Mã EAN là một trong những công cụ nhận dạng sản phẩm được sử dụng rộng rãi nhất trong ngành bán lẻ trên toàn thế giới. Chủ yếu phục vụ như một bản nâng cấp cho mã UPC, những mã vạch này là xương sống của mọi hoạt động vận chuyển sản phẩm quốc tế thành công, đặc biệt là ở Châu Âu.
Nếu bạn đang muốn mở rộng hoạt động kinh doanh của mình ra nước ngoài và cần một giải pháp quản lý hàng tồn kho quốc tế thì hướng dẫn này là dành cho bạn. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho bạn biết mã EAN là gì, cách sử dụng, mua ở đâu và tìm hiểu cách so sánh mã này với các mã vạch được tiêu chuẩn hóa khác.
Mã EAN là gì?
Nếu bạn tìm kiếm “Mã EAN” trên Google, bạn có thể ngạc nhiên khi thấy một số trang web gọi nó là “Số sản phẩm quốc tế” (International Article Number). Không, bạn không nhập sai cụm từ tìm kiếm, đây chỉ là tên hiện đại hơn cho mã vạch. Ban đầu, EAN là viết tắt của European Article Number (Số sản phẩm Châu Âu), nhưng khi ngày càng có nhiều quốc gia trên thế giới bắt đầu sử dụng nó, nó mang biệt danh “Quốc tế”. Tuy nhiên, nó vẫn được gọi bằng từ viết tắt EAN.
Các nhà bán lẻ, nhà cung cấp, nhà sản xuất và người bán trên khắp thế giới sử dụng mã EAN cho nhiều mục đích khác nhau:
- Đặt hàng bán buôn.
- Quét điểm bán lẻ (POS).
- Để giảm thiểu lỗi của con người trong quá trình xử lý sản phẩm.
- Kế toán.
- Tạo ra một hệ thống tiêu chuẩn hóa thay thế thông tin viết tay và ghi nhãn.
- Tìm kiếm và tìm kiếm các mục cụ thể.
Trong hầu hết các trường hợp, mã EAN sẽ tìm thấy vị trí của chúng trên bao bì của sản phẩm mà công ty muốn tiêu chuẩn hóa hoặc bán. Những mã vạch này thường được quét và đọc bằng máy tính.
>>> Xem thêm: CẨM NANG VỀ CÔNG NGHỆ MÃ SỐ MÃ VẠCH TỪ A ĐẾN Z CHO DOANH NGHIỆP
Các phần của mã EAN
Mỗi mã EAN có hai thành phần: đồ họa mã vạch và chuỗi 13 số liên tiếp. Nếu quen thuộc với UPC, bạn có thể nhận thấy điểm khác biệt duy nhất giữa hai loại này là UPC có một chuỗi chỉ có 12 chữ số. Tuy nhiên, tiêu chuẩn EAN hoạt động tốt hơn nhiều đối với thương mại quốc tế so với UPC.
Chuỗi mã vạch EAN bắt đầu bằng “mã bắt đầu” và kết thúc bằng “mã kết thúc”. Các mã này bao gồm các thanh màu đen và trắng có chiều rộng một đơn vị. Chuỗi số gồm 13 chữ số và các thanh mã hóa các số này được đặt giữa mã bắt đầu và mã kết thúc. Mỗi chữ số từ 0 đến 9 có một thanh tương ứng với chiều rộng và kiểu mẫu cụ thể, giúp máy quét dễ dàng phân biệt và đọc mã nhanh chóng.
Với ý nghĩ đó, nếu bạn đang tìm kiếm một máy quét mã vạch và máy kiểm kho di động tốt nhất được thiết kế với khả năng đọc tối đa, Tân Hưng Hà là nhà phân phối chính thức của thiết bị cầm tay di động Zebra TC21 và L10 có máy quét tích hợp.
Nhìn chung, EAN có bốn phần:
- Hai hoặc ba chữ số đầu tiên là Hệ thống số hoặc mã quốc gia. Các nước công nghiệp nhận được mã gồm hai chữ số, trong khi các nước kém phát triển hơn nhận được mã ba chữ số.
- Năm hoặc bốn chữ số tiếp theo đại diện cho Mã nhà sản xuất hoặc tiền tố. Cùng với phần đầu tiên, hai phần này luôn là một phần của bảy chữ số đầu tiên.
- Tiếp theo là Mã sản phẩm gồm năm chữ số. Mã này được ấn định bởi điều phối viên EAN làm việc cho nhà sản xuất và nó dùng để xác định một dòng sản phẩm cụ thể.
- Cuối cùng, số cuối cùng được gọi là tổng kiểm tra. Đây là con số ở phía bên phải của mã vạch được sử dụng để xác minh độ chính xác của số EAN.
Các biến thể
Ngoài ra còn có phiên bản mã vạch EAN-8 tám chữ số ít phổ biến hơn để phù hợp với các lô hàng nhỏ. Cuối cùng, một biến thể khác, EAN-2, hoạt động như một phần bổ sung cho EAN-13 và thường có thể được nhìn thấy trên các tạp chí định kỳ cho biết số phát hành.
Như chúng tôi đã đề cập, đồ họa mã vạch có mục đích chính là để máy quét đọc được. Nếu mã vạch bị hỏng quá nhiều, người xử lý sản phẩm có thể nhập thủ công mã số đơn giản “dự phòng” vào hệ thống. Tin vui là một số máy quét phức tạp hơn, chẳng hạn như Zebra L10 , có khả năng quét ngay cả các tem nhãn bị mòn hoặc bị hỏng, giúp loại bỏ nhu cầu nhập thủ công trong những trường hợp đó.
Có phải mọi người đều cần mã EAN?
Không. Nếu bạn bán hàng trực tuyến, điều đó không có nghĩa là bạn phải dán tem nhãn sản phẩm của mình bằng mã EAN. Mã vạch này chủ yếu dành cho các doanh nghiệp bán sản phẩm vật chất ở Châu Âu. Vì vậy, nếu bạn có kế hoạch mở rộng thương mại sang Châu Âu, bạn cần đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm được vận chuyển đến đó đều có số EAN duy nhất.
Khi bạn bắt đầu sử dụng các mã này, giá trị sản phẩm của bạn sẽ tăng lên. Nếu không có nhãn này, người tiêu dùng sẽ khó tìm thấy sản phẩm cụ thể của bạn hơn nhiều. Bằng cách cải thiện cách thức khách hàng định vị sản phẩm của bạn, bạn sẽ dễ tiếp cận hơn.
Ngoài ra, việc bán hàng trên Amazon hoặc Google ngày càng trở nên khó khăn hơn nếu không có EAN hoặc UPC phù hợp trên tất cả các sản phẩm.
Làm thế nào để mua mã EAN?
Đến bây giờ, bạn đã hiểu rõ liệu mình có cần mã EAN hay không. Câu hỏi bây giờ là mua chúng ở đâu?.
Có rất nhiều đại lý trực tuyến mà bạn có thể mua mã EAN. Tuy nhiên, nhà cung cấp hợp pháp duy nhất là GS1, một công ty thiết lập tiêu chuẩn mã vạch hoạt động từ năm 1974. Đây là nơi duy nhất mà bạn với tư cách là công ty có thể nhận được EAN được cá nhân hóa hoàn toàn.
Để nhận được mã vạch từ họ, trước tiên bạn cần phải đăng ký và trở thành thành viên. Có phí tham gia và phí một lần cũng như phí giấy phép hàng năm mà bạn sẽ phải trả hàng năm. Đổi lại, công ty phân bổ mã EAN duy nhất cho doanh nghiệp của bạn bằng ID nhà sản xuất của bạn.
Nếu bạn kiểm tra bảng giá của họ, bạn sẽ thấy họ bán mã EAN với số lượng lớn, điều này có thể chấp nhận được đối với các doanh nghiệp bán số lượng lớn sản phẩm. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ cần một vài mã EAN? Tại thời điểm này, bạn có thể cân nhắc việc mua hàng từ người bán lại. Đây là những công ty mua EAN số lượng lớn từ GS1 và sau đó bán lại cho khách hàng với số lượng họ cần.
Việc mua hàng từ người bán lại có một số hạn chế, bao gồm nguy cơ gian lận và mua EAN mà không có ID nhà sản xuất của bạn được chèn vào. Để tránh các hạn chế này, dưới đây là một số mẹo khi chọn đại lý:
- Đừng mua từ các trang web cung cấp giá ít ỏi.
- Hãy tìm một doanh nghiệp đã đăng ký với chính phủ.
- Đảm bảo có sẵn email, số điện thoại hoặc địa chỉ thực của người bán lại.
- Các đại lý nên có trang web riêng của họ. Nếu sự hiện diện trực tuyến của họ kết thúc tại các trang đấu giá, bạn nên bỏ qua đại lý này.
Nhiều nhà bán lẻ như Amazon, Macy's, Home Depot, Lowe's, Costco và các nhà bán lẻ khác có thể yêu cầu sản phẩm phải có mã vạch do GS1 cấp, vì vậy nếu bạn định bán hàng với họ, bạn nên đầu tư vào mã gốc.
*Mẹo: Nếu sử dụng mã vạch GS-1 cho hệ thống liên lạc nội bộ của doanh nghiệp, bạn không phải trả phí. GS1 có danh sách các tiền tố mà bạn có thể sử dụng trong phần “Số lưu hành bị hạn chế (MO defined)” trên trang này .
Các bước để mua EAN:
- Quyết định số lượng EAN bạn cần. Đây cũng là bước bắt buộc bạn phải đăng ký mã số công ty GS1.
- Tạo số sản phẩm duy nhất cho từng mặt hàng và xác định các loại gói.
- Xác định cách các mặt hàng sẽ hiển thị EAN và liệu bạn sẽ sử dụng chúng cho mục đích lưu kho hay để bán sản phẩm.
- Có được EAN chính xác cho sản phẩm của bạn. Bạn có thể bắt đầu tại Trung tâm dữ liệu GS1 Hoa Kỳ.
In mã EAN
Quá trình in rất quan trọng khi thực hiện bất kỳ việc triển khai mã vạch nào. Bạn phải đảm bảo chất lượng tối đa để nhiều thiết bị có thể quét được mã. Nếu bạn bỏ qua bước này, bạn có nguy cơ in mã vạch không hiệu quả hoặc không thể quét được.
Có 7 lưu ý để in được mã vạch chất lượng cao:
- Xác định mục đích của mã vạch.
- Hãy cân nhắc việc tùy chỉnh mã để phù hợp với các bề mặt nhỏ hơn hoặc phù hợp với đặc điểm thương hiệu.
- Hãy thận trọng với các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng quét.
- Xác định vật liệu in - giấy, nhựa hoặc vải.
- Chọn đúng máy in.
- Tối ưu hóa cài đặt PC và máy in.
- Kiểm tra mã vạch để đảm bảo nó hoạt động.
Nguyên tắc chung là giữ mã vạch trong phạm vi 80% kích thước danh nghĩa của nó. Bạn không muốn thực hiện nhiều thay đổi; lý tưởng nhất là giữ nguyên mã vạch. Ngoài ra, có hàng tá định dạng đồ họa để in nhưng hãy đảm bảo in EAN ở định dạng ".eps".
Khi nói đến việc định vị, bạn muốn đặt mã vạch ở bên cạnh bao bì. Các thanh phải chạy cùng hướng với mực trong quá trình in. Nếu có sự lan tỏa nào đó, nó sẽ ảnh hưởng đến chiều dài thanh, nhưng việc duy trì chiều rộng là rất quan trọng để có thể đọc được mã vạch.
Nhìn chung, có nhiều yếu tố cần xem xét khi đảm bảo khả năng đọc mã vạch:
- Độ tương phản màu sắc phù hợp.
- Không có vết bẩn.
- Khả năng hiển thị mã vạch tốt.
- Vật liệu và thiết bị in ấn chất lượng.
Nếu bao bì sản phẩm của bạn đã được in sẵn, bạn có thể in EAN dưới dạng tem nhãn dán. Bằng cách này, bạn có thể chỉ cần dán mã vào bao bì hoặc vào sản phẩm không có bao bì. Bạn cũng có thể cân nhắc giải pháp này nếu bạn đang làm việc với một số lượng nhỏ sản phẩm.
Có nhiều loại máy in khác nhau, nhưng loại tốt nhất để in EAN hoặc các mã vạch khác trên giấy là máy in nhiệt trực tiếp. Những máy in này rất tiện dụng và đơn giản để in từng mã vạch một.
Sử dụng mã EAN trên sản phẩm
Thứ nhất, không phải tất cả các sản phẩm đều cần mã EAN. Nếu bạn không có kế hoạch bán hàng ở Châu Âu hoặc bán các mặt hàng thuộc danh mục thủ công và nghệ thuật thì không cần mã vạch. Bạn có thể bán hàng trên những nơi như Amazon sau khi đăng ký thương hiệu.
Tuy nhiên, đối với các sản phẩm cần mã EAN, có một số điều cần lưu ý. Nhiều nhà bán lẻ thường gặp vướng mắc về số lượng mã EAN cho một sản phẩm cụ thể. Để làm cho mọi việc dễ dàng hơn, hãy coi mã EAN như dấu vân tay. Không có hai cái nào giống nhau. Theo đó, mỗi sản phẩm bạn bán cần phải có mã vạch riêng.
Chúng ta hãy xem xét một vài ví dụ. Giả sử bạn đang bán những chiếc váy có nhiều màu sắc và kích cỡ khác nhau. Chiếc váy trắng cỡ nhỏ sẽ có EAN riêng, chiếc váy xanh cỡ vừa hay chiếc váy cỡ lớn màu vàng cũng vậy. Nếu hai chiếc váy có cùng màu sắc và kích cỡ nhưng có kiểu dáng khác nhau, bạn có thể đoán rằng mỗi chiếc sẽ cần một mã vạch riêng.
Ngoài ra, nếu bạn bán pallet, hộp hoặc thùng hàng thì mỗi lô phải có một mã duy nhất. Hộp 6 chai nước phải có mã vạch khác với hộp 8 chai của cùng một nhà sản xuất nước hoa. Logic tương tự được áp dụng cho thùng hàng 300g, 400g và bất kỳ kích thước thùng chứa hàng nào khác.
Ưu điểm của mã EAN:
- Khả năng truy xuất nguồn gốc, an toàn và độ tin cậy của sản phẩm cao hơn.
- Mã vạch mật độ cao mã hóa lượng lớn thông tin trên một bề mặt nhỏ.
- Dễ dàng giải mã thông tin bằng máy quét mà không cần sử dụng các thiết bị quét tiên tiến.
- Nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.
- Phù hợp với những đồ vật chuyển động nhanh.
- Cơ chế tự kiểm tra bằng tổng kiểm tra.
Nhược điểm của mã EAN:
- Không phải là thiết bị thân thiện với ngân sách nhất.
- Chất lượng in không ổn định.
- Nó không mã hóa bảng chữ cái hoặc ký tự đặc biệt, chỉ có số.
- Khả năng chịu thiệt hại nhỏ khiến việc quét khó khăn hơn.
- Giới hạn ký tự cũng hạn chế khả năng sử dụng.
- Quá trình ghi tem nhãn có thể tốn thời gian.
Mã EAN so với mã UPC
EAN và UPC đều là mã vạch tiêu chuẩn trong ngành bán lẻ. UPC là sản phẩm đầu tiên ra đời vào năm 1973, trong khi EAN là phiên bản hiện đại hơn. Thoạt nhìn, dường như không có bất kỳ sự khác biệt nào về tính chất giữa hai loại mã. Thiết kế đồ họa của cả hai mã bao gồm các thanh màu đen và trắng giống nhau với khoảng cách giống nhau giữa chúng. Ngoài ra, cả hai đều được làm bằng mã vạch và số, sự khác biệt duy nhất là ở số chữ số đặc trưng.
Mã sản phẩm chung có 12 chữ số thuộc ba loại: ID nhà sản xuất, ID mặt hàng và tổng kiểm tra. Tuy nhiên, EAN có thêm một số đứng đầu trước ID nhà sản xuất và nó đại diện cho mã quốc gia.
Chúng tôi đã đề cập EAN là phiên bản quốc tế của UPC nên mỗi quốc gia sử dụng nó sẽ có một số chuyên dụng. Đối với Hoa Kỳ và Canada, mã quốc gia là 0. Nếu doanh nghiệp của bạn ở một trong hai quốc gia này, UPC sẽ thực hiện công việc đó. Nhiều nhà bán lẻ có thể vẫn sử dụng hệ thống kiểm kê cũ chỉ cho phép họ nhập UPC 12 chữ số thay vì chuỗi 13 chữ số.
Tuy nhiên, nếu bạn đang kinh doanh ở nước ngoài (chủ yếu ở Châu Âu), bạn sẽ phải sử dụng mã vạch EAN. Kể từ năm 2005, hầu hết các máy quét bán lẻ đều có thể đọc cả hai mã và máy quét ở hầu hết các quốc gia khác có thể đọc UPC, nhưng không phải tất cả các máy quét bán lẻ của Mỹ đều có thể đọc được EAN. Cách tốt nhất để quyết định mã nào phù hợp với bạn là nói chuyện trực tiếp với nhà bán lẻ dự định của bạn và hỏi họ chấp nhận định dạng nào.
Mã vạch rất quan trọng
Để thương mại điện tử có hiệu quả, cần có sự tiêu chuẩn hóa mạnh mẽ. Đó chính xác là những gì GS1 đang làm với bộ mã vạch phù hợp với thương mại quốc tế, chẳng hạn như EAN-13. Một lần nữa, nếu bạn có kế hoạch mở rộng kinh doanh sang Châu Âu, mã này là bắt buộc và bạn có thể mua nó thông qua GS1. Bạn chỉ nên sử dụng UPC dành cho các công ty chỉ bán ở Hoa Kỳ và Canada.
Hy vọng rằng sau khi đọc hướng dẫn hôm nay, bạn sẽ hiểu rõ ràng về mã EAN là gì, nó dùng để làm gì và bạn có thể mua mã này ở đâu. Chúc bạn thành công!
>>> Xem thêm:
TOP 5 MÁY IN MÃ VẠCH CÔNG NGHIỆP CHO DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
CẨM NANG VỀ MÁY IN MÃ VẠCH TỪ A ĐẾN Z CHO DOANH NGHIỆP
CẨM NANG VỀ MÁY QUÉT MÃ VẠCH TỪ A ĐẾN Z CHO DOANH NGHIỆP
TOP 5 PHẦN MỀM TẠO MÃ VẠCH TỐT NHẤT HIỆN NAY
TÂN HƯNG HÀ - CUNG CẤP VÀ PHÂN PHỐI THIẾT BỊ MÃ SỐ MÃ VẠCH CHÍNH HÃNG TOÀN QUỐC
