Bạn có đang lo lắng về việc hết hàng đúng vào thời điểm bán chạy nhất? Hoặc phải lưu trữ quá nhiều sản phẩm dẫn đến tồn kho? Theo dõi hàng tồn kho chính là giải pháp giúp bạn giải quyết những vấn đề này.

Theo dõi hàng tồn kho là gì?

Theo dõi hàng tồn kho là quá trình giám sát hàng hóa trong kho để đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn. Bằng việc theo dõi hàng tồn kho hiệu quả, bạn có thể đảm bảo lượng hàng dự trữ chính xác, giảm thiểu chi phí và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

Theo dõi hàng tồn kho là một phần thiết yếu trong việc điều hành doanh nghiệp bán lẻ hoặc sản xuất. Bằng việc theo dõi sản phẩm, bạn có thể giảm thiểu tới 20% chi phí nhờ hạn chế tình trạng hết hàng và tồn kho quá nhiều. Việc này giúp bạn đánh giá chính xác lượng hàng hiện có so với dự báo doanh số bán hàng. Từ đó, bạn có thể chủ động lên kế hoạch đặt hàng để đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng, gia tăng sự hài lòng của họ.

Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ chia sẻ cách hệ thống theo dõi hàng tồn kho có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn, cùng với các phương pháp theo dõi hàng tồn kho đơn giản nhưng hiệu quả, giúp bạn quản lý sản phẩm dễ dàng hơn.

Hệ thống theo dõi hàng tồn kho

Hệ thống theo dõi hàng tồn kho là trợ thủ đắc lực, giúp bạn ghi lại chi tiết mọi thông tin liên quan đến hàng hóa, từ số lượng, vị trí lưu trữ cho đến xu hướng bán hàng. Với tính năng cập nhật theo thời gian thực, hệ thống sẽ cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh về tình trạng tồn kho, qua đó đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

Hệ thống theo dõi hàng tồn kho giám sát các yếu tố sau:

• Mức tồn kho: Chỉ số này theo dõi lượng hàng còn lại của một mặt hàng. Đây là yếu tố then chốt để nắm bắt tình hình hàng hóa, từ đó tính toán các chỉ số khác như vòng quay tồn kho và nhu cầu thị trường.
• Vị trí hàng hóa: Hệ thống giúp bạn dễ dàng xác định vị trí chính xác của từng sản phẩm trong kho. Bên cạnh đó, bạn có thể theo dõi những mặt hàng ít lưu thông để kịp thời điều chỉnh chiến lược bán hàng hoặc quy trình xử lý.
• Vòng quay hàng tồn kho: Chỉ số này cho biết tốc độ bán hàng của sản phẩm. Vòng quay hàng tồn kho cao phản ánh tình hình kinh doanh tích cực, ngược lại, vòng quay tồn kho thấp có thể là dấu hiệu của chiến lược bán hàng chưa hiệu quả. Mức tiêu chuẩn của vòng quay hàng tồn kho sẽ phụ thuộc vào ngành hàng và đặc thù của doanh nghiệp bạn.
• Thông tin nhà cung cấp: Theo dõi chi tiết về nhà cung cấp giúp bạn lên kế hoạch nhập hàng hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hụt sản phẩm.
• Hàng trả lại: Hệ thống theo dõi số lượng hàng trả lại, là tín hiệu quan trọng để đánh giá chất lượng sản phẩm. Bởi nếu sản phẩm thường xuyên bị trả lại, điều này có thể cho thấy sản phẩm chưa đáp ứng được mong đợi của khách hàng.
• Hàng hóa bị hư hỏng: Theo dõi hàng hóa bị hư hỏng giúp bạn kịp thời phát hiện những vấn đề trong khâu cung cấp, vận chuyển hoặc bảo quản sản phẩm.
• Nhu cầu và xu hướng bán hàng: Hệ thống phân tích dữ liệu bán hàng, dự báo nhu cầu theo mùa vụ, giúp bạn đưa ra chiến lược dự trữ hàng hóa phù hợp, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc hết hàng đột ngột.

5 phương pháp theo dõi hàng tồn kho phổ biến

Việc theo dõi chính xác hàng hóa trong kho là điều cần thiết để vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Tuy nhiên, phương pháp theo dõi hàng tồn kho như thế nào phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu của từng doanh nghiệp. Dưới đây là 5 phương pháp theo dõi hàng tồn kho phổ biến:

Bảng tính (Spreadsheets):

Mặc dù có vẻ lỗi thời, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng các bảng tính như Excel hoặc Google Sheets để theo dõi hàng tồn kho. Ưu điểm của phương pháp này là dễ dàng thiết lập và sử dụng. Tuy nhiên, nhược điểm là đòi hỏi nhập liệu thủ công, tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. Do đó, phương pháp này phù hợp hơn với các doanh nghiệp nhỏ, lượng hàng hóa ít.

Nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL):

Dịch vụ 3PL (Third-party logistics provider) là giải pháp thuê ngoài toàn bộ khâu quản lý và theo dõi hàng tồn kho. Nhà cung cấp 3PL sẽ chịu trách nhiệm đóng gói, vận chuyển hàng hóa và lưu giữ hồ sơ chi tiết. Đây là lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp thương mại điện tử 100%, không có cửa hàng vật lý, vì 3PL sẽ xử lý toàn bộ việc vận chuyển sản phẩm từ khâu đầu đến khâu cuối.

Quản lý hàng tồn kho do nhà cung cấp (VMI):

Đối với một số doanh nghiệp, phương pháp VMI (Vendor-managed inventory) có thể hữu ích. Theo phương pháp này, nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm đánh giá nhu cầu hàng hóa và tự động xác định số lượng cần giao. Doanh nghiệp chỉ cần chia sẻ thông tin tồn kho với nhà cung cấp, sau đó họ sẽ xử lý tất cả các khâu đặt hàng và vận chuyển.

Giải pháp nội bộ (In-house solution):

Đối với các doanh nghiệp có đủ nguồn lực (nhân sự, thời gian, tài chính, kiến thức chuyên môn), xây dựng hệ thống theo dõi hàng tồn kho nội bộ là một lựa chọn đáng cân nhắc. Giải pháp này yêu cầu doanh nghiệp tự thiết kế và triển khai hệ thống riêng, đáp ứng chính xác nhu cầu quản lý hàng hóa.

Các doanh nghiệp lớn thường áp dụng phương pháp này vì nó cho phép kiểm soát toàn bộ quá trình quản lý tồn kho. Tuy nhiên, để xây dựng và vận hành hiệu quả đòi hỏi đầu tư đáng kể về nguồn lực.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho:

Phần mềm quản lý hàng tồn kho là giải pháp tuyệt vời giúp doanh nghiệp tự động hóa và đơn giản hóa quy trình theo dõi hàng hóa. Phần mềm có khả năng theo dõi sản phẩm tự động, đảm bảo độ chính xác cao. Người dùng cũng có thể thiết lập tính năng tự động đặt hàng khi lượng hàng giảm xuống dưới mức nhất định, tránh tình trạng hết hàng đột ngột. Bên cạnh đó, phần mềm còn cung cấp nhiều dữ liệu và thông tin chi tiết về hành vi khách hàng, tỷ lệ hàng trả lại và vòng quay hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

Lợi ích của việc theo dõi hàng tồn kho

Theo dõi hàng tồn kho mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Việc giữ hồ sơ hàng tồn kho chính xác là yếu tố quan trọng giúp đưa ra các quyết định đúng đắn khi đặt hàng. Bên cạnh đó, theo dõi hàng tồn kho còn cung cấp dữ liệu quý giá về thói quen tiêu dùng, giúp bạn hiểu rõ hơn về hành vi khách hàng và tăng sự hài lòng của họ. Dưới đây là một số lợi ích của việc theo dõi hàng tồn kho:

Kiểm soát chi phí hiệu quả:

Theo dõi mức tồn kho giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về những sản phẩm đang bán chạy và những sản phẩm không bán chạy, từ đó tránh tình trạng dư thừa hoặc tồn kho ít. Điều này giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả hơn và giảm thiểu lãng phí.

Nâng cao sự hài lòng của khách hàng:

Hồ sơ hàng tồn kho chính xác cung cấp thông tin đáng tin cậy về tình trạng hàng hóa và quá trình vận chuyển cho khách hàng. Dữ liệu từ việc theo dõi hàng tồn kho cũng đảm bảo chỉ sử dụng các sản phẩm và nhà cung cấp chất lượng, chẳng hạn như việc phát hiện các sản phẩm bị trả lại thường xuyên hoặc hàng hóa bị hư hỏng.

Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp:

Theo dõi hàng tồn kho giúp cải thiện mối quan hệ với các nhà cung cấp bằng cách dự báo hàng tồn kho tốt hơn và làm việc cùng nhau để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này giúp cả hai bên cùng có lợi và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Đếm chính xác hàng tồn kho:

Việc có số liệu tồn kho chính xác là cơ sở cho nhiều lợi ích khác của việc theo dõi hàng tồn kho, đảm bảo rằng những mặt hàng có nhu cầu luôn sẵn có và tất cả các sản phẩm đều được kiểm soát chặt chẽ.

Sử dụng hiệu quả nguồn vốn:

Quản lý mức tồn kho hiệu quả giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về những sản phẩm không bán chạy, từ đó giải phóng nguồn vốn (cả tiền bạc và không gian) để đầu tư vào những sản phẩm có tiềm năng hơn.

Ngăn ngừa tình trạng thiếu hàng:

Ngăn chặn tình trạng hết hàng bằng cách sử dụng dữ liệu lịch sử và dự báo để dự đoán nhu cầu và đặt hàng đúng thời điểm. Điều này giúp doanh nghiệp luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng.

Dự báo hàng tồn kho tốt hơn:

Với dữ liệu từ việc theo dõi hàng tồn kho, bạn sẽ có thể dự đoán các xu hướng thị trường và thói quen tiêu dùng, đảm bảo hàng tồn kho của bạn phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Tối ưu hóa không gian sử dụng:

Bằng cách theo dõi hàng tồn kho, bạn có thể nhận diện được những mặt hàng không bán chạy và giải phóng không gian để trưng bày những sản phẩm bán chạy hơn. Điều này giúp tối ưu hóa không gian kho bãi và cửa hàng.

Đảm bảo độ chính xác khi đặt hàng:

Quản lý mức tồn kho hỗ trợ độ chính xác khi đặt hàng bằng cách giám sát tốt hơn lượng hàng tồn kho và phát hiện bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh trong quá trình vận chuyển. Điều này giúp giảm thiểu lỗi và tăng hiệu quả kinh doanh.

Những thách thức trong theo dõi hàng tồn kho

Mặc dù việc theo dõi hàng hóa là điều cần thiết đối với bất kỳ nhà bán hàng nào nhưng quá trình này cũng có thể gặp một số khó khăn. Những thách thức này chủ yếu liên quan đến việc lựa chọn phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất. Dưới đây là một số ví dụ:

• Quản lý nhiều kênh bán hàng: Việc theo dõi hàng tồn kho trở nên phức tạp hơn đối với các doanh nghiệp bán hàng trên nhiều kênh. Giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp này là sử dụng hệ thống theo dõi hàng tồn kho tự động giám sát mọi khâu, từ nhà cung cấp khác nhau, hàng nhập, kho hàng, cửa hàng,...
• Xử lý hàng trả lại hiệu quả: Một hệ thống theo dõi hàng tồn kho hiệu quả sẽ có quy trình rõ ràng để ghi nhận hàng trả lại, đồng thời cung cấp các chỉ số cảnh báo nếu tỷ lệ trả lại của một mặt hàng nào đó vượt quá ngưỡng nhất định, giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện các vấn đề về chất lượng.
• Tối ưu hóa thời gian và nguồn lực: Theo dõi hàng tồn kho lý tưởng sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp.  Điều này có nghĩa là hệ thống cần thiết kế đơn giản, dễ dàng sử dụng, thay vì làm phức tạp thêm quy trình.
• Mở rộng quy mô: Điều quan trọng là sử dụng hệ thống theo dõi hàng tồn kho có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn. Nếu không, bạn có thể buộc phải triển khai nhiều hệ thống không tích hợp hoặc thay đổi hệ thống khi doanh nghiệp phát triển.
• Tích hợp hệ thống: Tốt nhất là bạn nên tìm một hệ thống đáp ứng tất cả các nhu cầu theo dõi hàng tồn kho của mình. Tuy nhiên, do nhu cầu riêng biệt của mỗi doanh nghiệp, một số đơn vị lựa chọn sử dụng nhiều hệ thống khác nhau, điều này có thể dẫn đến khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu.

Mẹo theo dõi hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp

Theo dõi hàng tồn kho hiệu quả đòi hỏi sự linh hoạt và thích ứng với những đặc thù riêng của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn có những nguyên tắc chung giúp bạn theo dõi hàng hóa thông minh và tiết kiệm thời gian.

• Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên: Thực hiện kiểm kê định kỳ không chỉ giúp bạn theo dõi sản phẩm mà còn phát hiện ra những sai lệch trong hệ thống dữ liệu.
• Ưu tiên dữ liệu điện tử: Thay vì ghi chép thủ công trên giấy hoặc sử dụng bảng tính, hãy chuyển sang quản lý dữ liệu điện tử để đảm bảo tính chính xác và dễ dàng lưu trữ.
• Dự báo tồn kho dựa trên dữ liệu: Sử dụng dữ liệu để dự đoán xu hướng và nhu cầu của khách hàng, từ đó đưa ra các quyết định sản xuất và đặt hàng phù hợp.
• Theo dõi nhiều hơn chỉ số lượng hàng tồn kho: Thu thập dữ liệu toàn diện hơn bằng cách theo dõi doanh số bán hàng, hàng trả lại, nguồn cung, mức độ sử dụng sản phẩm và nhân sự.
• Áp dụng tự động hóa: Hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động sẽ giúp bạn tự động tái đặt hàng khi sản phẩm sắp hết, cùng nhiều quy trình khác có thể tự động hóa.
• Quản lý vòng đời sản phẩm: Đối với các mặt hàng dễ hỏng như thực phẩm, hãy thiết lập hệ thống nhắc nhở tự động cảnh báo khi sản phẩm sắp hết hạn sử dụng và cần thanh lý. Điều này đảm bảo tất cả sản phẩm được bán ra đều an toàn cho người tiêu dùng.
• Tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu: Thiết lập các báo cáo theo dõi sản phẩm riêng biệt để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn. Báo cáo có thể được tùy chỉnh theo các yếu tố như vị trí kho, loại hàng hóa, nhà cung cấp,...
• Kiểm tra hệ thống và quy trình nội bộ: Thường xuyên rà soát các quy trình nội bộ để đảm bảo dữ liệu được ghi nhận chính xác và loại trừ các trường hợp mất hàng, thiếu đơn hàng hoặc chậm trễ trong quá trình xử lý.
• Theo dõi toàn bộ vòng đời sản phẩm: Quản lý tồn kho hiệu quả bao gồm theo dõi tất cả các bước trong vòng đời của sản phẩm. Từ dự báo nhu cầu khách hàng đến theo dõi nguồn cung, thói quen mua hàng và hàng trả lại, tất cả các giai đoạn cần được giám sát chặt chẽ.

Kết luận

Việc theo dõi hàng tồn kho hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu hóa lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng.

Lựa chọn phương pháp theo dõi hàng tồn kho phù hợp sẽ phụ thuộc vào quy mô, ngành hàng kinh doanh và đặc thù của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như chi phí, tính năng, khả năng tích hợp và dễ sử dụng trước khi đưa ra quyết định.

Với sự phát triển của công nghệ, hiện nay có rất nhiều giải pháp quản lý hàng tồn kho thông minh được cung cấp trên thị trường. Doanh nghiệp nên tìm hiểu và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của mình.

Bằng cách đầu tư vào hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận, từ đó tạo dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

>>> Xem thêm:

HỆ THỐNG KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO ĐỊNH KỲ LÀ GÌ? LỢI ÍCH VÀ CÁCH SỬ DỤNG

GIẢM THIỂU THIẾT BỊ MÁY QUÉT VÀ TỐI ƯU HIỆU QUẢ VỚI GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO THÔNG MINH

7 BƯỚC ĐỂ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ VỚI HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG CHO DOANH NGHIỆP

3 CÁCH GIÚP DOANH NGHIỆP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ

MẪU FILE QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ DÀNH CHO DOANH NGHIỆP CHO THUÊ THIẾT BỊ

GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VÀ PHÂN PHỐI HÀNG TỒN KHO BẰNG RFID

QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA BỆNH VIỆN BẰNG CÔNG NGHỆ RFID UHF

CẨM NANG VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG KHO HÀNG DOANH NGHIỆP

TIPS HƯỚNG DẪN LÀM BÁO CÁO HÀNG TỒN KHO + MẪU BÁO CÁO HÀNG TỒN KHO MIỄN PHÍ

QUY TRÌNH KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ MÀ DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT

TỔNG HỢP CÁC MẪU EXCEL KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO CHO DOANH NGHIỆP