Bạn là chủ doanh nghiệp mới chưa từng sử dụng máy tính tiền hoặc là người đã quen với máy tính tiền điện tử truyền thống? Dù là ai, việc chuyển sang sử dụng máy tính tiền màn hình cảm ứng cũng có thể gây ra một chút bối rối.
Nếu bạn đầu tư một chút thời gian để thực sự hiểu cách hoạt động của máy tính tiền màn hình cảm ứng, bạn sẽ gặt hái được nhiều lợi ích như tốc độ giao dịch nhanh hơn, theo dõi nhân viên chính xác hơn, quản lý hàng tồn kho đơn giản hóa và nắm được thông tin chi tiết về hiệu suất tài chính của doanh nghiệp.
Để giúp bạn nhanh chóng làm quen với máy tính tiền mới và tận dụng các lợi ích này cho doanh nghiệp nhỏ của mình, Tân Hưng Hà đã tổng hợp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng máy tính tiền màn hình cảm ứng qua bài viết dưới đây.
1. Thiết lập hệ thống:
Điều đầu tiên bạn cần làm là thiết lập máy tính tiền màn hình cảm ứng mới. Tại đây, chúng tôi cần bạn lưu ý một chi tiết. Trong ngành bán lẻ, nhà hàng và thanh toán, máy tính tiền màn hình cảm ứng thường được gọi là hệ thống máy POS bán hàng. Để phù hợp với cách gọi của các ngành này, chúng tôi cũng sẽ sử dụng thuật ngữ POS bán hàng.
Nếu bạn quyết định mua một hệ thống máy POS bán hàng hiện đại chạy trên iPad hoặc máy tính bảng Android, thì quá trình thiết lập sẽ khá đơn giản. Bạn cần kết nối thiết bị với nguồn điện, bật nguồn và tải xuống ứng dụng quản lý bán hàng POS của hệ thống từ App Store hoặc Google Play Store. Cũng có khả năng ứng dụng quản lý bán hàng POS đã được cài đặt sẵn trên máy tính bảng của bạn.
Trước khi bắt đầu sử dụng máy tính tiền, bạn cần đăng nhập vào ứng dụng quản lý back-office của hệ thống và thiết lập các phần còn lại của hệ thống máy POS bán hàng. Phần mềm back-office này là nơi bạn sẽ thêm hàng tồn kho, cấu hình thuế suất, thêm nhân viên mới, xem báo cáo và quản lý chung hoạt động kinh doanh của mình. Trong các hệ thống hiện đại hơn, ứng dụng này thường được truy cập bằng trình duyệt web trên máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn.
Khi phần mềm hệ thống đã sẵn sàng hoạt động và máy tính tiền dạng máy tính bảng của bạn đang hoạt động, điều tiếp theo bạn cần làm là thiết lập các thiết bị ngoại vi. Đối với hầu hết các doanh nghiệp, thiết bị tối thiểu sẽ bao gồm ngăn kéo đựng tiền mặt, đầu đọc thẻ tín dụng và máy in hóa đơn. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp bán lẻ, bạn cũng có thể có máy quét mã vạch. Nếu bạn là cửa hàng tạp hóa hoặc bán hàng theo trọng lượng, bạn cũng có thể có cân điện tử kết nối với hệ thống.
Thông thường các thiết bị này kết nối với máy tính bảng của bạn bằng dây hoặc không dây qua Bluetooth. Trước khi mở cửa hàng, chúng tôi khuyên bạn nên chạy một vài giao dịch thử nghiệm để đảm bảo tất cả phần cứng và phần mềm của bạn hoạt động chính xác.
2. Thực hiện giao dịch:
Hệ thống đã được thiết lập, cửa hàng đã mở cửa, việc tiếp theo bạn cần làm có lẽ là thực hiện một giao dịch thực tế. Trước khi thực hiện được, bạn cần đăng nhập vào ứng dụng máy tính tiền trên máy tính bảng.
Thông thường, thao tác này yêu cầu nhập mã PIN. Việc đăng nhập cho phép theo dõi tất cả các giao dịch và dữ liệu liên quan (bán hàng, trả hàng, giảm giá) liên kết với tài khoản của bạn. Đây là một công cụ hữu ích để giúp bạn quản lý nhân viên, đặc biệt nếu bạn muốn lưu lại hoạt động tính tiền của từng nhân viên.
Sau khi đăng nhập, bạn đã sẵn sàng chạy giao dịch. Để thực hiện giao dịch, bước đầu tiên là nhập mặt hàng mà khách hàng đang mua vào máy tính tiền.
Bạn có thể thực hiện việc này theo một vài cách khác nhau. Cách dễ dàng và nhanh chóng nhất là quét mã vạch hoặc mã UPC bằng máy quét mã vạch. Tuy nhiên, nếu bạn không có máy quét hoặc bạn điều hành một nhà hàng (trường hợp sử dụng máy quét không cần thiết), bạn sẽ cần tìm mặt hàng bằng các nút trên màn hình hoặc tìm kiếm bằng bàn phím ảo.
Sau khi thêm một hoặc nhiều mặt hàng vào giao dịch, chỉ còn vài bước nữa. Bạn có thể áp dụng bất kỳ chiết khấu nào có cho giao dịch của khách hàng, sau đó chọn phương thức thanh toán của khách hàng và thu tiền. Một số phương thức thanh toán phổ biến bao gồm tiền mặt, thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng hoặc thanh toán qua điện thoại thông minh như Apple Pay.
Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, bạn sẽ trả lại tiền thừa cho họ và đối với tất cả các phương thức thanh toán, hãy hỏi họ có muốn nhận hóa đơn và muốn nhận bằng cách nào. Với hầu hết các hệ thống máy POS bán hàng hiện đại, bạn có thể in hoặc gửi hóa đơn qua email cho khách hàng.
Nếu khách hàng chọn tùy chọn email, bạn sẽ cần tìm kiếm họ trong cơ sở dữ liệu khách hàng của hệ thống. Nếu họ là khách hàng mới, bạn cần thêm họ vào hệ thống bằng cách thu thập địa chỉ email của họ.
Đây là một bước quan trọng vì sau đó bạn có thể thêm khách hàng vào danh sách tiếp thị qua email và gửi cho họ các chương trình khuyến mãi và email marketing khác nhằm thu hút họ mua hàng trở lại.
Nếu khách hàng quyết định thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ, bạn có thể yêu cầu họ quẹt thẻ hoặc nhét thẻ vào đầu đọc nếu đó là thẻ hỗ trợ EMV.
Quy trình tương tự cho các giao dịch qua điện thoại thông minh. Thường thì khách hàng chỉ cần giữ điện thoại của họ trên đầu đọc của bạn và xác thực giao dịch bằng đầu đọc vân tay trên điện thoại hoặc mã PIN. Sau đó, bạn sẽ thực hiện quy trình in hóa đơn giống như với giao dịch tiền mặt.
3. Kết thúc ca làm việc:
Sau một ngày bận rộn thực hiện giao dịch cho khách hàng, còn một vài việc bạn cần hoàn thành trước khi tắt đèn và ra về. Bắt đầu với việc kết thúc ca làm việc. Thông thường đây là một thao tác nhanh chóng. Chỉ cần điều hướng qua giao diện của ứng dụng máy tính tiền cho đến khi bạn tìm thấy nút thích hợp. Chạm vào nút đó và bạn sẽ bắt đầu quy trình kết thúc ca làm.
Trên hầu hết các hệ thống máy POS bá hàng hiện đại, việc kết thúc ca làm sẽ yêu cầu bạn nhập số tiền mặt còn lại trong ngăn kéo đựng tiền. Điều này đảm bảo việc ghi chép hồ sơ chính xác hàng ngày. Sau khi nhập số tiền mặt vào ứng dụng máy tính tiền, hãy tiếp tục và kết thúc ca làm.
Tiếp theo, bạn sẽ muốn in Báo cáo Z (Z Report). Báo cáo này cung cấp cho bạn bản tóm tắt về toàn bộ ca làm. Nó cũng sẽ cho bạn biết số tiền mặt trong ngăn kéo mà bạn vừa nhập có thừa hay thiếu so với số tiền dự kiến.
Nếu bạn có ít tiền mặt hơn dự kiến, điều đó có thể là dấu hiệu của vấn đề nhân viên lấy cắp tiền, vì vậy chúng tôi thực sự khuyên bạn nên tìm hiểu vấn đề này.
Ngoài số tiền mặt mở và đóng quầy, Báo cáo Z sẽ hiển thị cho bạn các thông tin quan trọng khác giúp bạn hiểu hoạt động trong ngày. Dưới đây là một vài ví dụ:
- Doanh thu theo phương thức thanh toán: Tổng doanh thu trong ngày được phân chia theo các loại thanh toán như tiền mặt và thẻ tín dụng.
- Trả hàng: Tổng số tiền hàng trả lại trong ngày được phân chia theo các loại thanh toán như tiền mặt và thẻ tín dụng.
- Giảm giá: Tổng chiết khấu trong ngày được phân chia theo các loại thanh toán như tiền mặt và thẻ tín dụng.
- Nộp tiền: Số tiền mặt được lấy ra khỏi máy tính tiền để gửi vào két hoặc ngân hàng.
- Thêm tiền: Số tiền mặt bạn đã thêm vào ngăn kéo trong ngày (ví dụ: bạn thêm một cuộn tiền xu để đổi tiền lẻ).
Sau khi in Báo cáo Z, việc cuối cùng bạn cần làm là thoát khỏi ứng dụng máy tính tiền để kết thúc ca làm việc trong ngày. Giờ thì bạn có thể về nhà để nghỉ ngơi và thư giãn.
Đó là tất cả những gì bạn cần biết về cách sử dụng máy tính tiền cảm ứng hay còn được gọi là hệ thống máy POS bán hàng. Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về các thiết bị máy POS bán hàng, hãy liên hệ ngay Tân Hưng Hà qua hotline 091 696 2335 để được tư vấn chi tiết và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình!
TÂN HƯNG HÀ
VPGD Hà Nội : 302 Phú Viên, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội.
VPGD Hồ Chí Minh : Tầng 3, Tòa nhà LTA, 15 Đống Đa, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.
Hotline: 091 696 2335 (Zalo).
Email: info@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn
>>> Xem thêm:
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ HƠN VỚI HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG
MÁY TÍNH TIỀN MÀN HÌNH CẢM ỨNG LÀ GÌ? HƯỚNG DẪN CÁCH SỬ DỤNG CHO NGƯỜI MỚI
BẠN CÓ CẦN MÁY POS TÍNH TIỀN HAI MÀN HÌNH CHO CỬA HÀNG CỦA MÌNH KHÔNG?
ƯU ĐIỂM CỦA MÁY POS TÍNH TIỀN CẢM ỨNG MÀN HÌNH ĐƠN VÀ MÀN HÌNH KÉP
PHÂN BIỆT SỰ KHÁC NHAU GIỮA MÁY TÍNH TIỀN (CASH REGISTER) VÀ HỆ THỐNG MÁY POS TÍNH TIỀN
MÁY TÍNH TIỀN MÀN HÌNH CẢM ỨNG IMIN: CẢI THIỆN TRẢI NGHIỆM KHÁCH HÀNG, TỐI ƯU HÓA QUẢN LÝ
