Máy tính tiền là thiết bị ghi lại số tiền thanh toán và xử lý tiền mặt trong hệ thống máy POS bán lẻ. 4 loại máy tính tiền phổ biến nhất là máy tính tiền điện tử (ECR), máy tính tiền bán hàng trên máy tính để bàn, máy tính tiền di động trên máy tính bảng và máy tính tiền dựa trên nền tảng đám mây.
Nhưng làm thế nào để sử dụng máy tính tiền? Hầu hết các máy tính tiền đều có cách hoạt động cơ bản giống nhau. Do đó, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn sử dụng máy tính tiền với 3 quy trình bán lẻ chính. Chỉ cần thực hành từng bước theo hướng dẫn của chúng tôi, bạn có thể dễ dàng sử dụng máy tính tiền.
Thiết lập máy tính tiền
Bước 1: Đặt máy tính tiền ở vị trí thích hợp
Đầu tiên, đặt máy tính tiền trên bề mặt phẳng, cứng, lý tưởng nhất là tại quầy thu ngân và cạnh các thiết bị đầu cuối POS bán hàng khác nơi bạn thanh toán cho khách hàng.
Sau đó, bạn hãy cắm máy tính tiền trực tiếp vào ổ cắm điện.
Lưu ý: Không nên sử dụng dây nối dài mà hãy cắm trực tiếp máy tính tiền vào ổ cắm.
Ảnh: wikiHow
Bước 2: Lắp đặt pin
Pin là nguồn cung cấp năng lượng dự phòng cho ngăn kéo đựng tiền mặt trong trường hợp mất điện. Do đó, bạn cần lắp đặt pin trước khi sử dụng bất kỳ chức năng nào của máy tính tiền.
Trước tiên, tháo nắp in hóa đơn để lộ ngăn chứa pin. Một số ngăn chứa pin nằm bên dưới khu vực in hóa đơn và bạn cần sử dụng tua vít nhỏ để mở nắp.
Sau đó, lắp pin theo hướng dẫn sử dụng đi kèm với máy tính tiền. Khi hoàn tất, hãy đóng nắp ngăn chứa pin.
Lưu ý: Bạn nên thay pin một năm một lần để máy tính tiền hoạt động ổn định và liên tục.
Ảnh: wikiHow
Bước 3: Lắp đặt cuộn giấy in hóa đơn
Để lắp cuộn giấy in hóa đơn, hãy xác định vị trí ngăn kéo in hóa đơn và mở nắp. Sau đó, luồn giấy qua trục cuộn và đưa cuộn lên phía trước máy tính tiền, nơi nhân viên thu ngân có thể xé hóa đơn cho khách hàng.
Bạn có thể kiểm tra bằng cách nhấn nút "Nạp giấy" (FEED). Máy tính tiền sẽ cuốn giấy vào và đưa ra ngoài.
Lưu ý: Để giấy nạp dễ dàng vào khay nạp, hãy đảm bảo đầu cuộn giấy của bạn được cắt phẳng.
Ảnh: wikiHow
Bước 4: Mở khóa ngăn kéo đựng tiền
Để mở khóa ngăn kéo lần đầu tiên, bạn cần sử dụng chìa khóa đi kèm với từng máy tính tiền. Ngăn kéo mở ra, bạn có thể để chìa khóa trong ngăn kéo trong suốt phiên bán hàng.
Lưu ý: Không làm mất chìa khóa này và luôn khóa ngăn kéo đựng tiền sau khi kết thúc việc bán hàng để đảm bảo an toàn.
Ảnh: wikiHow
Bước 5: Bật máy tính tiền
Bạn có thể dễ dàng tìm thấy công tắc Bật/Tắt (ON/OFF) ở mặt bên hoặc mặt sau của máy tính tiền. Tuy nhiên, một số máy tính tiền có khóa bật máy tính tiền ở mặt trước. Với loại máy tính tiền này, bạn cần xoay khóa về vị trí Đăng ký (REG) để đăng ký.
Ngoài ra, với các máy tính tiền mới hơn, bạn có thể thấy nút Chế độ (MODE) thay vì nút khởi động. Nếu vậy, vui lòng nhấn nút Chế độ và cuộn đến chế độ Đăng ký (REGISTER) hoặc chế độ hoạt động.
Ảnh: wikiHow
Bước 6: Cài đặt các chức năng trên máy tính tiền
Các mặt hàng trong cửa hàng bán lẻ của bạn có thể là hàng chịu thuế hoặc không chịu thuế. Ngoài ra, bạn có thể muốn cài đặt ngày và giờ. Do đó, trên máy tính tiền thường có các nút chức năng tương ứng để lập trình các mặt hàng đó. Tùy thuộc vào loại máy tính tiền, để truy cập chức năng lập trình, bạn có thể nhấn nút chế độ để chuyển sang Chương trình (PROGRAM), sử dụng phím "PRG" hoặc "P", hoặc vuốt thủ công dưới nắp cuộn giấy in hóa đơn.
Ví dụ, một số máy tính tiền có 4 nút thuế để đặt các mức thuế khác nhau, bao gồm VAT, GST, PST hoặc tùy thuộc vào vị trí của bạn. Vui lòng làm theo hướng dẫn sử dụng để cài đặt các chức năng này.
Ảnh: wikiHow
Bước 7: Kết nối với các thiết bị bán hàng khác
Các thiết bị đầu cuối POS bán hàng liên quan cho các cửa hàng bán lẻ bao gồm ngăn kéo đựng tiền, đầu đọc thẻ tín dụng, máy in hóa đơn và máy quét mã vạch. Nhìn chung, các thiết bị này kết nối với máy tính tiền có dây hoặc không dây qua Bluetooth.
Trước khi mở cửa hàng, bạn nên chạy một vài giao dịch thử nghiệm để đảm bảo tất cả phần cứng và phần mềm của bạn hoạt động chính xác và nhân viên của bạn đã thành thạo cách sử dụng máy tính tiền.
Ngoài các thành phần phần cứng cơ bản, việc tích hợp hệ thống máy POS bán hàng với các hệ thống kế toán, vận chuyển và ERP sẽ nâng cao hiệu quả.
Kết nối được sắp xếp hợp lý này không chỉ tạo thuận lợi cho các giao dịch mà còn cung cấp giải pháp thống nhất để quản lý tài chính, theo dõi các lô hàng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh tổng thể, cải thiện chức năng thiết lập máy tính tiền của bạn.
Bước 8: Đóng ngăn kéo đựng tiền
Luôn luôn đóng ngăn kéo đựng tiền ngay sau khi bạn sử dụng nó. Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ trộm cắp. Ngoài ra, luôn luôn lấy hết tiền và cân bằng ngăn kéo đựng tiền trước khi cất giữ chúng ở nơi an toàn vào cuối ngày làm việc.
Cách thực hiện giao dịch trên máy tính tiền
Bước 1: Đăng nhập vào máy tính tiền
Để sử dụng ngăn kéo đựng tiền, bạn cần nhập mã an ninh hoặc mật khẩu. Một số máy tính tiền sẽ sử dụng ID nhân viên hoặc email để phân bổ từng đơn hàng bán hàng cho một thu ngân cụ thể. Điều này hữu ích cho bạn để theo dõi doanh số bán hàng của từng nhân viên hoặc xử lý các lỗi.
Bước 2: Nhập thông tin và số lượng mặt hàng
Bạn có thể sử dụng các phím số để nhập chính xác số lượng mặt hàng khi thanh toán cho khách hàng.
Sau đó, nhấn nút sau giá bán của mặt hàng đó để gán nó vào một danh mục bán hàng như thực phẩm hoặc quần áo. Ngoài ra, bạn có thể chọn mức thuế tương ứng cho danh mục mặt hàng. Tham khảo hướng dẫn sử dụng máy tính tiền để biết cách thiết lập thuế.
Nếu khách hàng mua nhiều bản sao của cùng một mặt hàng, hãy nhấn số lượng mặt hàng, sau đó nhấn nút SL/LẦN (QTY/X-TIME) rồi nhấn giá của một mặt hàng và kết thúc bằng phím bộ phận. Ví dụ, nếu khách hàng mua 2 quyển sách với giá $7.59, bạn nhấn 2 rồi nhấn SL/LẦN (QTY/X-TIME). Sau đó nhấn 759, sau đó là phím bộ phận.
Máy tính tiền hiện đại có thể tích hợp với máy quét mã vạch để quét mã vạch và nhập thông tin sản phẩm tự động, giúp bạn không cần nhập thủ công.
Ảnh: wikiHow
Bước 3: Thêm chiết khấu, mã giảm giá hoặc thẻ quà tặng
Bạn có thể cần nhập tỷ lệ phần trăm chiết khấu để áp dụng mã giảm giá. Để thực hiện việc đó, hãy nhấn nút bộ phận. Tiếp theo, nhập tỷ lệ phần trăm chiết khấu, ví dụ như 10 cho giảm giá 10%, sau đó nhấn phím "%" trong hàng nút bên trái bàn phím số.
Ảnh: wikiHow
Bước 4: Chọn phương thức thanh toán
Các cửa hàng bán lẻ sẽ chấp nhận nhiều phương thức thanh toán phổ biến cho khách hàng, chẳng hạn như tiền mặt, séc, thẻ tín dụng, thẻ quà tặng và các phương thức thanh toán ví điện tử không tiếp xúc khác. Để ghi lại phương thức thanh toán của khách hàng, hãy thực hiện theo các bước sau:
Thanh toán bằng tiền mặt:
Nhập số tiền mặt mà khách hàng đưa cho bạn và nhấn nút Tiền mặt (CASH) hoặc AMT TND. Đây là nút rộng nhất ở phía dưới bên phải bàn phím máy tính tiền.
Một số máy tính tiền sẽ hiển thị số tiền lẻ cần trả lại cho khách hàng. Tuy nhiên, bạn sẽ phải tính nhẩm trong đầu với một số kiểu máy tính tiền cũ hơn.
Ở đây, bạn có thể tự hỏi làm thế nào để mở máy tính tiền mà không cần chìa khóa. Với một số hệ thống máy EPOS bán hàng, sau khi bạn nhấp vào in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền của bạn sẽ tự động mở ra và bạn có thể đặt tiền mặt vào ngăn kéo.
Ảnh: wikiHow
Thanh toán bằng thẻ tín dụng:
Trước tiên, bạn nhận thẻ tín dụng từ người khác. Tiếp theo, nhấn nút Thẻ tín dụng (CREDIT) hoặc CR.
Sau đó, vui lòng nhập số tiền cần thiết vào máy quẹt thẻ tín dụng và chạy thẻ.
Thanh toán bằng séc:
Trước tiên, bạn nhập vào số tiền chính xác của séc.
Tiếp theo, nhấn nút Séc (CK) hoặc CHECK. Sau khi nhận séc của khách hàng, bạn hãy đặt séc vào ngăn kéo.
Lưu ý: Nếu bạn muốn mở ngăn kéo đựng tiền khi không bán hàng, bạn có thể nhấn nút Không bán (NO SELL) hoặc NS. Bạn có thể phân cấp chức năng này chỉ dành cho quản lý.
Bước 5: In hóa đơn
Nhấn nút Nạp giấy (FEED) hoặc phím mũi tên để đưa hóa đơn lên. Sau đó, bạn có thể đọc tổng số tiền trên hóa đơn.
Cách hủy hoặc hoàn tiền trên máy tính tiền
Trong một số trường hợp, nhân viên của bạn có thể nhập sai số tiền hoặc khách hàng muốn hoàn lại hàng. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng máy tính tiền trong 2 tình huống này:
Tình huống 1: Hủy giao dịch
Nếu bạn nhập sai giá cho một mặt hàng hoặc khách hàng quyết định không mua một mặt hàng nào đó sau khi bạn đã nhập vào hệ thống, bạn cần hủy giao dịch hoặc mặt hàng đó để xóa nó khỏi tổng phụ. Dưới đây là các bước hủy giao dịch trên máy tính tiền:
- Bước 1: Nhập chính xác số tiền bạn đã nhập sai.
- Bước 2: Nhấn phím bộ phận và nhấn nút Hủy (VOID) hoặc VD để xóa số tiền đó khỏi tổng số tiền.
Lưu ý: Nếu bạn cần hủy giảm giá tổng trên nhiều mặt hàng, hãy duyệt qua từng mặt hàng và hủy từng mặt hàng riêng lẻ.
Ảnh: wikiHow
Tình huống 2: Hoàn tiền cho giao dịch
Để hoàn tiền cho khách hàng, bạn cần thực hiện theo 3 bước sau:
- Bước 1: Nhấn phím Hoàn (REF) để truy cập chức năng hoàn tiền.
- Bước 2: Nhập số lượng chính xác và thông tin giá của mặt hàng và nhấn phím bộ phận tương ứng. Thao tác này sẽ ghi lại số tiền đó từ tổng tiền mặt trong ngày của cửa hàng.
- Bước 3: Nhấn nút Tổng phụ (SUBTOTAL) rồi nhấn nút Tiền mặt (CASH) hoặc AMT TND. Ngăn kéo đựng tiền sẽ mở ra và bạn có thể hoàn tiền cho khách hàng.
Lưu ý: Bạn có thể chỉ định quyền hoàn tiền cho các nhân viên hoặc quản lý cụ thể. Từ đó, máy tính tiền sẽ yêu cầu người dùng nhập mật khẩu trước khi xử lý trả hàng và hoàn tiền.
Ảnh: wikiHow
Những câu hỏi thường gặp về máy tính tiền
Bạn nên bắt đầu với bao nhiêu tiền trong máy tính tiền?
Số tiền bạn nên bắt đầu trong máy tính tiền là khoảng từ 100 USD đến 150 USD. Ngoài ra, một quy tắc hữu ích là giữ ít nhất 20 USD với các tờ 1 đô la và 20 USD với các tờ 5 đô la. Số tiền đó cho phép bạn trả lại tiền thừa cho khách hàng trong một ca bán hàng. Số tiền chính xác có thể thay đổi tùy theo từng doanh nghiệp nhưng hãy đảm bảo nhân viên của bạn có sẵn tiền mặt trong ngăn kéo đựng tiền trước mỗi ca làm việc.
Làm thế nào để tránh thiếu tiền mặt trong máy tính tiền?
Để tránh thiếu hụt tiền mặt trong máy tính tiền, bạn có thể thực hiện theo 7 mẹo sau:
- Kiểm tra máy tính tiền trước khi bắt đầu mỗi ca.
- Đảm bảo nhân viên của bạn biết cách sắp xếp tiền trong máy tính tiền.
- Giữ tiền thẳng và sắp xếp chúng gọn gàng trong ca làm việc.
- Báo to cho khách hàng số tiền trả lại để cả bạn và họ đều hiểu.
- Luôn luôn đưa hóa đơn cho khách hàng.
- Kiểm tra tiền mệnh 50 USD và 100 USD bằng máy kiểm tra tiền giả (nếu có).
- Hoàn thành một giao dịch trước khi bắt đầu giao dịch mới.
Cách đếm tiền mặt trong máy tính tiền
Đếm tiền mặt trong máy tính tiền sau mỗi ca làm việc giúp bạn đối chiếu doanh thu và chi tiêu, giảm thiểu khả năng trộm cắp và kiểm tra mọi lỗi có thể có trong tổng số tiền hóa đơn trong ngày. Dưới đây là quy trình chuẩn để đếm tiền mặt trong máy tính tiền:
Bước 1: Tính tổng số tiền mặt có sẵn vào cuối ngày
Cộng tổng số tiền mặt ban đầu trong máy tính tiền và số tiền bạn nhận được trong ngày. Số tiền trong ngăn kéo đựng tiền cần bằng với tổng của hai số này. Ghi lại tổng tiền mặt và tiền lẻ khi bạn đếm.
Bước 2: Tính số tiền trên các tờ tiền
Đặt tất cả các tờ tiền lên mặt bàn, tất cả hướng về một hướng và đếm chúng. Bắt đầu với những tờ tiền mệnh giá cao nhất. Ghi lại số tiền trong quá trình đếm.
Bước 3: Tính tiền theo mệnh giá
Sắp xếp tiền mặt thành các chồng theo mệnh giá. Sau đó, ghi lại tổng số tiền của mỗi mệnh giá này trên một dòng riêng trên giấy của bạn.
Bước 4: Đếm tiền lẻ
Ví dụ, nếu mệnh giá cao nhất là 2 tờ 100 USD, bạn sẽ ghi ra 2 x 100 USD, tức tổng cộng là 200 USD. Lặp lại quy trình đó cho mỗi mệnh giá nhỏ hơn, sau đó là tiền lẻ.
Để theo dõi tốt hơn, hãy giữ tiền lẻ trong một ngăn riêng biệt. Sau đó, ghi lại tổng số tiền khi bạn tiếp tục.
Bước 5: Đối chiếu và so sánh
Cộng tổng số tiền trong ngăn kéo đựng tiền và so sánh với con số ở bước 1. Số tiền phải khớp nhau. Nếu không, hãy đếm lại. Nếu vẫn không khớp, hãy kiểm tra dưới ngăn kéo đựng tiền để đảm bảo không có tiền rơi vào đó.
Nếu thiếu hoặc thừa tiền, hãy ghi lại điều này và kiểm tra xem sự khác biệt đến từ đâu.
Kết luận
Tóm lại, có thể có nhiều nút bấm và quy trình cần tuân theo nhưng chỉ cần thực hành từng bước trong hướng dẫn này, bạn sẽ không còn phải băn khoăn về cách sử dụng máy tính tiền nữa.
Ngoài ra, một mẹo quan trọng là bạn có thể loại bỏ hầu hết các bước thủ công bằng cách tích hợp ngăn kéo đựng tiền của bạn với máy quét mã vạch và hệ thống máy POS bán hàng hiện đại. Chúng sẽ đồng bộ hóa thông tin hàng hóa để tránh lỗi nhập liệu và tính toán, cho dữ liệu chính xác.
Do đó, hồ sơ tài chính của bạn luôn minh bạch và hạn chế thất thoát do trộm cắp nhỏ. Nếu đầu tư, bạn sẽ đạt được tốc độ giao dịch nhanh hơn, theo dõi nhân viên chính xác hơn, quản lý kho hàng đơn giản hóa và hiểu biết sâu sắc về hiệu suất tài chính của doanh nghiệp.
Bài viết này cung cấp cho bạn những hướng dẫn cơ bản để sử dụng máy tính tiền. Nếu bạn là doanh nghiệp đang tìm cách tối ưu hóa hoạt động cửa hàng, bạn có thể tham khảo thêm các giải pháp bán hàng hiện đại để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của mình. Chúc bạn thành công!
>>> Xem thêm:
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÁY TÍNH TIỀN MÀN HÌNH CẢM ỨNG CHO NGƯỜI MỚI
MÁY TÍNH TIỀN MÀN HÌNH CẢM ỨNG LÀ GÌ? HƯỚNG DẪN CÁCH SỬ DỤNG CHO NGƯỜI MỚI
PHÂN BIỆT SỰ KHÁC NHAU GIỮA MÁY TÍNH TIỀN (CASH REGISTER) VÀ HỆ THỐNG MÁY POS TÍNH TIỀN
MÁY TÍNH TIỀN ĐIỆN TỬ (ECR) LÀ GÌ VÀ TẠI SAO HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG LÀ LỰA CHỌN TỐT HƠN?
THIẾT BỊ ĐẦU CUỐI POS TÍNH TIỀN (POINT OF SALE TERMINAL) LÀ GÌ?
MÁY TÍNH TIỀN MÀN HÌNH CẢM ỨNG IMIN: CẢI THIỆN TRẢI NGHIỆM KHÁCH HÀNG, TỐI ƯU HÓA QUẢN LÝ
