CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ (SME) HƯỞNG LỢI NHƯ THẾ NÀO TỪ VIỆC SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN?

By Administrator

December 5, 2023, 10:24 am0 lượt xem

CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ (SME) HƯỞNG LỢI NHƯ THẾ NÀO TỪ VIỆC SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN?

Khi nói đến việc phát triển và mở rộng quy mô, việc hiểu rõ hơn về tài sản của bạn là điều cần thiết, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ (SME). Các công cụ quản lý tài sản, dưới dạng cả phần mềm và phần cứng, cho phép các doanh nghiệp nhỏ theo dõi, duy trì và quản lý các tài sản quan trọng của mình.

Khả năng quản lý tài sản vật chất mang lại cho chủ doanh nghiệp nhỏ nhiều lợi ích hiệu quả về chi phí và tiết kiệm thời gian. Chẳng hạn như giúp cung cấp dữ liệu chính xác khi cần thực hiện kiểm tra. Cũng như giảm mất mát hàng tồn kho và thiết bị do trộm cắp.

Tại sao các doanh nghiệp nhỏ (SME) cần theo dõi tài sản của mình?

Mọi người thường nghĩ rằng các công cụ quản lý tài sản chỉ phù hợp với các doanh nghiệp lớn có nhiều loại tài sản khác nhau. Nhưng điều này không hoàn toàn đúng. Các doanh nghiệp nhỏ cũng cần hệ thống quản lý tài sản nhiều như các công ty lớn, thậm chí là còn nhiều hơn.

Khả năng quản lý tài sản là điều cần thiết cho các doanh nghiệp nhỏ đã đầu tư đáng kể ngân sách và nguồn lực vào tài sản của họ. Những tài sản này sẽ rất cần thiết cho hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Nếu tài sản không có sẵn do mất mát hoặc bảo trì không được lên kế hoạch trước thì nó có thể ảnh hưởng lớn đến hoạt động tổng thể. Điều này sẽ làm cản trở sự tăng trưởng và ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp.

Bằng cách thêm thẻ theo dõi vào tài sản, chẳng hạn như thẻ RFID hoặc mã vạch, các doanh nghiệp có thể quản lý tài sản trong thời gian thực. Đây là cách hiệu quả hơn để quản lý tài sản so với việc sử dụng bảng tính và bảng trắng. Theo thống kê, có tới 88% các bảng tính kiểm kê tài sản chứa ít nhất một lỗi bên trong.

Theo dõi tài sản cho phép các doanh nghiệp nhỏ:

Có cái nhìn bao quát hơn về tài sản.
Giảm chi phí do tài sản bị mất hoặc bị đánh cắp.
Xây dựng sổ đăng ký tài sản.
Cung cấp dữ liệu trong thời gian thực.

Các quy trình quản lý tài sản của doanh nghiệp nhỏ thường được thực hiện trong nội bộ công ty với mục đích duy nhất là giảm chi phí bằng cách xác định định mức sử dụng tài sản. Ngược lại,điều này cung cấp dữ liệu có thể được sử dụng theo nhiều cách khác nhau.

Việc có thể theo quản lý sản bằng thiết bị di động cũng khiến nó trở thành lựa chọn dễ dàng và hiệu quả cho các doanh nghiệp nhỏ. Điều này đặc biệt đúng nếu trách nhiệm quản lý tài sản được chia sẻ giữa các nhân viên. Ví dụ, một doanh nghiệp quản lý đội xe hoặc logistics dựa vào phương tiện vận chuyển của mình để thực hiện công việc theo hợp đồng. Nếu phương tiện vận chuyển không có sẵn, thì các hợp đồng này không thể thực hiện được.

Những thách thức liên quan đến quản lý tài sản đối với doanh nghiệp nhỏ (SME)

Nếu không sử dụng hệ thống quản lý tài sản hoặc công cụ gắn thẻ tài sản, hoạt động của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng. Năm 2017, hơn một nửa trong số 1.100 doanh nghiệp nhỏ tham gia khảo sát thừa nhận rằng họ không quản lý tài sản của mình. Điều này có nghĩa là họ dễ bị gặp rủi ro hơn so với 16% các doanh nghiệp nhỏ đang sử dụng hệ thống quản lý Tài sản.

Có nhiều thách thức mà các chủ doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt khi bỏ qua các quy trình quản lý tài sản. Bao gồm:

Trộm cắp:

Việc thay thế tài sản có thể là chi phí mà hầu hết các doanh nghiệp nhỏ muốn tránh. Mặc dù việc thay thế tài sản cũ có thể mang lại lợi ích trong dài hạn nhưng việc thay thế tài sản bị mất hoặc bị đánh cắp có thể gây tổn hại cho doanh thu. Chỉ riêng trong năm 2017, việc trộm cắp tài sản trong lĩnh vực xây dựng đã vượt quá 70 triệu bảng Anh (hơn 2.100 tỷ đồng).

Thiếu dữ liệu thời gian thực:

Nếu không có hệ thống thu thập dữ liệu thời gian thực và xây dựng sổ đăng ký tài sản chính xác, các doanh nghiệp có thể cảm thấy bị bỏ lại phía sau khi nói đến dữ liệu thời gian thực. Người dùng không thể biết vị trí của tài sản, điều này có thể làm chậm trễ công việc. Họ cũng phải kiểm tra thủ công về tính sẵn có của tài sản và ai đang sử dụng nó.

Lỗi dữ liệu:

Các phương pháp quản lý tài sản thủ công có thể dẫn đến nhiều lỗi, chủ yếu liên quan đến lỗi của con người. Điều này chủ yếu ảnh hưởng đến quản lý hàng tồn kho và kiểm kê kho. Việc nhập dữ liệu sai có thể gây tác động tiêu cực khi thực hiện kiểm tra.

Lãng phí thời gian của nhân viên:

Các hệ thống quản lý tài sản điển hình cung cấp khả năng dựa trên dữ liệu đám mây cho phép người dùng sử dụng thiết bị di động để xem vị trí của tài sản ngay lập tức. Nếu không có điều này, nhân viên thường phải tự mình quản lý thiết bị mà không biết ai đã sử dụng nó cuối cùng và nó được đặt ở đâu lần cuối. Điều này dẫn đến rất nhiều thời gian bị lãng phí khi phải tìm kiếm hàng tồn kho hoặc thiết bị.

8 lợi ích của việc sử dụng Hệ thống quản lý tài sản

Ngăn chặn tài sản bị mất, bị đánh cắp hoặc thất lạc

Bằng cách liên tục nhận biết vị trí của tài sản, các doanh nghiệp nhỏ có thể ngăn chặn mất mát hoặc trộm cắp và nhanh chóng xác định vị trí các vật phẩm bị mất. Điều này giúp giảm thiểu số tiền chi cho việc thay thế hàng hóa bị mất hoặc bị đánh cắp.

Giảm phí bảo hiểm

Nhờ khả năng theo dõi trực tiếp chính xác, giảm thiểu thất lạc và trộm cắp tài sản, phí bảo hiểm có thể được giảm. Ví dụ: nếu bạn có nhiều tài sản không xác định bạn sẽ phải trả phí bảo hiểm cho các tài sản không thực sự tồn tại này.

Theo dõi việc giao hàng và tuyến đường

Một phần quan trọng của hệ thống quản lý tài sản là khả năng cung cấp theo dõi vị trí theo thời gian thực. Điều này rất cần thiết cho các dịch vụ kinh doanh như các công ty giao hàng vì nó cho phép người dùng xác minh giao hàng và điểm dừng trên tuyến đường.

Cải thiện quản lý hàng tồn kho

Với các hệ thống quản lý cung cấp dữ liệu có giá trị, các quy trình quản lý kho và hàng tồn kho có thể trở nên hiệu quả hơn. Sổ đăng ký tài sản giúp bạn dễ dàng hơn trong việc xem bạn có hàng tồn kho gì và cần đặt hàng gì.

Lập kế hoạch bảo trì trước

Các hệ thống quản lý tài sản có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về tình trạng của tài sản, cho phép các doanh nghiệp nhỏ lên kế hoạch bảo trì một cách thích hợp. Bảo trì dự phòng giúp giảm thiểu chi phí hỏng hóc và sửa chữa tốn kém trong tương lai.

Kéo dài tuổi thọ tài sản

Các doanh nghiệp có thể lên kế hoạch bảo trì theo cách có thể giúp kéo dài tuổi thọ của tài sản để duy trì năng suất cho việc sử dụng trong tương lai.

Thu thập dữ liệu tự động

Thu thập dữ liệu thủ công có thể là một thông lệ chung đối với các doanh nghiệp nhỏ. Nhưng, với giải pháp quản lý tài sản tự động thu thập dữ liệu, bạn có thể giảm nhu cầu kiểm tra thủ công và cho phép đội ngũ nhân viên tập trung vào các lĩnh vực khác của hoạt động.

Cải thiện kiểm toán

Giải pháp quản lý số hóa có thể có nghĩa là không còn kiểm kê hàng tồn kho thủ công hoặc các kiểm tra tốn nhiều công sức. Điều này giúp giảm khả năng xảy ra lỗi và sai lầm tốn kém.

3 Nghiên cứu điển hình về quản lý tài sản tại nơi làm việc

Dưới đây, chúng tôi phân tích 3 nghiên cứu điển hình về việc quản lý tài sản, nhằm nêu bật những lợi thế cạnh tranh của việc sử dụng hệ thống quản lý. Bằng cách phân tích các ứng dụng và phương thức theo dõi được sử dụng bởi các công ty này, bạn có thể hiểu được cách các hệ thống quản lý có thể tác động đến kết quả kinh doanh của bạn.

1. Quản lý hàng tồn kho của Amazon

Đầu tiên, chúng tôi xem xét việc quản lý theo dõi được triển khai tại Amazon. Lưu ý, hệ thống này sắp xếp hàng tồn kho của mình để ưu tiên thứ tự lấy và tốc độ.

Thông tin kỹ thuật: Việc cất giữ ngẫu nhiên (hàng tồn kho không được tổ chức) sẽ hiệu quả nếu thiết bị cầm tay của bạn có thể cung cấp thứ tự lấy hàng hiệu quả. Biết vị trí của tài sản, thông qua thẻ tài sản, có thể được ưu tiên để kết hợp các tài sản lại với nhau.

Bài học kinh doanh: Hầu hết các chuyên gia về hàng tồn kho cho rằng các mặt hàng có liên quan chặt chẽ nên được đặt cùng nhau nhưng Amazon lại đặt hàng tồn kho của mình một cách ngẫu nhiên. Amazon đã tập trung vào tốc độ giao hàng cho khách hàng hơn là hàng tồn kho được tổ chức.

2. Quản lý thiết bị của Lufthansa Technik

Nghiên cứu điển hình thứ hai của chúng tôi nêu bật cách Lufthansa Technik và tất cả nhân viên hỗ trợ mặt đất của họ theo dõi tất cả thiết bị mặt đất của họ.

Thông tin kỹ thuật: Như Lufthansa Technik trình bày, việc sử dụng ứng dụng quản lý trên điện thoại thông minh có thể giúp nhân viên dễ dàng theo dõi thiết bị hơn. Do đó, loại bỏ nhu cầu quản lý tài sản cụ thể thông qua một thiết bị cầm tay cụ thể. Đánh giá các tùy chọn gắn thẻ Mã vạch, RFID và NFC từ góc độ người dùng là một cách tiếp cận hiệu quả.

Bài học kinh doanh: Lufthansa Technik cho thấy các cơ chế theo dõi mới và sáng tạo có thể hoạt động tốt hơn khi được triển khai theo từng giai đoạn. Đầu tiên, họ đặt hệ thống quản lý tài sản ở Hamburg và sau đó họ triển khai nó ở Munich và Frankfurt.

3. Stanley Black and Decker

Cuối cùng, nghiên cứu điển hình thứ ba phân tích cách sử dụng theo dõi Wifi và RFID giúp cải thiện năng suất của nhân viên.

Thông tin kỹ thuật: Việc kết hợp hai công nghệ như Wifi và RFID có thể tăng đáng kể khả năng theo dõi tài sản.

Bài học kinh doanh: Như Stanley Black and Decker nhấn mạnh, hệ thống theo dõi Wifi và RFID có thể giúp nhân viên dễ dàng gắn cờ các vấn đề và sắp xếp hỗ trợ tốt hơn. Do đó, nâng cao hiệu quả sản xuất.

Công nghệ gắn thẻ tài sản tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ (SME)

Sự khác biệt chính giữa các tổ chức lớn và doanh nghiệp nhỏ là lượng doanh thu họ tạo ra. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách được phân bổ để triển khai các công cụ như hệ thống quản lý tài sản. Có một số công nghệ và giải pháp giá cả phải chăng có sẵn cho chủ doanh nghiệp nhỏ.

Khi lựa chọn phần cứng theo dõi tài sản phù hợp, có ba lĩnh vực chính mà các doanh nghiệp nhỏ nên lưu ý. Đó là chi phí, phạm vi tần số và độ bền.

Thẻ tài sản	Chi phí	Phạm vi	Độ bền
Mã vạch	Rẻ	Trong tầm nhìn	Dễ bị hư hỏng
Mã QR	Có thể in tại chỗ	Trong tầm nhìn	Có thể quét ngay cả khi bị hư hỏng
Thẻ RFID	Chip bên trong thẻ RFID có thể đắt tiền	Lên đến 15m	Lâu dài và được thiết kế cho môi trường khắc nghiệt
Thiết bị dò tìm GPS	Đắt	Luôn kết nối	Cấu trúc bền chắc
Thẻ NFC	Trung bình	Trong tầm nhìn	Thiết kế lá cứng