Thủ tục và quy trình đăng ký mã vạch (barcode) sản phẩm như thế nào

Đăng ký mã vạch sản phẩm là quy trình thủ tục do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) thực hiện cho doanh nghiệp với mục đích cấp giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch, cho phép tổ chức, cá nhân sử dụng mã số mã vạch gắn lên từng sản phẩm để sử dụng

Để mã số mã vạch được đăng ký thuận lợi, doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ về các thủ tục và quy trình đăng ký mã số mã vạch tại Tổng cục GS1 Việt Nam. 

Mã vạch - barcode là gì?

Mã vạch (barcode) là một dạng mã hóa thông tin được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kinh doanh và quản lý hàng hóa, thông thường được sử dụng cho sản phẩm hoặc hàng hóa. Mã vạch ban đầu được tạo ra theo dạng các đường thẳng có độ rộng khác nhau, cùng xếp thành 1 hàng biểu thị cho thông tin đã được mã hóa. Theo sự phát triển của công nghệ và nhu cầu mã hóa thông tin ngày càng nhiều, nhiều loại mã vạch đã ra đời. 

Để trích xuất được thông tin đã mã hóa từ mã vạch, bạn cần sử dụng các thiết bị máy quét mã vạch chuyên dụng có khả năng giải mã chuỗi thông tin này. Nhờ sử dụng mã vạch, việc quản lý hàng hóa, sản phẩm đã trở nên dễ dàng hơn, đồng thời nhiều công nghệ lấy mã vạch làm cơ sở đã phát triển cả về quy mô và chất lượng. 

Mã vạch được sử dụng vào hầu hết các lĩnh vực trong đời sống. 

Vi sao phải đăng ký mã vạch sản phẩm ?

Tại điều 3 quyết định 15/2006/QĐ-BKHCN giải thích, mã số là một dãy các con số được sử dụng nhằm phân định sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức. Trong khi đó mã vạch là một dãy các vạch được sắp xếp song song, chúng sẽ kết hợp cùng với mã số giúp máy quét có thể đọc được thông tin. 

Đăng ký mã vạch sẽ mang về nhiều lợi ích: 

• Đăng ký mã vạch giúp mở rộng hoạt động sản xuất, kinh doanh: để có thể thúc đẩy tăng trưởng về doanh thu và doanh số, các doanh nghiệp sản xuất đều mong muốn đưa sản phẩm của mình đến các siêu thị, đại lý - nơi tập trung nhiều khách hàng mục tiêu. Và để làm được điều đó, đăng ký mã vạch cho sản phẩm là yêu cầu tối thiểu
• Đăng ký mã vạch giúp công việc quản lý trở nên dễ dàng hơn: mỗi loại sản phẩm đều được gắn với một mã số mã vạch. Doanh nghiệp sẽ dựa vào mã số mã vạch để quản lý, sắp xếp và phân loại hàng hóa chính xác, đi kèm với các thiết bị hỗ trợ như máy quét mã vach, máy kiểm kho giúp quản lý thuận lợi hơn, nhẹ nhàng hơn. 
• Đăng ký mã vạch thỏa mãn nhu cầu khách hàng khi mua sản phẩm: chắc hẳn ai cũng đã gặp trường hợp khi thanh toán hàng hóa mua tại cửa hàng, siêu thị - những nơi thanh toán thủ công và nơi thanh toán bằng thiết bị mã vạch, sự khác biệt về tốc độ thanh toán, độ chính xác về giá cả, số lượng và loại mặt hàng rất rõ ràng. 
• Tăng hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí nhân công: để quản lý hàng hóa xuất nhập, trước đây cần rất nhiều nhân viên thao tác xử lý. Nhưng điều đó đã không còn thông dụng khi mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều công nghệ, thiết bị cho quản lý thông qua mã vạch của sản phẩm, hàng hóa. 

Thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm

Hãy thực hiện đúng theo những bước đăng ký sau đây:

Bước 1: Xác định số lượng sản phẩm cần đăng ký mã vạch và thông tin liên quan đến sản phẩm theo quy định. Gói đăng ký mã vạch sẽ phân loại thành: loại dưới 100 sản phẩm, dưới 1000 sản phẩm và dưới 10.000 sản phẩm. 

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm

Hồ sơ đăng ký mã vạch được tư vấn chi tiết tại đây. Xin hãy tham khảo thêm

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch tới Tổng cục Đo Lường Chất lượng Việt Nam (GS1)

Những thông tin ở các bước 1, 2 sẽ cần đảm bảo chính xác, rõ ràng. Hồ sơ được nộp vào Tổng cục Đo lường Chất lượng Việt Nam sẽ không được thay đổi. 

Bước 4: Thẩm định hồ sơ đăng ký mã số mã vạch

Tổng cục sau khi nhận được hồ sơ sẽ thẩm định thông tin được yêu cầu từ 5 - 7 ngày làm việc. Nếu thông tin không đúng hoặc có sai sót sẽ bị từ chối, tổ chức doanh nghiệp sẽ phải làm lại từ bước 1

Bước 5. Cấp mã vạch và giấy chứng nhận đăng ký cho doanh nghiệp

Hồ sơ đăng ký mã vạch được thẩm định và xác nhận hoàn toàn chính xác sẽ được Tổng cục cấp mã vạch và giấy chứng nhận đăng ký. Thời gian hoàn tất thủ tục là khoảng 30 ngày.