Bạn có đang thắc mắc về giá trị hàng tồn kho của mình? Con số này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận kinh doanh, bảng cân đối kế toán và cả lượng vốn đang nằm trong hàng hóa. Tuy nhiên, giá trị hàng tồn kho biến động gần như hàng ngày. Chỉ cần một sản phẩm được bán ra hoặc nhập kho mới, giá trị sẽ thay đổi. Vậy làm thế nào để theo dõi chính xác?

Hệ thống kiểm kê hàng tồn kho định kỳ là phương pháp kế toán hàng tồn kho mà một số nhà bán lẻ sử dụng để định giá hàng tồn kho theo lịch trình cụ thể. Thay vì có một con số liên tục biến động hàng ngày, các nhà bán lẻ sử dụng hệ thống này sẽ định giá hàng tồn kho vào những thời điểm nhất định, chẳng hạn như mỗi tuần, tháng hoặc quý.

Nếu bạn muốn sử dụng hệ thống kiểm kê hàng tồn kho định kỳ hoặc chỉ đơn giản là tự hỏi liệu đây có phải lựa chọn tốt hơn cho cửa hàng bán lẻ của mình, thì bạn đã lựa chọn đúng. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những ưu nhược điểm của mô hình này cùng với các bước bạn có thể thực hiện để kiểm kê hàng tồn kho thực tế với hệ thống định kỳ.

Hệ thống kiểm kê hàng tồn kho định kỳ là gì?

Hệ thống kiểm kê hàng tồn kho định kỳ (Periodic Inventory System) cho phép các nhà bán lẻ đếm và định giá hàng tồn kho của họ. Không giống như các phương pháp quản lý và kế toán hàng tồn kho khác, mức độ hàng tồn kho không được theo dõi hoặc cập nhật liên tục với hệ thống định kỳ. Hàng tồn kho được kiểm đếm và định giá theo các khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như hàng tuần, hàng tháng, theo quý hoặc vào cuối năm thuế của doanh nghiệp.

Hệ thống kiểm kê hàng tồn kho định kỳ cũng giúp bạn tính toán giá vốn hàng bán (COGS) trong một kỳ báo cáo cụ thể. Điều này cho thấy bạn đã chi bao nhiêu tiền cho các sản phẩm đã bán, bao gồm tiền mặt bạn đã chi cho phát triển sản phẩm, vật liệu, nhân công và hoạt động.

Bạn sẽ thấy nó trên các tài liệu tài chính quan trọng như tờ khai thuế, bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập vì đây là một cách tốt để đo lường lợi nhuận của doanh nghiệp bạn.

Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ và liên tục:

Doanh nghiệp thường sử dụng hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho khác nhau là định kỳ và liên tục để theo dõi và định giá hàng hóa. Điểm khác biệt lớn nhất giữa hai phương pháp này nằm ở thời điểm diễn ra kiểm kê thực tế. Kiểm kê định kỳ được thực hiện sau một khoảng thời gian cụ thể (ví dụ: mỗi tuần), trong khi kiểm kê liên tục tính giá trị hàng tồn kho theo thời gian thực.

Quy trình của hệ thống kiểm kê hàng tồn kho định kỳ

Lựa chọn phương pháp định giá hàng tồn kho:

Nếu nhìn vào những kệ hàng trong kho của bạn, làm thế nào để bạn định giá chúng? Ước lượng suông không phải là câu trả lời chính xác. Thay vào đó, hãy sử dụng phương pháp tính giá trị hàng tồn kho để đảm bảo bạn không đưa ra định giá thiên vị và dựa trên các con số thực tế:

• Giá trị nhập trước, xuất trước (FIFO - First In, First Out): Mô hình này giả định rằng các sản phẩm cũ nhất của bạn sẽ được bán trước. Đây là phương pháp phổ biến nhất vì dễ sử dụng và cung cấp bức tranh chính xác nhất về chi phí và lợi nhuận.
• Giá trị nhập sau, xuất trước (LIFO - Last In, First Out): Mô hình này giả định rằng các sản phẩm mới nhất của bạn được bán trước. Phương pháp này có thể giúp giảm nghĩa vụ thuế vì lợi nhuận bạn thể hiện ít hơn nhưng đòi hỏi hồ sơ kế toán phức tạp hơn.
• Giá trung bình gia quyền (WAC - Weighted Average Cost): Mô hình này là sự dung hòa giữa FIFO và LIFO. Nó tính giá trị hàng tồn kho bằng cách chia giá vốn hàng mua cho số lượng sản phẩm có sẵn, phù hợp nhất với các nhà bán lẻ bán nhiều sản phẩm với giá khác nhau.

Mỗi phương pháp tính giá trị hàng tồn kho đều có ưu nhược điểm riêng. Bất kể bạn chọn phương pháp nào, điều quan trọng là kiên trì sử dụng nó. Nếu bạn sử dụng hệ thống FIFO định kỳ cho hàng tồn kho đầu kỳ và WAC cho hàng tồn kho cuối kỳ, bạn sẽ có hai con số hoàn toàn khác nhau và không khớp. Giữ nguyên một phương pháp giúp bạn so sánh chính xác và mang lại bức tranh chính xác hơn về giá trị hàng tồn kho của mình.

Tính giá trị hàng tồn kho đầu kỳ:

Đây là giá trị của toàn bộ hàng tồn kho mà bạn có vào đầu kỳ báo cáo. Ví dụ, nếu bạn đang sử dụng hệ thống kiểm kê hàng tồn kho theo tháng, bạn sẽ tính giá trị của tất cả hàng tồn kho có trong kho vào ngày đầu tiên của tháng. Để thực hiện điều này, bạn cần kiểm kê thực tế tất cả các mặt hàng trong kho và cộng tổng giá trị của chúng.

Tính giá trị hàng nhập mới:

Trong suốt kỳ báo cáo, bạn sẽ mua thêm hàng hóa mới để bán. Giá trị của những lần mua hàng này cũng cần được tính vào để xác định giá trị hàng tồn kho của bạn. Ví dụ, nếu bạn mua 1.000 sản phẩm mới với tổng giá trị 5.000 USD, thì đây sẽ là số liệu mua hàng của bạn trong công thức tính giá trị hàng tồn kho định kỳ.

Tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:

Hàng tồn kho cuối kỳ, còn được gọi là hàng tồn kho đóng cửa, là giá trị của hàng tồn kho còn lại vào cuối kỳ báo cáo. Ví dụ, đối với báo cáo hàng tháng, bạn sẽ kiểm kê kho hàng và xác định giá trị của hàng tồn kho còn lại vào ngày cuối cùng của tháng.

Áp dụng công thức tính Giá vốn hàng bán (COGS):

Sau khi tính toán cả ba giá trị trên, bạn có thể sử dụng công thức kiểm kê hàng tồn kho định kỳ để tính COGS. Công thức này giống với công thức tính giá vốn hàng bán:

COGS = (Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Giá trị hàng mua vào) - Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ.

Bằng cách sử dụng công thức này, bạn có thể theo dõi giá trị hàng tồn kho của mình trong một khoảng thời gian dài hơn và tính COGS để hiển thị trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp.

Ví dụ về Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ

Giả sử một cửa hàng bán lẻ thực hiện kiểm kê hàng tồn kho hàng tháng theo hệ thống định kỳ. Vào đầu tháng, giá trị hàng tồn kho của cửa hàng là 40.000 đô la. Trong suốt tháng, chủ cửa hàng mua thêm 5.000 đô la hàng mới và bán 3.500 đô la hàng cho khách hàng. Vào cuối tháng, họ lại kiểm kê định kỳ và thấy rằng hàng tồn kho cuối kỳ có giá trị 40.000 đô la.

Để xác định Giá vốn hàng bán (COGS) cho tháng, họ trừ đi giá trị hàng tồn kho cuối kỳ (40.000 đô la) khỏi hàng tồn kho ban đầu cộng với hàng mua vào (40.000 đô la + 5.000 đô la). Điều này có nghĩa là COGS của họ là 5.000 đô la.

*Lưu ý: Trong ví dụ này, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ tình cờ bằng với giá trị hàng tồn kho đầu kỳ. Điều này không phải lúc nào cũng xảy ra. Mục đích của việc kiểm kê hàng tồn kho là xác định lượng hàng hóa đã bán ra trong kỳ và tính toán COGS, bất kể giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là bao nhiêu.

Ưu điểm của hệ thống kiểm kê hàng tồn kho định kỳ

Hệ thống kiểm kê hàng tồn kho định kỳ có nhiều ưu điểm phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh, đặc biệt là các cửa hàng nhỏ.

Dễ dàng duy trì:

Với hệ thống định kỳ, bạn chỉ cần kiểm kê hàng tồn kho theo lịch trình cố định, giúp việc đếm hàng hóa trở nên đơn giản và đỡ tốn nhân lực hơn. Bạn không cần sử dụng phần mềm đắt tiền hay mất thời gian học cách theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực.

Linh hoạt:

Bạn có thể linh hoạt lựa chọn tần suất kiểm kê hàng tồn kho, chẳng hạn như hàng tuần, hàng tháng, theo quý hoặc theo năm. Điều này phụ thuộc vào tốc độ luân chuyển hàng hóa của bạn. Bạn có thể điều chỉnh tần suất kiểm kê linh hoạt theo mùa cao điểm và thấp điểm trong năm.

Phù hợp với cửa hàng bán lẻ nhỏ:

Hệ thống kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán đơn giản và dễ dàng hơn so với hệ thống liên tục, do đó rất phù hợp với các cửa hàng bán lẻ có lượng mã sản phẩm (SKU) ít. Hệ thống này cũng lý tưởng cho các cửa hàng bán hàng hóa lưu kho lâu. Nếu hàng hóa của bạn thường tồn kho trong thời gian dài, việc đầu tư vào theo dõi theo thời gian thực có thể không cần thiết.

Nhược điểm của hệ thống kiểm kê hàng tồn kho định kỳ

Bên cạnh những ưu điểm, hệ thống kiểm kê hàng tồn kho định kỳ cũng tồn tại một số hạn chế nhất định.

Kiểm kê thủ công tốn thời gian và nhân lực:

Kiểm kê theo phương pháp thủ công thường tốn nhiều thời gian và nhân lực. Bạn cần phân công nhân viên kiểm tra và đếm tất cả hàng hóa trong kho nhưng bạn cũng bận quản lý cửa hàng, nhân viên bán hàng thì bận phục vụ khách hàng. Hệ thống này đôi khi buộc bạn phải đóng cửa hàng hoặc làm việc ngoài giờ để thực hiện kiểm kê theo chu kỳ.

Dễ xảy ra sai sót do lỗi của con người:

Mặc dù chúng ta luôn cố gắng hết sức nhưng không ai có thể hoàn hảo mọi lúc. Điều này cũng áp dụng cho kiểm kê hàng tồn kho định kỳ. Bạn có thể đếm trùng một sản phẩm, bỏ qua một mã sản phẩm cụ thể hoặc đếm sai số lượng hàng đang kiểm. Tất cả những vấn đề này đều có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc định giá hàng tồn kho.

Khó khăn trong việc dự báo:

Lập kế hoạch nhu cầu kém hiệu quả khiến các nhà bán lẻ thiệt hại tới 350 tỷ đô la mỗi năm do doanh thu mất mát. Tại sao ư? Bởi vì nếu một sản phẩm không có sẵn trong cửa hàng, một số khách hàng sẽ mua nó từ đối thủ cạnh tranh.

Do mức độ hàng tồn kho không được theo dõi liên tục với hệ thống định kỳ, bạn sẽ không có được cái nhìn toàn diện về hàng hóa của mình mọi lúc. Điều này dẫn đến rủi ro cao hơn về việc hết hàng giữa các lần kiểm kê.

Kết luận

Hệ thống kiểm kê định kỳ không phải là lựa chọn tốt nhất cho tất cả các nhà bán lẻ nhưng nó có những ưu điểm riêng. Một số chủ doanh nghiệp thích sự tuân theo lịch trình và tham gia trực tiếp vào việc kiểm kê hàng tồn kho, trong khi những người khác lại lựa chọn hệ thống kiểm kê liên tục để có cách tiếp cận thực tế và không cần nhiều thao tác thủ công.

Sự thật là trong khi hệ thống kiểm kê liên tục thường hiệu quả hơn, không có hệ thống nào hoàn toàn tốt hơn hệ thống nào. Bạn nên cân nhắc giữa các phương pháp và thử nghiệm để xem phương pháp nào phù hợp với doanh nghiệp bán lẻ của mình. Bạn luôn có thể chuyển đổi từ hệ thống này sang hệ thống khác nếu thấy chúng không hiệu quả. Chúc bạn thành công!

>>> Xem thêm:

ĐƠN GIẢN HÓA VIỆC KIỂM KÊ KHO HÀNG CUỐI NĂM BẰNG MÁY QUÉT MÃ VẠCH

QUẢN LÝ TÀI SẢN BẰNG RFID - HƯỚNG DẪN DÁN NHÃN FILE TÀI LIỆU TREO VÀ KIÊM KÊ SỐ LƯỢNG

TỔNG HỢP CÁC MẪU EXCEL KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO CHO DOANH NGHIỆP

QUY TRÌNH KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ MÀ DOANH NGHIỆP NÊN BIẾT

Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho và cách hạch toán

Quy Trình Kiểm Kê Tài Sản Cuối Năm Chi Tiết cho Doanh Nghiệp