Đối với nhiều nhà bán lẻ và doanh nghiệp nhỏ, hệ thống bán hàng POS đôi khi bị xem nhẹ. Bởi các doanh nghiệp cần tập trung vào nhiều khía cạnh quan trọng khác để thành công. Tuy nhiên, POS bán lẻ có lẽ là công cụ vận hành then chốt của bạn.
Điều thường bị bỏ qua là phần mềm bán hàng POS hiện đại còn làm được nhiều việc hơn cả việc tính tiền đơn giản. Một hệ thống bán hàng POS tuyệt vời cung cấp tính năng quản lý kho hàng, báo cáo và phân tích doanh số, quản lý nhân viên, chương trình khách hàng thân thiết, khuyến mãi,...
Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu quy trình lựa chọn hệ thống bán hàng POS phù hợp và cách thiết lập POS bán hàng. Hãy nhớ rằng giải pháp này chỉ hiệu quả khi được thực hiện đúng cách.
1. Lựa chọn hệ thống bán hàng POS phù hợp
Chọn được hệ thống bán hàng POS ưng ý không phải điều dễ dàng, bởi mỗi giải pháp đều phục vụ cho những loại hình kinh doanh khác nhau như cửa hàng rượu, cửa hàng tiện lợi, cửa hàng thú cưng, doanh nghiệp bán vé sự kiện, nhà máy rượu vang,... Tuy nhiên, hệ thống này không phù hợp với nhà hàng cao cấp hoặc cửa hàng quần áo. Vì vậy, nghiên cứu ban đầu để tìm hiểu nhà cung cấp có đáp ứng các tính năng và công cụ phù hợp là rất quan trọng.
Bên cạnh việc lựa chọn nhà cung cấp, còn có một vài yếu tố khác cần cân nhắc trong quá trình mua hàng:
Phần cứng:
Hầu hết các nhà bán lẻ cần lựa chọn giữa máy tính để bàn POS, máy tính bảng POS hoặc kết hợp cả hai. Đối với những doanh nghiệp lớn hơn, có thể cân nhắc thêm các thiết bị đắt tiền hơn như kiosk tự thanh toán.
Các thiết bị ngoại vi như máy in hóa đơn, máy in vé, máy quét mã vạch và máy quẹt thẻ tín dụng cũng cần được tính đến.
Giấy phép:
Một số phần mềm bán hàng POS được bán theo dạng bản quyền, trong khi một số khác là dịch vụ thuê bao dựa trên nền tảng đám mây. Hãy lựa chọn loại hình phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Bản quyền phần mềm là khoản đầu tư dài hạn, trong khi thuê bao theo tháng bao gồm cập nhật và hỗ trợ khách hàng trong suốt thời gian sử dụng.
Tích hợp:
POS là trung tâm hoạt động kinh doanh, do đó cần tích hợp với các phần mềm khác để đơn giản hóa quy trình. Các tích hợp này có thể bao gồm hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), kế toán, lên lịch và thương mại điện tử.
Tính năng:
Một số doanh nghiệp có thể cần các tính năng chuyên sâu hơn như quản lý nhà cung cấp, tổ chức sự kiện hoặc phân tích sản phẩm chi tiết. Hãy tìm hiểu kỹ các tính năng này khi lựa chọn nhà cung cấp.
Xử lý thanh toán:
Tất cả các giao dịch qua thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ đều phải được hoàn thành thông qua bộ xử lý thanh toán. Hãy tìm hiểu về bất kỳ thỏa thuận hoặc hợp đồng xử lý nào được đính kèm với giải pháp quản lý bán hàng POS.
Giá cả và cấu trúc:
Cuối cùng, hãy cân nhắc đến giá cả và cấu trúc của gói dịch vụ. Tránh xa các gói xử lý thanh toán đắt đỏ, hợp đồng dài hạn hoặc các khoản phí bổ sung. Ưu tiên các nhà cung cấp với giá cả minh bạch, thanh toán theo tháng và không ràng buộc hợp đồng dài hạn.
2. Lựa chọn hệ thống bán hàng POS phù hợp với không gian bán lẻ của bạn
Bên cạnh phần mềm, việc bố trí cửa hàng và mặt bằng cũng rất quan trọng. Đối với nhiều doanh nghiệp, không gian là một tài sản quý giá. Do đó, hãy lên kế hoạch phù hợp cho khu vực tính tiền.
- Không gian tính tiền rộng rãi: Bạn có thể lựa chọn giải pháp máy tính để bàn POS.
- Không gian hạn chế: Máy tính bảng nhỏ gọn tích hợp máy in hóa đơn là lựa chọn tối ưu.
- Thanh toán linh hoạt tại cửa hàng: Máy tính bảng di động sẽ hỗ trợ nhân viên tính tiền trực tiếp cho khách hàng.
Xác định số lượng quầy thanh toán cần thiết và chọn phần cứng phù hợp. Đừng quên lựa chọn thiết bị thanh toán phù hợp với nhu cầu của bạn, chẳng hạn như máy chấp nhận thẻ EMV, ví điện tử,...
Lưu ý, hãy đảm bảo khu vực tính tiền thông thoáng, tránh cảm giác chật chội cho nhân viên và khách hàng. Thiết kế đơn giản và hiệu quả để tận dụng tối đa không gian.
3. Thiết lập và sử dụng hệ thống bán hàng POS
Bước tiếp theo là kết nối, vận hành, cấu hình và sẵn sàng sử dụng hệ thống bán hàng POS. Quá trình này phụ thuộc vào nhà cung cấp bạn lựa chọn.
- Tự thiết lập: Một số nhà cung cấp cho phép người dùng tự thiết lập POS bán hàng. Tuy nhiên, giải pháp này chỉ phù hợp với các cửa hàng đơn giản, chỉ cần tính tiền bán hàng.
- Nhận hỗ trợ: Đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là những cửa hàng có nhiều sản phẩm, quản lý kho, phân tích doanh số, nhiều chi nhánh hoặc tích hợp với các phần mềm khác, nên lựa chọn nhà cung cấp POS bán hàng có dịch vụ hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy.
- Giải pháp cắm là chạy: Thay vì thuê chuyên gia IT cài đặt phức tạp và tốn kém, hãy tìm kiếm giải pháp "cắm là chạy" đơn giản và dễ sử dụng.
4. Khởi chạy hệ thống bán hàng POS
Thiết lập POS bán hàng nên nhanh chóng và dễ dàng. Đối với các giải pháp POS nền tảng đám mây, bạn chỉ cần đăng nhập vào hệ thống quản trị bằng thông tin cá nhân an toàn.
Quy trình đăng nhập sẽ giống nhau đối với cả người dùng máy tính bảng. Thêm vào đó, người dùng có thể truy cập tất cả dữ liệu và báo cáo từ xa thông qua bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Điều này cho phép chủ sở hữu và quản lý giám sát doanh số bán hàng mọi lúc, mọi nơi.
5. Tạo cơ sở dự liệu sản phẩm
Đối với người dùng mới, phần mềm thường được cài đặt sẵn với đầy đủ thông tin sản phẩm, bao gồm:
- Tên sản phẩm.
- Mã SKU.
- Giá nhập từ nhà cung cấp.
- Giá bán lẻ.
- Kích thước/Màu sắc/Loại sản phẩm.
- Mô tả.
- Mức tồn kho tối thiểu.
- Số lượng hàng tồn kho hiện tại.
Ngoài ra, bạn có thể thiết lập thêm các thông tin tùy chỉnh khác liên quan đến từng sản phẩm để hỗ trợ việc quản lý kho, đặt hàng và bán hàng.
Các sản phẩm mới có thể được thêm thủ công thông qua hệ thống quản trị, nhưng thông thường, thông tin này được tải lên thông qua tệp CSV. Bạn chỉ cần gửi tệp này cho nhà cung cấp POS để họ tải lên cho bạn.
6. Thêm nhân viên mới vào hệ thống bán hàng POS
Hệ thống bán hàng POS cần cho phép nhiều người dùng truy cập với các cấp độ quyền hạn khác nhau. Điều này đặc biệt quan trọng vì phần mềm lưu trữ nhiều thông tin về hoạt động kinh doanh của bạn. Chức năng phân quyền theo nhân viên sẽ giúp bạn kiểm soát quyền truy cập. Khi thiết lập POS, hãy phân quyền cho từng thành viên. Bạn có thể tùy chỉnh quyền cho từng người hoặc theo nhóm, chẳng hạn như nhân viên thu ngân và quản trị viên.
Phân quyền giúp bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi các rủi ro như trộm cắp, sai sót tốn kém, sử dụng tài khoản không đúng mục đích và sơ suất.
7. Thiết lập phương thức thanh toán cho POS bán hàng
Xác định các phương thức thanh toán cần thiết cho cửa hàng của bạn. Thông thường, các lựa chọn phổ biến bao gồm thẻ chip EMV, ví điện tử và tích hợp cổng thanh toán thương mại điện tử.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần thiết lập bộ xử lý thanh toán. Một số nhà cung cấp POS bán hàng tích hợp cả chức năng xử lý thanh toán, trong khi một số khác tích hợp với các bộ xử lý của bên thứ ba. Nhà cung cấp POSbán hàng kiêm bộ xử lý thanh toán thường yêu cầu người dùng đăng ký dịch vụ thương mại của họ. Mặt khác, tích hợp với bộ xử lý của bên thứ ba mang lại cho doanh nghiệp nhiều lựa chọn hơn.
Hãy so sánh các bộ xử lý thanh toán trong quá trình tìm kiếm nhà cung cấp POS bán hàng để có được lựa chọn phù hợp nhất. Sau khi chọn được bộ xử lý, nhà cung cấp POS bán hàng và bộ xử lý thanh toán sẽ phối hợp cấu hình tất cả thiết bị để giao tiếp và xử lý chính xác các giao dịch thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ.
Kết luận
Hệ thống bán hàng POS đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Lựa chọn giải pháp quản lý bán hàng POS phù hợp và thiết lập đúng cách sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao năng suất và gia tăng lợi nhuận.
Hãy cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như nhu cầu kinh doanh, ngân sách, không gian cửa hàng, tính năng phần mềm và dịch vụ hỗ trợ trước khi đưa ra quyết định. Đừng quên tham khảo ý kiến của các chuyên gia và so sánh các nhà cung cấp khác nhau để tìm được giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Với những chia sẻ trên, hy vọng bạn đã có thêm kiến thức về hệ thống bán hàng POS và cách thức thiết lập hiệu quả. Chúc bạn thành công trong việc áp dụng POS bán hàng để nâng tầm hoạt động kinh doanh của mình!
Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về các thiết bị máy POS bán hàng, hãy liên hệ ngay Tân Hưng Hà qua hotline 091 696 2335 để được tư vấn chi tiết và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình!
TÂN HƯNG HÀ
VPGD Hà Nội : 302 Phú Viên, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội.
VPGD Hồ Chí Minh : Tầng 3, Tòa nhà LTA, 15 Đống Đa, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.
Hotline: 091 696 2335 (Zalo)
Email: info@tanhungha.com.vn
Website: https://tanhungha.com.vn
>>> Xem thêm:
QUẢN LÝ TIỆM VÀNG THÔNG MINH NHỜ TÍCH HỢP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ (HĐĐT) VỚI MÁY TÍNH TIỀN POS IMIN M2 PRO
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ HƠN VỚI HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG
5 BƯỚC ĐỂ TRỞ THÀNH ĐẠI LÝ THƯƠNG MẠI HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG THÀNH CÔNG TRONG NĂM 2024
TẤT TẦN TẬT VỀ HỆ THỐNG MÁY POS BÁN HÀNG TẤT CẢ TRONG MỘT (ALL-IN-ONE POS)
LỰA CHỌN THIẾT BỊ PHẦN CỨNG CHO HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG POS
HƯỚNG DẪN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG MÁY POS CẦM TAY (MOBILE POS) CHO DOANH NGHIỆP
