt động, ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp.
• Chi phí: Mã vạch yêu cầu phần cứng (như máy in, máy tính và máy quét mã vạch) và phần mềm (như quản lý cơ sở dữ liệu, phần mềm theo dõi tài sản và trình tạo mã vạch).

Ứng dụng của mã vạch

Mã vạch được ứng dụng trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực cuộc sống và chúng giúp tăng đáng kể hiệu quả và độ chính xác của các hoạt động hàng ngày. Dưới đây là một số ứng dụng phổ biến nhất của mã vạch:

Theo dõi hàng tồn kho

Các công ty cần biết không chỉ mức tồn kho hiện tại của họ mà còn vị trí của những sản phẩm đó, vào bất kỳ thời điểm nào. Mã vạch có thể giải quyết vấn đề quản lý kho hàng này - nhân viên kho quét các mặt hàng mới khi chúng đến và một lần nữa khi chúng được vận chuyển đi như một phần của đơn hàng; trong các cơ sở tự động hơn, máy quét gắn cố định trên tường có thể quét sản phẩm khi chúng di chuyển trên băng chuyền. Tất nhiên, mỗi SKU cần có một mã vạch và mã vạch phải được liên kết với cơ sở dữ liệu có tất cả thông tin sản phẩm cần thiết. Nhưng một khi thiết lập xong, số lượng hàng tồn kho sẽ luôn chính xác và cập nhật theo thời gian thực.

Theo dõi tài sản

Mã vạch là phương pháp phổ biến nhất để theo dõi tài sản mà các doanh nghiệp sử dụng để hỗ trợ hoạt động hàng ngày của họ, chẳng hạn như máy móc, ô tô và máy tính. Mã vạch kết hợp với phần mềm theo dõi tài sản, giúp các doanh nghiệp theo dõi trạng thái và vị trí của những tài sản đó và lưu trữ bất kỳ hồ sơ nào có liên quan về việc bảo trì hoặc sửa chữa. Điều này rất quan trọng vì không giống như hàng tồn kho, các tổ chức thường giữ lại tài sản cố định trong nhiều năm và sử dụng chúng nhiều lần. Đối với các vật phẩm di động như máy tính hoặc phương tiện, mã vạch có thể hiển thị ai đã sử dụng các vật phẩm đó lần cuối và khi nào. Chúng cũng giúp lãnh đạo công ty hiểu được việc sử dụng và tình trạng của các tài sản khác nhau khi họ lập kế hoạch đầu tư trong tương lai.

Lập hóa đơn

Nhiều tổ chức đặt mã vạch trên hóa đơn để dễ dàng theo dõi công nợ phải trả (AP) và công nợ phải thu (AR) hơn. Các công ty có thể đặt mã vạch trên hóa đơn để liên kết nó với một khách hàng cụ thể. Khi khách hàng thanh toán, nhân viên có thể quét mã vạch để đảm bảo rằng họ ghi nợ tài khoản chính xác và có thể tuân theo quy trình tương tự đối với các khoản nợ AP. Mã vạch hóa đơn cũng có thể đẩy nhanh quy trình thực hiện. Nhân viên kho có thể in hóa đơn cho một đơn hàng, sau đó quét mã vạch để tìm ra các mặt hàng cần chọn và vị trí của chúng, giúp giảm thiểu khả năng mắc lỗi. Hoặc công nhân có thể quét mã vạch sau khi thu thập tất cả các mặt hàng cho một đơn hàng để xác nhận rằng gói hàng có chứa chính xác tất cả các mặt hàng.

Theo dõi thư tín

Giống như hàng tồn kho, các doanh nghiệp có thể sử dụng mã vạch để theo dõi tất cả thư và bưu kiện mà họ gửi đi. Họ có thể quét thư và bưu kiện trước khi giao chúng cho các công ty chuyển phát nhanh để liên kết thông tin theo dõi với đơn hàng đó, sau đó gửi cho khách hàng để họ có thể kiểm tra trạng thái đơn hàng của mình. Nếu thư được trả lại cho người bán, họ có thể quét mã vạch để nhanh chóng xác định khách hàng mà họ cần liên hệ để giải quyết vấn đề.

Gộp thư

Gộp thư liên kết một nguồn dữ liệu, chẳng hạn như bảng tính, với một tài liệu khác để tự động chèn dữ liệu đó vào các trường được đặt trước. Doanh nghiệp có thể sử dụng gộp thư để tạo mã vạch cho một loạt các mục trong một vài bước đơn giản. Đây là phương thức hiệu quả hơn nhiều so với việc xử lý từng mục.

Ngoài 5 ứng dụng phổ biến nhất được liệt kê ở trên, mã vạch cũng có thể được ứng dụng cho nhiều mục đích khác, chẳng hạn như:

• Theo dõi việc tham dự.
• Quản lý vé.
• Theo dõi bệnh nhân.
• Theo dõi sản xuất.
• Kiểm soát chất lượng.
• Quảng cáo và tiếp thị.

Công nghệ mã vạch 

Mã vạch là một công nghệ đơn giản, hiệu quả và cực kỳ đáng tin cậy để theo dõi hàng tồn kho. Đây cũng là một khoản đầu tư nhỏ mang lại lợi nhuận đầu tư nhanh chóng thông qua việc cải thiện kiểm soát và độ chính xác hàng tồn kho, cũng như truy cập dữ liệu theo thời gian thực. Mã vạch đóng vai trò quan trọng trong việc mang lại cho doanh nghiệp khả năng hiển thị cần thiết để kiểm soát chi phí và cung cấp trải nghiệm khách hàng tuyệt vời.

Để sử dụng mã vạch, doanh nghiệp cần một số thành phần sau:

• Máy in mã vạch: Nếu doanh nghiệp của bạn có hàng trăm mặt hàng trong kho hoặc thay thế sản phẩm thường xuyên, bạn sẽ cần một máy in được thiết kế dành riêng cho mã vạch. Có nhiều loại máy in khác nhau, một số loại lớn và cần được cắm vào ổ điện, trong khi những loại khác không dây và có thể di động. Tùy thuộc vào quy mô hoạt động, doanh nghiệp của bạn có thể cần nhiều máy in cho các khu vực khác nhau trong kho hoặc cửa hàng.
• Máy quét mã vạch: Máy quét cho phép doanh nghiệp tận dụng nhiều lợi ích mà mã vạch mang lại. Có một số loại máy quét khác nhau để lựa chọn: Máy quét laser là loại phổ biến nhất vì chúng tương đối rẻ, có thể đọc mã từ khoảng cách lên đến hai feet và có thể đọc hầu hết các mã vạch 1D. Máy quét CCD (Charge-coupled-device), sử dụng hàng trăm đèn LED để đọc mã vạch, chính xác hơn máy quét laser nhưng có phạm vi ngắn hơn. Nếu công ty của bạn sử dụng mã vạch 2D, bạn sẽ cần một máy quét ảnh sử dụng camera để chụp những mã vạch tiên tiến hơn này.
• Cơ sở dữ liệu trung tâm: Mã vạch chỉ hữu ích nếu máy tính có thể liên kết các mã định danh duy nhất đó với một sản phẩm nhất định. Vì vậy, một công ty cần một nguồn dữ liệu trung tâm liên kết mỗi mã vạch với một sản phẩm cụ thể để đảm bảo rằng việc quét mã vạch hiển thị thông tin chính xác. Dữ liệu này thường được lưu trữ trong ứng dụng phần mềm mà các hệ thống điểm bán hàng (POS) và thiết bị kho bãi có thể truy cập.

Nhìn chung, mã vạch là một công nghệ mạnh mẽ có thể giúp doanh nghiệp cải thiện hoạt động kinh doanh và quản trị chuỗi cung ứng của mình. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần cân nhắc cả ưu điểm và nhược điểm của mã vạch trước khi quyết định triển khai chúng.

Nếu bạn có thêm thắc mắc hoặc cần hỗ trợ về thiết bị mã số mã vạch, hãy liên hệ ngay Tân Hưng Hà Hotline 081 321 8668 để được tư vấn chi tiết và miễn phí.

TÂN HƯNG HÀ
Địa chỉ: Số 302 - Phú Viên - Bồ Đề - Long Biên - TP Hà Nội
Hotline: 081 321 8668 (Zalo)
Email: marketing@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn

 

>>> Xem thêm:

MÃ QR (QR CODE): CẨM NANG TỪ A ĐẾN Z

CẨM NANG VỀ MÁY IN MÃ VẠCH TỪ A ĐẾN Z CHO DOANH NGHIỆP

CẨM NANG VỀ MÁY QUÉT MÃ VẠCH TỪ A ĐẾN Z CHO DOANH NGHIỆP

CẨM NANG VỀ CÔNG NGHỆ NHẬN DẠNG VÀ THU THẬP DỮ LIỆU TỰ ĐỘNG (AIDC)

TÂN HƯNG HÀ - CUNG CẤP VÀ PHÂN PHỐI THIẾT BỊ MÃ SỐ MÃ VẠCH CHÍNH HÃNG TOÀN QUỐC