EAN là gì?

Nếu bạn đang tìm hiểu về mã vạch, chắc hẳn bạn đã từng bắt gặp thuật ngữ EAN. Đây có thể là một hệ thống phức tạp nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc bán hàng trên phạm vi quốc gia hoặc quốc tế. Vậy EAN thực sự có ý nghĩa gì?

EAN là viết tắt của European Article Number (Mã số sản phẩm châu Âu), là một loại mã vạch tiêu chuẩn gồm 13 chữ số, cung cấp mã số riêng cho các sản phẩm tại châu Âu. Mã EAN giúp xác định loại sản phẩm bán lẻ cụ thể, cấu hình đóng gói cụ thể và nhà sản xuất cụ thể. EAN là tiền thân của tiêu chuẩn Global Trade Item Number (GTIN - Mã số sản phẩm thương mại toàn cầu), được thay thế vào năm 2009.

Mã vạch EAN là gì?

Mã vạch EAN là mã vạch mã hóa số sản phẩm. Ban đầu, chúng được sử dụng để mã hóa EAN nhưng đã được sử dụng để mã hóa GTIN kể từ năm 2009. Mã vạch EAN được sử dụng trên toàn thế giới, chủ yếu để tra cứu sản phẩm tại điểm bán lẻ nhưng chúng cũng được sử dụng cho việc đặt hàng bán buôn, kế toán, khả năng theo dõi và hơn thế nữa. Mã vạch EAN tương tự như Universal Product Codes (UPC - Mã số sản phẩm toàn cầu). EAN thường được tìm thấy trên bất kỳ sản phẩm nào bên ngoài Mỹ hoặc Canada. Mã EAN hoặc UPC có thể được tìm thấy trên hầu hết các sản phẩm tiêu dùng trên thế giới.

Sự khác biệt giữa EAN và UPC

Một mã EAN bao gồm 13 chữ số. Ngược lại, mã UPC là mã vạch 12 chữ số được sử dụng ở Bắc Mỹ. Cả hai mã đều có chức năng nhận dạng sản phẩm. Cả EAN và UPC đều là một phần của tiêu chuẩn quốc tế GS1 (Global Standards 1).

Mã vạch UPC được sử dụng lần đầu tiên vào đầu những năm 1970. Sau đó, châu Âu, châu Á và Australia đã phát triển mã quốc gia được thêm vào phía trước mã vạch UPC, tăng lên 13 chữ số. Về cơ bản, mã vạch EAN và UPC hoàn toàn giống nhau ngoại trừ mã quốc gia. UPC không cần mã quốc gia vì chúng chỉ được sử dụng ở Mỹ và Canada. Sự khác biệt trực quan duy nhất giữa EAN và UPC, ngoại trừ mã quốc gia, là vị trí của các số bên dưới mã vạch (không được máy quét đọc).

Các loại mã EAN và UPC

Mã EAN và UPC đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế, giúp các doanh nghiệp và khách hàng nhận dạng sản phẩm ngay lập tức ở bất kỳ đâu trên thế giới.

Điểm mấu chốt phân biệt EAN và UPC nằm ở khả năng nhận diện quốc gia xuất xứ. Mã EAN cung cấp thông tin về nguồn gốc sản phẩm, trong khi UPC không có tính năng này. Tuy nhiên, cả hai đều là định dạng phổ biến nhất của GS1 (Global Standards One) - Tổ chức thiết lập các tiêu chuẩn toàn cầu về nhận dạng sản phẩm.

Các loại mã EAN/UPC phổ biến:

• EAN-13 (GTIN/UCC-13): Mã EAN quốc tế 13 chữ số, được sử dụng tại hơn 100 quốc gia trên toàn thế giới, ngoại trừ Mỹ và Canada. Đây là loại mã EAN thông dụng nhất.
• EAN-14 (GTIN/UCC/ITF-14): Mã 14 chữ số dùng để nhận dạng các lô hàng thương mại cho các nhà bán buôn, thường được sử dụng để kiểm soát kho hàng. Điểm khác biệt giữa EAN-13 và EAN-14 là EAN-14 thường xác định các cấp độ đóng gói khác nhau (thùng) chứa các sản phẩm có mã EAN-13.
• EAN-8 (GTIN/UCC-8): Phiên bản rút gọn 8 chữ số của EAN-13, phù hợp cho các sản phẩm nhỏ được đóng gói riêng lẻ.
• UPC-A (GTIN-12): Loại mã 12 chữ số chủ yếu được sử dụng ở Mỹ và Canada.​​

Mã EAN chứa đựng những thông tin gì?

Mỗi mã EAN được cấu tạo từ 13 chữ số, tuân theo cấu trúc 1-6-6, cung cấp cho chúng ta các thông tin hữu ích về sản phẩm:

• Mã vùng (Country Code - 2 hoặc 3 chữ số đầu): Cho biết quốc gia của công ty hoặc thương hiệu sở hữu sản phẩm. Lưu ý rằng mã vùng không nhất thiết thể hiện quốc gia sản xuất hàng hóa.
• Mã công ty (Company Code - 4 hoặc 5 chữ số tiếp theo): Dãy số này đại diện cho mã nhận diện của nhà sản xuất.
• Mã sản phẩm (Product Code - 5 chữ số tiếp theo): Đây là dãy số nhận diện riêng của từng sản phẩm.
• Chữ số kiểm tra (Check Digit - 1 chữ số cuối): Dùng để xác minh tính chính xác của mã EAN, tránh sai sót khi quét mã vạch.

Mã vạch EAN hoạt động như thế nào?

Mỗi sản phẩm sẽ có một mã EAN riêng biệt, được biểu thị bằng 13 chữ số. Dãy số này được mã hóa thành các vạch đen với độ rộng khác nhau theo một quy chuẩn nhất định. Để đọc được thông tin bên trong, máy quét mã vạch sẽ quét dãy vạch và giải mã chúng thành 13 chữ số tương ứng.

13 chữ số của mã EAN được liên kết với tên sản phẩm và giá cả trong hệ thống quản lý hàng tồn kho của nhà bán lẻ. Khi nhân viên quét mã vạch EAN, hệ thống sẽ tự động tra cứu và hiển thị thông tin sản phẩm chính xác, giúp cho việc thanh toán trở nên nhanh chóng và tiện lợi.

Vai trò của mã EAN trong thương mại

Dưới đây là một số vai trò của mã EAN trong thương mại:

Nhận diện sản phẩm nhanh chóng và chính xác

Mã EAN giúp bạn dễ dàng phân biệt các sản phẩm khác nhau, ngay cả khi chúng có tên gọi hoặc bao bì tương tự. Điều này giúp tránh nhầm lẫn sản phẩm trong quá trình đặt hàng, thanh toán và vận chuyển.

Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả

Với mã EAN, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và theo dõi số lượng sản phẩm trong kho. Điều này giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hụt sản phẩm ảnh hưởng đến đơn hàng hoặc tồn dư hàng hóa dẫn đến lãng phí chi phí lưu kho.

Quản lý cơ sở dữ liệu và phân Ttích bán hàng hiệu quả

Mã EAN đóng vai trò như một mã định danh duy nhất cho sản phẩm, giúp bạn dễ dàng phân tích dữ liệu bán hàng theo từng sản phẩm. Từ đó đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp, chẳng hạn như chiến lược khuyến mãi hoặc điều chỉnh giá cả.

Cho phép so sánh sản phẩm giữa các nhà bán hàng

Khách hàng có thể sử dụng mã EAN để so sánh giá cả và thông tin chi tiết của cùng một sản phẩm được bán trên các nền tảng thương mại điện tử khác nhau. Điều này thúc đẩy tính cạnh tranh lành mạnh giữa các nhà bán và mang lại lợi ích cho khách hàng.

Theo dõi và kiểm soát sản phẩm trên chuỗi phân phối

Mã EAN cho phép theo dõi sản phẩm xuyên suốt chuỗi cung ứng, từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng. Điều này giúp kiểm soát hàng giả, hàng nhái và đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay khách hàng.

Yêu cầu bắt buộc đối với hàng xuất khẩu

Nếu bạn có ý định xuất khẩu hàng hóa, việc cung cấp mã EAN hoặc UPC là điều kiện tiên quyết. Mã này giúp cơ quan hải quan dễ dàng xác định sản phẩm và thực hiện các thủ tục hải quan cần thiết.

Yêu cầu bán hàng trên các sàn thương mại điện tử (E-commerce)

Hầu hết các sàn thương mại điện tử lớn như Google, Ebay, Amazon và Walmart yêu cầu cung cấp mã GTIN (EAN hoặc UPC) để niêm yết sản phẩm lên nền tảng của họ. Đây là cách để đảm bảo tính chính xác của thông tin sản phẩm và tránh tình trạng hàng giả, hàng nhái.

Làm thế nào để tạo mã EAN cho sản phẩm?

Mã EAN đóng vai trò quan trọng trong việc bán hàng online, nhưng làm thế nào để có được mã này? Dưới đây là cách thức đăng ký và sử dụng mã EAN hiệu quả.

Quy trình xin mã EAN:

• Đăng ký GS1: Bước đầu tiên là đăng ký với tổ chức GS1 quốc gia. Ví dụ, doanh nghiệp tại Đức sẽ đăng ký với GS1-Đức, ở Pháp, sẽ đăng ký với GS1-Pháp,...
• Yêu cầu tiền tố công ty: Sau khi đăng ký, bạn cần yêu cầu cấp mã tiền tố công ty. Số lượng chữ số phụ thuộc vào số sản phẩm bạn muốn đăng ký.
• Gán mã sản phẩm: Tiến hành gán mã riêng cho từng sản phẩm.
• Phí đăng ký và phí hàng năm: Bạn cần thanh toán phí đăng ký và phí duy trì hàng năm.
• Nhận file mã vạch kỹ thuật: GS1 sẽ cung cấp file kỹ thuật để bạn có thể tự in ấn mã vạch lên bao bì sản phẩm. Hoặc, bạn có thể yêu cầu đối tác được uỷ quyền bởi GS1 in sẵn tem dán mã vạch.

Lưu ý: Quy trình đăng ký mã EAN thường diễn ra nhanh chóng, chỉ trong 1 ngày.

Lựa chọn đơn vị cung cấp mã EAN:

• Đăng ký trực tiếp với GS1: Đây là phương pháp được khuyến khích để đảm bảo tính hợp lệ của mã EAN và được chấp nhận bởi các nhà bán lẻ lớn trên toàn thế giới. Ngoài ra, GS1 còn cung cấp dịch vụ tư vấn hỗ trợ đăng ký và cấp mã sản phẩm chính xác.
• Mua mã EAN từ nhà cung cấp thứ ba: Tuy có thể tiết kiệm thời gian, cách này tiềm ẩn rủi ro về tính hợp lệ của mã EAN.

Lưu ý khi in ấn mã vạch EAN

Để đảm bảo mã vạch EAN được quét chính xác, cần lưu ý đến chất lượng in ấn và tuân thủ theo các tiêu chuẩn của GS1. Các tiêu chuẩn này bao gồm:

• Mã vị trí toàn cầu (GLN): Nhận dạng vị trí của nhà cung cấp.
• Mã sản phẩm châu Âu (EAN): Nhận dạng sản phẩm.
• Mã thùng hàng chuỗi vận chuyển (SSCC): Nhận dạng từng thùng chứa hàng riêng lẻ.
• Mã vạch GS1-128: Cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, bao gồm ngày, trọng lượng, số tham chiếu, ...

​​​​​​​Kết luận

Tóm lại, việc đăng ký và in ấn mã EAN tuân thủ theo tiêu chuẩn GS1 mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Mã EAN giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, nâng cao năng lực cạnh tranh và xây dựng niềm tin với khách hàng.

>>> Xem thêm:

LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI QUẢN LÝ TEM NHÃN MÃ VẠCH TRONG LĨNH VỰC BÁN LẺ

CẨM NANG VỀ CÔNG NGHỆ MÃ SỐ MÃ VẠCH TỪ A ĐẾN Z CHO DOANH NGHIỆP

CÁCH CHECK MÃ VẠCH, MÃ QR ONLINE BẠN NÊN BIẾT

TOP 5 PHẦN MỀM QUÉT MÃ VẠCH, MÃ QR TRÊN ĐIỆN THOẠI BẠN NÊN BIẾT